Automatisez le traitement de vos justificatifs et simplifiez le paiement de vos fournisseurs

Dans l'espace Factures fournisseurs, vous pouvez gérer facilement vos factures fournisseurs à partir d'un seul onglet, la boîte de réception :

1. Attachez vos reçus et vos factures payées aux bonnes transactions Qonto (En savoir plus)

2. Classez vos factures en suspens par ordre de priorité en un coup d'œil, consultez les informations relatives à la facture, et régler vos fournisseurs en quelques clics

3. Classer facilement les factures en retard par ordre de priorité, consulter les détails et effectuer les paiements.

Une fois qu'une facture est appariée ou que son paiement est créé, Qonto la supprime de votre boîte de réception, ne laissant que les factures qui requièrent votre attention !

Cette fonctionnalité est accessible à partir de l'application mobile et web pour :

• Les titulaires de compte et les administrateurs des plans Smart et supérieurs.

• Les Managers dont le champ d’application est défini sur Toute l’entreprise (et non sur une Équipe) et qui ont la permission d’accès à la section Factures fournisseurs. Ils peuvent régler directement les fournisseurs (selon leur limite de virement fixée) s’ils ont la permission de virement activée.

• Les comptables peuvent accéder à cette fonctionnalité en mode consultation seulement.

Note : La section Factures fournisseurs ne vous permet pas de traiter vos factures clients.

Comment cela fonctionne ?

​Pour accéder à la section Factures fournisseurs :

1. Cliquez sur la section Factures :

   1. Depuis un ordinateur, allez sur l’icône Factures dans le menu de navigation

   2. Depuis un mobile, cliquez sur Plus en bas à droite

2. Sélectionnez la section Factures fournisseurs

En haut de votre écran, vous pouvez obtenir un aperçu de la valeur totale de vos factures :

• Les factures dans votre boîte de réception

• Les factures pour lesquelles un paiement est prévu

• Les factures payées au cours des 30 derniers jours.

Collecter mes factures

Collectez toutes vos factures, payées ou non payées :

• Depuis votre ordinateur, grâce au bouton Ajouter une facture de l’espace Factures fournisseurs ou glisser-déposer directement vos documents au centre de la section.

• Depuis votre boîte email, grâce à votre adresse email de transfert,

• Depuis Google Drive ou Dropbox.

Les factures et reçus ajoutés manuellement aux transactions depuis votre Compte pro > Transactions n’apparaîtront pas dans votre espace Factures fournisseurs.

Note : La rubrique Factures fournisseurs ne vous permet pas de traiter les factures de vos clients.

Payer et associer mes factures

1. Pour les factures déjà payées

• Vos reçus et factures déjà payées sont automatiquement rattachées à la bonne transaction, et disponibles dans l’onglet Terminées

• Si nous n'avons pas pu faire correspondre la facture à la transaction concernée, allez dans l'onglet Importées et cliquez sur "..." puis sur Indiquer comme payée pour joindre manuellement la facture à la transaction concernée.

• Vous pouvez également décider de ne pas associer la facture à une transaction, si vous ne souhaitez pas associer la facture à une transaction.

   

  

2. Pour les factures en suspens

• Pour les factures présentes dans l'onglet Importées, cliquez sur "... " pour

  • Modifier les détails du paiement

  • Payer soit avec un virement classique SEPA, un virement SEPA programmé, un virement instantané.

  • Une fois le transfert créé, Qonto déplace la facture vers Terminées dans le cas d'un transfert instantané ou dans l'onglet En cours pour les autres types de transferts. Dans ce dernier cas, la facture sera déplacée vers Terminées une fois le transfert exécuté.

👉 Votre espace Factures fournisseurs ne vous permet pas d'effectuer des virements groupés, de payer par carte ou de paramétrer vos prélèvements SEPA.

Consultez cet article pour savoir comment un Manager peut utiliser la section Factures fournisseurs.

Annuler ou reprogrammer le paiement d’une facture

Pour annuler un virement programmé via votre espace Factures fournisseurs :

1. Vérifiez le statut du virement afin de vous assurer qu’il n’est pas encore exécuté. Pour en savoir plus sur la date d’exécution d’un virement, cliquez ici.

2. Rendez-vous dans votre section Virements ou Transactions et cliquez sur le virement en question pour Annuler le virement (en bas à gauche)

Les factures des virements annulés, déclinés ou retournés ayant été initiés depuis votre espace Factures fournisseurs seront à nouveau disponibles dans l’onglet Importées.

Supprimer une facture

Supprimer une facture à partir des trois points "..." sur la facture ou cliquez et cliquer sur l’icône de corbeille 🗑 en haut à droite.

Éviter les doublons

Afin d’éviter de régler deux fois la même facture, lors de l’importation de votre facture, une notification s’affichera si notre système suspecte un doublon.

Dans ce cas, vous pourrez cliquer sur Vérifier vos factures sur la notification. Un écran affichera ensuite la facture que vous venez d’importer ainsi que les possibles doublons.

Vous pourrez alors décider si vous souhaitez la préserver ou bien la supprimer.

Gérer votre liste de fournisseurs

1. Dans la section Factures, sous Fournisseurs, cliquez sur Liste des fournisseurs.
2. Trouvez votre fournisseur et cliquez dessus, une colonne s'ouvrira à droite.
3. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur le crayon pour modifier ou sur la corbeille pour supprimer.