La fonctionnalité Remboursements des notes de frais permet à tous les membres d’être remboursés pour toutes les dépenses d’entreprise payées avec leur argent personnel.
Les Remboursements peuvent être approuvés par les rôles Titulaire, Admin et Manager Avancé avec l’autorisation de virement activée.
Qui peut soumettre un remboursement de notes de frais ?
Forfaits Business et Enterprise :
Dans les forfaits Business et Enterprise, les Managers et les Employés peuvent demander des remboursements de frais
Pour soumettre une demande de remboursement de frais, rendez-vous dans la section Remboursements, cliquez sur Demander un remboursement, puis soumettez votre demande. Pour soumettre la demande, vous aurez besoin du reçu de la dépense. Vous devrez également remplir le montant de la dépense, une description et saisir votre IBAN personnel.
Apprenez-en plus sur toutes les étapes pour soumettre une demande de remboursement.
Forfait Essential :
Les Collaborateurs et Managers peuvent faire une demande de remboursements de frais si le module "Gestion des dépenses d'équipe" ou “Gestion des factures fournisseur" est activé.
Puis-je ajouter plusieurs taux de TVA à une seule dépense ?
- Lors de la soumission d'une demande de remboursement de note de frais, vous pouvez ajouter plusieurs lignes de TVA avec des taux différents pour une même dépense
- Les valideurs (Titulaires, Admins et Managers avancés avec la permission de virement) peuvent modifier les informations de TVA après soumission si nécessaire
Qui peut approuver et refuser un remboursement de note de frais ?
Les Titulaires, Admins et les Managers Avancés avec l’autorisation de virement activée peuvent approuver et refuser un remboursement de notes de frais sur Qonto.
Pour approuver ou refuser un remboursement note de frais, cliquez sur Dépenses des équipes, allez à Remboursements, puis approuvez ou refusez chaque demande soumise.
💡 Sur les forfaits Essential (avec le module "Gestion des dépenses d'équipe" ou “Gestion des factures fournisseur"), Business et Enterprise, vous pouvez approuver ou refuser plusieurs demandes de remboursement en même temps en les sélectionnant dans votre application.
En savoir plus sur toutes les étapes pour approuver et refuser un remboursement de notes de Frais.
💡Pour se faire rembourser des frais kilométriques professionnels, les Titulaires, les Admins ou les Managers Avancés avec la permission de transfert activée peuvent suivre la même procédure que ci-dessus en approuvant leurs propres demandes.
❌ Le rôle de Comptable ne peut pas soumettre, approuver ou refuser un remboursement de note de frais.
Comment suis-je informé qu'une demande de remboursement de note de frais a été soumise ?
Les Titulaires, Admins et les Managers Avancés avec l’autorisation de virement activée reçoivent un e-mail et une notification mobile dès qu'une demande est soumise.
En savoir plus sur comment personnaliser les notifications de Qonto.
À ce jour, il n’est pas possible de :
❌ Mettre en avant différents niveaux d’approbations
❌ Soumettre une demande de remboursement groupé
❌ Calculer le kilométrage : il est possible de le calculer de façon autonome avec le calculateur gouvernemental sauf pour les marchés Italien, Allemand et Espagnol.
💡Besoin de support pour présenter la fonctionnalité à vos employés ? Copiez/collez ce paragraphe et partagez-le avec vos membres.
Accélérez les remboursements de vos frais. Si vous ne pouvez pas utiliser votre carte Qonto, utilisez le module de remboursements de notes frais afin d’obtenir un remboursement. Suivez son état en temps réel depuis n'importe où en utilisant l'application Qonto.
Comment l'utiliser ? 👇
Regardez une vidéo de tutoriel sur la façon de soumettre une demande de remboursement
Lisez cet article FAQ pour apprendre comment soumettre une demande de remboursement
Lisez cet article FAQ pour savoir comment soumettre un remboursement de frais kilométriques en France.
Puis-je exporter les rapports de remboursement de notes de frais ?
- Période : Sélectionnez une plage de dates spécifique
- Format : Choisissez entre CSV ou Excel
- Contenu : Tous les détails des dépenses incluant les montants, descriptions, informations de TVA multiple, et étapes de validation (qui a approuvé et quand)
- Pièces jointes : Option pour inclure les reçus associés dans l'export