Comment automatiser l'import et l'association des factures et reçus et les garder organisés dans Qonto

Associez automatiquement toutes vos factures et reçus aux bonnes transactions dans Qonto et gagnez un temps précieux sur votre comptabilité.

👉 Les factures de vente peuvent uniquement être manuellement ajoutées à vos transactions depuis la section Compte pro > Transactions.

Comment fonctionne le traitement automatique des reçus ?

Qonto analyse les factures et reçus importées depuis votre section Factures fournisseur, transférés depuis votre boîte email ou importés depuis votre espace de stockage en ligne Google Drive ou Dropbox.

Vous pouvez également connecter votre compte Gmail à Qonto, et nous récupérerons automatiquement les factures/reçus de votre boîte de réception et les importerons directement dans votre compte.

Lors de leur import, les factures sont automatiquement scannées par Qonto. La reconnaissance optique de caractères (OCR) permet d’extraire toutes les informations importantes contenues dans votre document, et notre algorithme analyse ces différentes informations pour associer la facture à l’un de vos paiements sortants.

💡 Nous extrayons même automatiquement la TVA pour vous !

Comment importer un reçu ou une facture fournisseur dans Qonto ?

Importez tous vos justificatifs, quelle que soit leur provenance :

1. Utilisez votre espace Factures fournisseur pour télécharger en une seule fois plusieurs factures, payées comme non payées.
   👉 La section Factures fournisseurs est entièrement accessible depuis un ordinateur. Vous pouvez également visualiser les factures depuis l’application mobile, et pourrez bientôt importer et payer des factures directement depuis votre mobile.
   
    

2. Transférez vos factures reçues par email à votre adresse email de transfert. Vous pouvez également automatiser le transfert de vos justificatifs numériques de Gmail vers Qonto.
   
    

3. Connectez directement votre espace de stockage en ligne à votre compte Qonto, pour importer automatiquement vos factures et reçus depuis votre dossier Google Drive ou Dropbox. Disponibles sur web, à partir du forfait Smart.

4. Connectez votre compte Gmail à Qonto, et nous récupérerons automatiquement les factures/reçus de votre boîte de réception et les importerons directement dans votre compte.

Les factures et reçus ajoutés manuellement aux transactions depuis la section Compte pro n’apparaîtront pas dans votre espace Factures fournisseur.

Comment puis-je gérer mes documents non associés ?

1. Onglet À réviser : Vous trouverez ici tous vos documents non associés. Cliquez sur n'importe quel document pour :
   • Associer directement à une transaction – Associez des reçus ou des factures à des paiements ou virements existants
   • Envoyer vers Factures fournisseurs – Déplacez les factures fournisseurs impayées vers votre section Factures fournisseurs, où vous pourrez facilement les payer Cela permet de garder vos documents organisés et vous donne une vue claire de ce qui doit encore être associé.
2. Onglet Résolus : Consultez tous les documents qui ont été associés ou traités.
    

Que faire si mon reçu n’a pas été automatiquement associé à la bonne transaction ?

Si aucune correspondance n’est trouvée par Qonto au moment de l’import, il vous est possible d’associer manuellement la facture concernée à la bonne transaction :

1. Cliquez sur l’icône Factures dans le menu principal, puis accédez à votre espace Factures fournisseurs.

2. Dans l’onglet Importées, visualisez toutes les factures n’ayant pas été automatiquement rattachées à une transaction, classées par date d'échéance.

3. Cliquez la facture que vous souhaitez associer à une transaction existante, et cliquez ensuite sur le bouton Indiquer comme payée.

4. Sélectionnez la transaction à laquelle vous souhaitez associer votre justificatif ou cliquez sur Continuer sans transaction si vous ne souhaitez pas associer le document à une transaction Qonto.

💡 Bon à savoir : Les factures non payées apparaissent également dans l’onglet Importées de votre espace Factures fournisseur, pour simplifier la gestion de vos paiements à venir. (En savoir plus)

Si votre facture ou reçu n’est pas accessible depuis l’onglet Importées ou En cours de votre espace Factures fournisseur : vérifiez tout d’abord que votre document n’excède pas 15 MB et que toutes les informations de votre facture sont présentes et lisibles (e.g. numéro de TVA, montant, etc.). Vous pouvez ensuite essayer de réimporter la facture ou la télécharger directement depuis la section Compte pro > Transactions en cliquant sur la transaction correspondante.