Pour une gestion des justificatifs électroniques plus optimisée, vos factures et reçus digitaux peuvent nous être transférés directement par e-mail, à une adresse Qonto dédiée. Nous les associons automatiquement aux transactions correspondantes dans votre application, vous n'avez donc pas besoin de les ajouter manuellement sur Qonto.
☝️ Cette fonctionnalité est disponible pour tous les forfaits et concerne uniquement les paiements sortants.
Et pour les reçus papier ? S'ils sont déposés sur votre application Qonto après décembre 2020, ils peuvent être stockés et certifiés avec la même valeur légale que vos reçus digitalisés. Jetez un coup d'oeil à cet article pour en savoir plus.
Comment ça marche ?
Lorsque vous recevez une facture ou un reçu fournisseur par e-mail, vous pouvez les transférer directement à l'adresse e-mail Qonto unique à votre entreprise.
Vous pouvez retrouver cette adresse email dans votre application web Qonto, sous Paramètres > Transfert de reçus.
☝️ Important : Assurez-vous d'envoyer ces documents depuis l'adresse e-mail que vous utilisez dans Qonto : une adresse externe ne serait pas reconnue.
Notre algorithme détecte ainsi les informations automatiquement et associe le justificatif à la transaction correspondante. Il apparait donc sur votre application Qonto comme par magie ! Et le petit plus, la TVA est détectée et appliquée automatiquement à la transaction sur Qonto 😉
Si vous recevez un justificatif contenu dans le corps d'un e-mail et non en pièce jointe (comme le fait notamment Uber), nous le convertissons en PDF et l'associons à la transaction.
Puis-je utiliser une adresse email externe ou générique pour gérer les factures et les reçus ?
Oui, c'est possible. De plus, cela permettra à vos employés de transmettre leurs reçus de dépenses même s'ils ne sont pas membres de Qonto
Vous pouvez configurer ce processus facilement :
- Ajouter une adresse email à la liste blanche : Dans les paramètres de votre compte Qonto, ajoutez simplement à la liste blanche l'adresse email que vous souhaitez utiliser. Une fois ajoutée, notre système reconnaîtra cette adresse, et tous les reçus envoyés depuis celle-ci seront automatiquement acceptés et traités.
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Redirection automatique : Configurez la redirection automatique depuis l'adresse email externe choisie directement vers votre adresse email de redirection Qonto dédiée. Ainsi, vos employés peuvent envoyer leurs reçus à l'adresse email que vous avez désignée, qui les transférera automatiquement à votre adresse de redirection Qonto pour les importer dans votre compte et les associer aux paiements correspondants. 🙌
Apprenez-en plus sur la manière de configurer l'automatisation de Gmail à Qonto.
Cette fonctionnalité est conçue pour offrir flexibilité et efficacité dans le traitement de tous les documents financiers pertinents, quelle que soit l'adresse source de l'email.
☝️ À noter : Vous ne pouvez ajouter qu'une seule adresse email à la liste blanche.
Quelles sont les étapes après avoir soumis un reçu par email à Qonto ?
Une fois que nous avons reçu votre justificatif par e-mail, trois cas sont possibles :
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Dans la majorité des cas, nous sommes sûrs de l'association du justificatif à la transaction correspondante. Nous vous envoyons un e-mail de confirmation avec un lien vers votre application web Qonto, où vous pourrez effectuer des changements si vous le souhaitez.
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Si nous avons un doute sur l'association du justificatif, nous vous proposons des suggestions de transactions éligibles. Il ne vous reste qu'à cliquer sur le lien communiqué pour sélectionner la bonne transaction. Des justificatifs proposés sont également visibles à partir de la transaction sur Qonto.
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Si nous n'arrivons pas à trouver de transaction associée au justificatif, nous vous le faisons savoir par e-mail. Dans ce cas, vous pouvez soit :
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Récupérer le reçu et le faire correspondre à la bonne transaction à partir de la section Facture fournisseur.
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Télécharger le reçu et le joindre manuellement à partir de la section Transactions.
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À noter : Si une facture est transmise avant que la transaction ne soit terminée, vous pouvez tout de même nous transmettre le document. Nous l'appairerons automatiquement avec la transaction une fois celle-ci complétée.