La pré-comptabilité désigne les étapes qui se déroulent entre la réalisation d'une transaction par une entreprise et la création et clôture des comptes par un comptable — il s'agit de la collecte, de l'organisation et de la préparation des données financières en écritures comptables prêtes pour le logiciel de production du comptable. Plus de détails sont inclus ci-dessous, dans la section "Que me permet de faire la précomptabilité ?".

Comment utiliser la précomptabilité dans Qonto ?

La précomptabilité sur Qonto est actuellement disponible uniquement pour la France, et s'adresse aux PME (10 à 49 employés) qui préparent leurs données comptables, ainsi qu'aux experts-comptables qui accompagnent ces entreprises.

Pour cette raison, elle est disponible uniquement sur ordinateur 💻, et sur les forfaits Équipe (Essential, Business).

Que me permet de faire la précomptabilité ?

La précomptabilité couvre l'ensemble du flux de travail, de la collecte de documents à l'export des écritures comptables. Elle comprend :

• Centraliser vos factures fournisseurs, factures clients, justificatifs de dépenses et transactions bancaires en un seul endroit.
• Extraire automatiquement les informations clés de ces documents grâce à la technologie OCR, et associer les factures aux transactions bancaires correspondantes lorsque c'est possible, pour accélérer le rapprochement.
• Générer des écritures comptables (débits et crédits) à l'aide de l'IA sur la base de ces documents et transactions.
• Examiner, modifier et valider ces écritures dans une interface dédiée, pour garantir leur exactitude avant qu'elles ne soient envoyées vers le logiciel de production.

Le principal avantage : gagner du temps lors de la clôture de fin de mois, tout en maintenant le contrôle et l'exactitude de vos données comptables. La précomptabilité ne remplace pas votre comptable — elle vous aide à préparer les données comptables et à mieux collaborer avec lui, tandis que votre comptable reste responsable de la validation finale.

Quel est le flux de travail ?

Le flux de travail typique de la précomptabilité suit six étapes principales qui vous guident de la collecte de documents à l'export final.

1. Téléchargez ou collectez des documents dans Qonto — cela inclut les factures fournisseurs, les factures clients et les justificatifs de dépenses — tandis que vos transactions bancaires sont automatiquement disponibles dans votre compte Qonto.
2. La technologie OCR de Qonto extrait les données clés de vos documents téléchargés, y compris les montants, les dates, les informations de TVA et les détails des fournisseurs.
3. Le système associe automatiquement les factures aux transactions correspondantes lorsque c'est possible, créant des liens clairs entre vos documents et votre activité bancaire.
4. L'IA de Qonto génère immédiatement des écritures comptables avec les lignes de débit et de crédit appropriées sur la base de vos documents, transactions et données de rapprochement.
5. Vous (ou votre comptable) examinez, modifiez et validez les écritures dans l'interface de précomptabilité dédiée — vous avez un contrôle total pour effectuer des ajustements avant la finalisation.
6. Enfin, exportez les écritures validées vers votre outil de production comptable en utilisant votre méthode préférée.

Si vous souhaitez configurer une intégration avec votre outil de production, vous devrez :

• Ajouter votre comptable avec un rôle de Comptable à Qonto.
• Depuis l’Espace Qontable, il pourra configurer l'intégration directe.
• Dès que c'est fait, la synchronisation des écritures sera également disponible dans l'interface des PME dans Qonto.

Comment puis-je exporter ou partager des données avec mon logiciel comptable ?

La précomptabilité prend en charge deux méthodes principales pour envoyer des données vers votre outil de production comptable, vous offrant une flexibilité en fonction des préférences et de la configuration de votre comptable.

• Vous pouvez utiliser des exports manuels pour télécharger les écritures dans plusieurs formats, notamment Excel, CSV (y compris les exports zip), et des formats spécialisés utilisés par des outils comme Quadra, Sage et TRA.
• Alternativement, si vous ajoutez votre comptable avec un rôle de Comptable à Qonto (gratuitement), il pourra configurer des intégrations via l’Espace Qontable qui prennent en charge l'envoi automatique des écritures comptables et des documents justificatifs vers leur logiciel de production comptable. Les intégrations disponibles couvrent les logiciels de production comptable les plus populaires — des connexions supplémentaires avec des logiciels comptables pourraient devenir disponibles au fil du temps.

Les deux méthodes d'export incluent les écritures comptables validées que vous avez examinées, ainsi que les documents.

Comment fonctionne la collaboration avec mon expert-comptable ?

Votre expert-comptable peut accéder à la section Comptabilité si vous l'invitez à collaborer sur votre compte Qonto. La précomptabilité est spécifiquement conçue pour faciliter la collaboration en temps réel entre les PME et les experts-comptables, permettant aux deux parties de travailler efficacement ensemble.

Une fois invité, votre comptable peut accéder à votre sectionComptabilité depuis son Espace Qontable. Il peut examiner et valider les écritures, apporter des modifications ou corrections, et exporter ou synchroniser les écritures vers son outil de production comptable (selon la méthode d'export ou l'intégration qu'il a configurée). Vous et votre comptable pouvez travailler sur le même module depuis différents espaces — votre compte Qonto et son Espace Qontable. 

Toutes les actions sont reflétées en temps réel pour les deux utilisateurs, ce qui signifie que lorsque vous validez une écriture, votre comptable la voit immédiatement, et vice versa. Cela élimine les allers-retours concernant l'état de la préparation comptable. Le modèle de collaboration maintient les documents et la préparation comptable centralisés en un seul endroit, rendant la relation client-comptable plus transparente et efficace tout en réduisant le temps consacré à la clôture de fin de mois.

Pour plus d'information, consultez notre article dédié : Comment faire ma précomptabilité avec Qonto ?