Comment fonctionne l’espace Factures fournisseurs ?

Automatisez le traitement de vos justificatifs et simplifiez le paiement de vos fournisseurs !

Dans l'espace Factures fournisseurs, vous pouvez gérer facilement vos factures fournisseurs à partir d'un seul onglet, la boîte de réception :

1. Attachez vos reçus et vos factures payées aux bonnes transactions Qonto (En savoir plus)

2. Classez vos factures en attente par ordre de priorité en un coup d'œil, consultez les informations relatives à la facture, et régler vos fournisseurs en quelques clics

3. Classer facilement les factures en retard par ordre de priorité, consulter les détails et effectuer les paiements.

Une fois qu'une facture est associée ou que son paiement est créé, Qonto la supprime de votre boîte de réception, ne laissant que les factures qui requièrent votre attention !

Cette fonctionnalité est accessible pour tous les forfaits, à partir de l'application mobile et web, pour les rôles suivants :

• Les rôles Titulaires et Admins

• Les rôles Managers dont le champ d’application est défini sur Toute l’entreprise (et non sur une Équipe) et qui ont la permission d’accès à la section Factures fournisseurs. Ils peuvent régler directement les fournisseurs (selon leur limite de virement fixée) s’ils ont la permission de virement activée.

• Les rôles Comptables peuvent accéder à cette fonctionnalité en mode consultation seulement.

À noter : La section Factures fournisseurs ne vous permet pas de traiter vos factures clients.

Vous pouvez également configurer des circuits d'approbation à plusieurs niveaux pour garder le contrôle sur les montants importants de remboursement ou de paiement. Ces circuits de validation sont disponibles via les modules Gestion des factures fournisseurs et Gestion des factures clients.

En savoir plus sur les circuits de validation : ici.

Comment cela fonctionne ?

​Pour accéder à la section Factures fournisseurs :

1. Cliquez sur la section Factures :

   1. Depuis un ordinateur, allez sur l’icône Factures dans le menu de navigation

   2. Depuis un mobile, cliquez sur Plus en bas à droite

2. Sélectionnez la section Factures fournisseurs

En haut de votre écran, vous pouvez obtenir un aperçu de la valeur totale de vos factures :

• Les factures dans votre boîte de réception

• Les factures pour lesquelles un paiement est prévu

• Les factures payées au cours des 30 derniers jours.

Collecter mes factures

Collectez toutes vos factures, payées ou non payées :

• Depuis votre ordinateur, grâce au bouton Ajouter une facture de l’espace Factures fournisseurs ou glisser-déposer directement vos documents au centre de la section.

• Depuis votre boîte email, grâce à votre adresse email de transfert,

• Depuis Google Drive ou Dropbox.
  

• En synchronisant votre facture dans les pièces jointes des transactions

Les factures et reçus ajoutés manuellement aux transactions depuis votre Compte pro > Transactions n’apparaîtront pas dans votre espace Factures fournisseurs

Note : La rubrique Factures fournisseurs ne vous permet pas de traiter les factures de vos clients.

Payer et associer mes factures

1. Pour les factures déjà payées

• Vos reçus et factures déjà payées sont automatiquement rattachées à la bonne transaction, et basculées depuis l'onglet Toutes les factures à l’onglet Terminées.

• Si nous n'avons pas pu faire correspondre la facture à la transaction concernée, allez dans l'onglet Factures fournisseurs et cliquez sur "..." à côté de la facture que vous souhaitez éditer. Cliquez ensuite sur Indiquer comme payée pour joindre manuellement la facture à la transaction concernée.

• Vous pouvez également décider de ne pas associer la facture à une transaction, si vous ne souhaitez pas associer la facture à une transaction.

• 💡Depuis la section Transactions, vous pouvez également rechercher des factures en utilisant l'option Rechercher sur Qonto.

2. Pour les factures en attente

• Pour les factures importées dans l'espace Factures fournisseurs, cliquez sur une facture pour :

  • Modifier les détails du paiement

  • Payer soit avec un virement classique SEPA, un virement international, un virement SEPA programmé, un virement instantané. Les clients éligibles peuvent également utiliser l'option du Paiement fractionné pour financer le paiement de leurs factures.
    

  • Une fois le transfert créé, Qonto déplace la facture vers Terminées dans le cas d'un transfert instantané ou dans l'onglet Paiement programmés pour les autres types de transferts. Dans ce dernier cas, la facture sera déplacée vers Terminées une fois le transfert exécuté.

👉 Votre espace Factures fournisseurs ne vous permet pas d'effectuer des virements groupés, de payer par carte ou de paramétrer vos prélèvements SEPA.

Consultez cet article pour savoir comment un Manager peut utiliser la section Factures fournisseurs.

Associer un avoir à une facture

Qonto associe automatiquement l'avoir à la bonne transaction et déplace le document de l'onglet Toutes les factures vers l'onglet Complétées dans la section Factures fournisseurs si nous sommes en mesure de détecter nous-mêmes la bonne transaction.

Si l'avoir n'a pas été automatiquement associé à la transaction correspondante, allez dans la section Factures fournisseurs, cliquez sur "..." à côté de la ligne que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez Associer une transaction pour attacher manuellement l'avoir à la transaction concernée.

Vous pouvez également choisir de ne pas associer l'avoir à une transaction si vous ne souhaitez pas lier le document à une transaction.

Annuler ou reprogrammer le paiement d’une facture

Pour annuler un virement programmé via votre espace Factures fournisseurs :

1. Vérifiez le statut du virement afin de vous assurer qu’il n’est pas encore exécuté. Pour en savoir plus sur la date d’exécution d’un virement, cliquez ici.

2. Rendez-vous dans votre section Virements ou Transactions et cliquez sur le virement en question pour Annuler le virement (en bas à gauche)

Les factures des virements annulés, déclinés ou retournés ayant été initiés depuis votre espace Factures fournisseurs seront à nouveau disponibles dans l’onglet Importées.

Supprimer une facture

Supprimer une facture à partir des trois points "..." sur la facture ou cliquez et cliquer sur l’icône de corbeille 🗑 en haut à droite.

Supprimer un avoir

Pour supprimer un avoir, cliquez sur les trois points "..." sur l'avoir ou sélectionnez la facture et cliquez sur l'icône de la corbeille 🗑️ en haut à droite.

Trouver une facture 

Vous pouvez filtrer les factures par fournisseur, statut de paiement et statut d'alerte en utilisant les menus déroulants en haut de la page.
Vous pouvez également utiliser la barre de recherche pour effectuer une recherche par nom de fournisseur ou numéro de facture.
Cliquez sur n'importe quel en-tête de colonne (Fournisseur, Statut, Date d'échéance) pour trier les factures selon ce critère.

Trouver un avoir

Dans la section Factures fournisseurs, cliquez sur l'onglet Toutes les factures, puis cliquez sur l'en-tête de colonne Montant en haut à droite pour faire apparaître les avoirs en premier.

Éviter les doublons

Afin d’éviter de régler deux fois la même facture, lors de l’importation de votre facture, une notification s’affichera si notre système suspecte un doublon.

Dans ce cas, vous pourrez cliquer sur Vérifier vos factures sur la notification. Un écran affichera ensuite la facture que vous venez d’importer ainsi que les possibles doublons.

Vous pourrez alors décider si vous souhaitez la préserver ou bien la supprimer.

Gérer votre liste de fournisseurs

1. Dans la section Factures, sous Fournisseurs, cliquez sur Liste des fournisseurs.
2. Trouvez votre fournisseur et cliquez dessus, une colonne s'ouvrira à droite.
3. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur le crayon pour modifier ou sur la corbeille pour supprimer.