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Comment inviter et gérer les collaborateurs dans l’Espace Qontable ?

  • Mise à jour
Simplifiez la collaboration au sein de votre cabinet comptable avec la gestion des collaborateurs dans l'Espace Qontable 🚀. 
 
Cette fonctionnalité vous permet d'inviter les membres de votre cabinet dans un espace partagé pour gérer la comptabilité de tous vos clients et accéder aux intégrations avec votre logiciel comptable.
 
Deux versions de l'Espace Qontable coexistent selon la configuration de votre cabinet : une version classique, liée à un compte Qonto (à favoriser), et une version historique, non liée à un compte Qonto. La gestion des collaborateurs diffère selon la version utilisée par votre cabinet.
 

Cette fonctionnalité est disponible sur 💻 web uniquement, en France, et est réservée aux utilisateurs ayant le rôle Comptable dans l'Espace Qontable.

Comment inviter des collaborateurs si mon cabinet est lié à une organisation Qonto ?

Si votre cabinet comptable est lié à une organisation Qonto, la gestion de vos collaborateurs ne passe pas par l'Espace Qontable : elle est directement intégrée à la gestion des membres de votre organisation Qonto.
 
Concrètement, lorsque vous cliquez sur Collaborateurs dans le menu de l'Espace Qontable, vous êtes automatiquement redirigé vers la page de Gestion des utilisateurs de votre organisation Qonto. C'est depuis cet espace que vous pouvez inviter de nouveaux collaborateurs, modifier leurs accès ou les retirer du cabinet.
 
Pour inviter un collaborateur, consultez l'article dédié : Comment inviter et gérer les utilisateurs sur mon compte Qonto.

Quelles permissions ont mes collaborateurs dans l'Espace Qontable ? 

L'accès à l'Espace Qontable et les permissions associées dépendent du rôle attribué à chaque membre sur le compte Qonto de votre cabinet :
  • Titulaire ou Admin : Rôle Admin de l'Espace Qontable
  • Manager ou Comptable : Accès à toutes les informations dans l'Espace Qontable (sauf restrictions spécifiques éventuellement appliquées au rôle Manager.)
  • Employé : Aucun accès à l'Espace Qontable
☝️ Important : La liste Mes clients reste personnelle et n'est pas partagée entre les collaborateurs du cabinet. Chaque collaborateur gère sa propre liste de clients dans l'Espace Qontable.
 
Pour consulter les permissions qu'offrent chaques rôles sur l'organisation, consultez l'article dédié : Quels sont les différents rôles disponibles ?

Que faire si mon cabinet n'est pas encore lié à un compte Qonto ?

Si votre cabinet n'est pas encore lié à un compte Qonto, vous verrez l'option Lier le compte cabinet dans la barre latérale de votre Espace Qontable. Tant que la liaison n'est pas effectuée, la gestion des collaborateurs fonctionne selon l'ancien système décrit dans la section ci-dessous.

 

Comment envoyer une invitation dans la version historique de l'Espace Qontable ?

Pour donner accès à votre Espace Qontable à un membre de votre cabinet, vous devez l'inviter en suivant quelques étapes simples. L'invitation se fait directement depuis la section dédiée aux collaborateurs.

Une fois l'invitation envoyée, votre collaborateur recevra un email contenant un lien d'invitation. Il devra accepter cette invitation pour accéder à l'Espace Qontable de votre cabinet et à l’Intégration associée.

Voici comment procéder :

  1. Connectez-vous à votre Espace Qontable
  2. Accédez à la section Collaborateurs dans le menu
  3. Cliquez sur le bouton Inviter un collaborateur en haut à droite
  4. Remplissez les informations du collaborateur (nom, prénom, adresse email)
  5. Cliquez sur Envoyer l'invitation

Votre collaborateur recevra un email l'invitant à rejoindre votre Espace Qontable. L'invitation reste valide pendant 24h, après quoi vous devrez la renvoyer si elle n'a pas été acceptée.

Comment gérer les collaborateurs existants dans la version historique ?

Une fois vos collaborateurs invités, vous pouvez gérer leurs accès et leurs permissions directement depuis la page Collaborateurs. Vous y trouverez la liste complète des membres de votre cabinet ayant accès à l'Espace Qontable.

Il existe deux profils de collaborateurs : l’administrateur, qui est automatiquement attribué au collaborateur qui met en place l’Intégration du cabinet, et les collaborateurs.

Pour chaque collaborateur, vous disposez de plusieurs options de gestion accessibles via le menu des actions. Ces options vous permettent de maintenir un contrôle total sur les accès à vos espaces clients.

Pour accéder aux options de gestion :

  1. Rendez-vous dans la section Collaborateurs
  2. Repérez le collaborateur concerné dans la liste
  3. Cliquez sur les trois points verticaux [...] à droite du nom du collaborateur
  4. Sélectionnez l'action souhaitée parmi les options disponibles

Les actions disponibles sont :

  • Supprimer : Permet de retirer définitivement l'accès à l'Espace Qontable du collaborateur ainsi que son association à votre cabinet. Cette action est irréversible.
  • Transférer le rôle Administrateur : Il ne peut y avoir qu'un seul administrateur par Espace Qontable. Cette action permet de transférer ce rôle à un autre collaborateur.
  • Renvoyer l'invitation : Si votre collaborateur n'a pas accepté l'invitation dans les délais impartis, vous pouvez lui renvoyer une nouvelle invitation. Cette option n'apparaît que pour les collaborateurs dont l'invitation est en attente.

☝️ Important : Cette fonctionnalité ne permet pas de partager l'accès aux dossiers clients. Les collaborateurs doivent toujours être invités par le client pour pouvoir obtenir l'accès au dossier.