Simplifiez la mise en conformité pour la facturation électronique de vos clients avec le module Facturation électronique de Qonto dans l'Espace Qontable. Cette fonctionnalité vous permet de désigner Qonto comme Plateforme Agréée (PA) officielle pour vos clients directement depuis une interface centralisée.
Vous pouvez activer Qonto comme PA pour tous vos clients, qu'ils aient déjà un compte Qonto ou non. Le module affiche le statut PA actuel de chaque client et vous permet de gérer les désignations efficacement.
Disponible pour : Les comptables ayant accès à l'Espace Qontable sur web 💻 .
Prérequis pour la première utilisation : Complétez un processus de vérification d'identité unique avant votre première activation de PA (l'examen des documents prend jusqu'à 48 heures, et vous recevrez une notification par e-mail une fois approuvé).
Comment accéder et utiliser le module Facturation électronique ?
Pour accéder à la fonctionnalité de désignation de PA, connectez-vous à votre Espace Qontable sur 💻 web et cliquez sur Facturation électronique. Par défaut, vous verrez la liste de vos clients qui possèdent des comptes Qonto sur lesquels vous avez un accès avec le rôle Comptable.
Dans la section Facturation électronique, un statut PA montrant l'état actuel de leur désignation de PA est affiché pour chaque client :
- Qonto : Le client a déjà désigné Qonto comme PA et la configuration est terminée.
- Autre : Le client a désigné un autre fournisseur comme PA.
- Activer : Le client n'a pas encore désigné de PA—cliquez sur ce bouton pour commencer à désigner Qonto comme PA.
- En attente : Le processus de désignation de Qonto comme PA est actuellement en cours pour ce client.
Lorsque vous cliquez sur un statut En attente, vous pouvez consulter l'historique détaillé du processus de désignation.
Si nécessaire, vous pouvez renvoyer l'invitation à votre client en cliquant sur le bouton […] à côté du statut En attente.
Que faire si mon client n'apparaît pas dans la liste ?
Par défaut, seuls les clients pour lesquels vous avez déjà accès aux comptes Qonto avec le rôle Comptable seront visibles. Si un de vos clients n'utilise pas encore Qonto, ou si vous n'avez pas d'accès comptable sur son compte, vous pouvez tout de même l'ajouter à votre liste de clients et gérer sa désignation de PA.
Pour ajouter des clients manuellement, cliquez sur le bouton Importer la liste des clients dans le coin supérieur droit du module Facturation électronique. Cela vous permettra de télécharger un fichier modèle que vous pourrez compléter avec les informations de vos clients.
Une fois que vous avez importé votre liste de clients, Qonto traitera les informations et affichera le statut PA actuel de chaque client. Vous verrez s'ils ont déjà désigné une PA ou non.
Cette fonctionnalité d'import vous assure une vue complète du statut PA de tous vos clients dans un emplacement centralisé. Cela facilite la gestion de la conformité pour l'ensemble de votre portefeuille clients.
Comment désigner Qonto comme PA de mon client ?
Pour désigner Qonto comme PA de votre client, suivez ces étapes depuis le module Facturation électronique :
- Localisez votre client dans la liste et cliquez sur le bouton + Activer à côté de son nom.
- Vérifiez que les informations de l'entreprise de votre client sont correctes et complètes.
- Confirmez que vous avez été autorisé par votre client à effectuer cette désignation de PA en son nom*.
- Si Qonto ne peut pas vérifier automatiquement les informations de l'entreprise de votre client, il vous sera demandé de télécharger une preuve d'immatriculation de l'entreprise de votre client.
- Vérifiez puis soumettez votre demande—elle sera envoyée au gouvernement pour approbation, ce qui prend généralement jusqu'à 48 heures.
Une fois la demande approuvée par le gouvernement, vous et votre client recevrez une confirmation par e-mail. À ce moment-là, Qonto devient la PA officielle pour la réception et l'émission des factures électroniques de votre client.
*☝️ Important : Lorsque vous certifiez que vous êtes autorisé à désigner une PA au nom de votre client, vous prenez la responsabilité légale de cette action.
Qonto fournit un modèle de document d'autorisation que vous pouvez utiliser pour collecter l'autorisation écrite de votre client, mais il est de votre responsabilité d'obtenir ces autorisations et de les conserver en toute sécurité. Qonto se réserve le droit de demander ces autorisations à tout moment, et le fait de ne pas les fournir peut entraîner la fermeture de votre compte.
Que se passe-t-il après avoir soumis l'activation de la PA ?
L'expérience de votre client dépend de sa relation actuelle avec Qonto. Après avoir soumis la demande d'activation de PA, votre client recevra différentes communications en fonction de sa situation :
- Votre client a un compte Qonto et vous avez déjà un accès comptable : Aucune action n'est requise de la part de votre client. La demande d'activation de PA est envoyée directement au gouvernement pour approbation.
- Votre client a un compte Qonto, mais vous n'avez pas encore d'accès comptable : Votre client reçoit un e-mail lui demandant de vous accorder un accès comptable et d'approuver Qonto comme PA. Une fois la demande approuvée, vous obtiendrez l'accès à son compte et la demande d'activation de PA sera automatiquement envoyée au gouvernement.
- Votre client a un forfait Basic sans accès comptable : Votre client reçoit un e-mail expliquant que vous proposez de désigner Qonto comme PA et de collaborer avec lui sur Qonto. Il devra passer à un forfait qui inclut l'accès comptable. Une fois le compte mis à niveau, vous obtiendrez automatiquement l'accès à son compte et la demande d'activation de PA sera envoyée au gouvernement.
- Votre client n'a pas encore de compte Qonto : Votre client reçoit un e-mail l'informant que Qonto a été sélectionné comme PA et l'invitant à créer son compte Qonto. Il peut choisir le forfait gratuit Qonto Facturation. Une fois son compte créé, vous obtiendrez automatiquement l'accès comptable et la demande d'activation de PA sera envoyée au gouvernement.
Dans tous les scénarios, l'étape finale est toujours la même : une fois que votre client a accompli les actions requises de son côté, la demande de désignation de PA est soumise au gouvernement pour approbation.
Ce processus d'approbation prend généralement jusqu'à 48 heures, après quoi vous et votre client recevez une confirmation par e-mail.
Puis-je modifier ou annuler une désignation de PA ?
Si votre client a déjà désigné un autre fournisseur comme PA (affichant le statut Autre), vous pouvez toujours désigner Qonto comme PA. Cliquez simplement sur le statut Autre et suivez le processus d'activation standard.
La désignation de PA la plus récente remplace toujours la sélection précédente, donc Qonto remplacera l'autre fournisseur une fois la demande approuvée.
Si vous avez initié une désignation de PA mais que votre client ne l'a pas encore confirmée (le statut affiche En attente), il peut refuser la demande en ne l'acceptant tout simplement pas. Le statut restera En attente, et Qonto ne sera pas désigné comme PA. Cependant, vous ne pouvez pas annuler directement une demande en attente depuis l'interface de l'Espace Qontable.
Une fois que Qonto a été officiellement désigné comme PA de votre client (le statut affiche Qonto), vous ne pouvez pas annuler cette désignation directement depuis Qonto. Si vous devez utiliser un autre fournisseur de PA, vous devrez procéder à la désignation de cette nouvelle PA via leur plateforme.
La nouvelle désignation remplacera le statut PA de Qonto et le remplacera par le nouveau fournisseur sélectionné.
☝️ À noter : Lorsque Qonto est activé comme PA de votre client, cela couvre à la fois la réception et l'émission de factures électroniques—la désignation s'applique à toutes les activités de la facturation électronique de ce client.