Le module Comptabilité de Qonto vous permet de gérer votre précomptabilité directement depuis votre compte ✨
Grâce à l'intelligence artificielle, le système effectue automatiquement les imputations de vos transactions avec les comptes comptables et auxiliaires appropriés. Vous pouvez ensuite vérifier, ajuster et valider ces imputations avant de les synchroniser avec votre logiciel comptable. Cette fonctionnalité simplifie considérablement votre processus comptable en automatisant les tâches répétitives tout en vous gardant le contrôle.
Cette fonctionnalité est disponible 💻 sur la version web de Qonto, avec des conditions d'accès spécifiques selon votre rôle et votre plan.
Qui peut accéder au module Comptabilité ?
L'accès au module Comptabilité dépend de votre rôle et de votre plan Qonto.
Pour les Titulaires et Administrateurs : Vous pouvez accéder au module Comptabilité avec les forfaits Équipe (Essential, Business) .
Pour les Comptables : Vous pouvez accéder au module Comptabilité avec tous les plans, à l'exception du plan Basic. L'accès comptable est inclus gratuitement à partir du forfait Smart.
L'accès aux options de synchronisation automatique via API est réservé aux experts-comptables depuis leur Espace Qontable.
Comment fonctionne la précomptabilité dans Qonto ?
La page Comptabilité se présente sous forme d'un tableau comportant trois onglets principaux, les écritures sont créées dès l’import d’un document dans Qonto :
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À vérifier : Cet onglet contient les écritures dont l'imputation n'est pas complète. Une fois toutes les informations remplies, cliquez sur Indiquer comme vérifiée pour envoyer l'écriture dans l'onglet Prêt à synchroniser.
- Vous pouvez utiliser le bouton Annuler la vérification en bas d’une écriture pour la remettre dans l'onglet À vérifier.
- Prêt à synchroniser : Cet onglet regroupe les écritures dont l'imputation a été vérifiée et qui sont en attente de synchronisation avec votre logiciel comptable.
- Synchronisé : Cet onglet contient les écritures qui ont été exportées ou synchronisées avec votre logiciel comptable, que ce soit manuellement ou automatiquement.
Vous pouvez filtrer les écritures par code journal, compte comptable ou date d'écriture pour faciliter votre recherche.
En haut à droite de la page, quatre boutons vous permettent d'accéder aux fonctionnalités supplémentaires :
- Historique des exports : Consultez tous les exports manuels que vous avez réalisés.
- Paramètres comptables : Configurez votre plan comptable, vos comptes auxiliaires, vos codes journaux, ainsi que le mois de début de période fiscale, la devise et la méthode comptable.
- Exporter : Ce bouton n'est disponible que depuis l'onglet Prêt à synchroniser. Il permet de réaliser des exports manuels après avoir sélectionné le format d'export souhaité. Toutes les écritures présentes dans Prêt à synchroniser seront exportées.
- Synchroniser : Cette option permet l'envoi via API et n'est disponible que pour les experts-comptables depuis leur Espace Qontable.
Comment configurer mon plan comptable ?
Accédez à vos paramètres comptables en cliquant sur le bouton Paramètres comptables en haut à droite de la page.
Vous pouvez ajouter des comptes comptables de deux manières en cliquant sur + Ajouter un compte :
- Créer manuellement : Ajoutez un compte comptable en renseignant le compte, la description et la catégorie associée.
- Importer un fichier CSV ou XLS : Importez un plan comptable déjà configuré comprenant plusieurs comptes comptables. Vous n'avez besoin que de deux colonnes : Compte et Description.
Une fois vos comptes créés, ils seront automatiquement proposés par l'IA lors de l'imputation de vos écritures comptables.
Comment modifier mon plan comptable ?
Un compte comptable déjà créé ne peut pas être directement modifié dans l'interface.
Si vous souhaitez apporter des modifications, vous devrez supprimer le compte comptable existant en cliquant sur l'icône de corbeille en bout de ligne. Il vous suffira ensuite de le recréer avec les informations correctes.
☝️ Cette suppression n'aura pas d'impact sur les écritures déjà exportées ni sur les écritures vérifiées. Le compte comptable supprimé apparaîtra avec la mention "Supprimé" dans l'imputation de ces écritures.
Comment configurer mes comptes auxiliaires ?
Accédez à vos paramètres comptables en cliquant sur le bouton Paramètres comptables en haut à droite de la page, puis sélectionnez l'onglet Comptes auxiliaires.
Vous pouvez ajouter des comptes auxiliaires de deux manières en cliquant sur + Ajouter un compte :
- Créer manuellement : Ajoutez un compte auxiliaire individuellement en renseignant le compte, le type et la description.
- Importer un fichier CSV ou XLS : Importez des comptes auxiliaires déjà configurés. Vous n'avez besoin que de deux colonnes : Compte et Description.
Les comptes auxiliaires permettent d'affiner le suivi de vos tiers (clients et fournisseurs) dans votre comptabilité.
Comment modifier mes comptes auxiliaires ?
Un compte auxiliaire déjà créé ne peut pas être directement modifié dans l'interface.
Si vous souhaitez apporter des modifications, vous devrez supprimer le compte auxiliaire existant en cliquant sur l'icône de corbeille en bout de ligne. Il vous suffira ensuite de le recréer avec les informations correctes.
☝️ Cette suppression n'aura pas d'impact sur les écritures déjà exportées ni sur les écritures vérifiées. Le compte auxiliaire supprimé apparaîtra avec la mention "Supprimé" dans l'imputation de ces écritures.
Comment configurer mes journaux ?
Vous disposez de journaux comptables dont vous pouvez personnaliser les codes :
- Journal de notes de frais (NDF) : pour enregistrer les dépenses professionnelles
- Journal d'achats (ACH) : pour les factures fournisseurs et achats
- Journal de vente (VEN) : pour les factures clients et ventes
Pour chaque compte bancaire Qonto, vous pouvez également définir :
- Un code journal personnalisé
- Un compte comptable associé
Comment modifier mes journaux ?
Pour modifier les codes de vos journaux :
- Accédez aux Paramètres de la précomptabilité
- Identifiez le journal que vous souhaitez modifier
- Cliquez sur l'icône en forme de crayon située à droite du code
- Saisissez le nouveau code souhaité
- Enregistrez vos modifications
☝️ Les modifications apportées aux codes journaux s'appliqueront uniquement aux écritures futures. Les écritures déjà validées ou exportées conserveront les anciens codes.