Les remboursements de notes de frais permettent aux membres de soumettre des demandes de remboursement pour toute dépense professionnelle payée avec des fonds personnels.
Qui peut soumettre une demande de remboursement de note de frais ?
Depuis le plan Solo Smart, tous les utilisateurs peuvent demander un remboursement de dépense.
Les Titulaires et les Admins peuvent se rembourser eux-mêmes en soumettant une demande et en s'auto-approuvant.
Pour soumettre un remboursement de note de frais, allez dans Dépenses > Notes de frais > Cliquez sur Créer une note de frais, puis soumettez votre demande.
Pour soumettre la demande, vous aurez besoin du reçu(s) de la dépense(s). Vous devrez également renseigner le montant de la dépense, la date, le commerçant et une description. Vous pouvez ajouter plusieurs lignes de TVA par dépense pour une déclaration plus précise. Vous devrez saisir votre IBAN personnel la première fois, il sera ensuite enregistré pour vos prochaines demandes.
Pour en savoir plus sur toutes les étapes pour soumettre une demande de remboursement.
Puis-je ajouter plusieurs taux de TVA à une seule dépense ?
Oui ! Vous pouvez ajouter plusieurs lignes de TVA par dépense pour une déclaration de TVA plus précise.
Comment ça fonctionne :
- Lorsque vous soumettez une demande de remboursement de note de frais, vous pouvez ajouter plusieurs lignes de TVA avec des taux différents pour une même dépense
- Les personnes chargées de la validation (Titulaires, Admins et Managers avancés disposant de la permission de virement) peuvent modifier les informations de TVA après la soumission si nécessaire
💡 Cela est particulièrement utile pour les dépenses incluant des éléments soumis à des taux de TVA différents (par exemple, des repas et des boissons à des taux de TVA différents, ou des achats professionnels mixtes)
Qui peut approuver ou refuser une demande de remboursement de note de frais ?
Les Titulaires, les Admins et les Managers disposant de la permission de virement activée peuvent approuver ou refuser une demande de remboursement de note de frais sur Qonto.
Pour approuver ou refuser une demande de remboursement de note de frais, allez dans la section Dépenses, cliquez sur Notes de frais, puis approuvez ou refusez chaque demande soumise.
Vous pouvez également approuver ou refuser des demandes de remboursement en masse en sélectionnant plusieurs demandes à la fois
Pour en savoir plus sur toutes les étapes pour approuver et refuser une demande de remboursement de note de frais.
❌ Le rôle Comptable ne peut pas soumettre, approuver ou refuser une demande de remboursement de note de frais.
Comment suis-je informé(e) lorsqu'une demande de remboursement de note de frais est soumise ?
Les Titulaires, les Admins et les Managers disposant de la permission de virement activée reçoivent un e-mail et une notification mobile dès qu'une demande est soumise.
Pour en savoir plus sur comment personnaliser les notifications de Qonto.
Pour le moment, sur les Notes de frais, il n'est pas possible de :
❌ Soumettre des demandes de remboursement en masse
❌ Calculer les frais kilométriques en Italie, en Belgique, aux Pays-Bas, en Autriche et au Portugal
💡Besoin d'aide pour activer vos collaborateurs ? Copiez/collez ce paragraphe et partagez-le avec vos membres.
Accélérez vos remboursements de notes de frais. Si vous ne pouvez pas utiliser votre carte Qonto, vous utilisez alors votre propre argent pour régler une dépense professionnelle. Pour être remboursé(e), soumettez une demande de remboursement et suivez son statut en temps réel, où que vous soyez, grâce à l'application Qonto.
Comment l'utiliser ? 👇
consultez cet article de la FAQ pour apprendre à soumettre un remboursement de note de frais
consultez ces articles de la FAQ pour apprendre à soumettre un remboursement de frais kilométriques en France, en Allemagne et en Espagne
Puis-je exporter les rapports de remboursement de notes de frais ?
Oui ! Les Titulaires, les Admins, les Managers disposant de la permission de virement, ainsi que les Comptables, peuvent exporter les rapports de remboursement de notes de frais directement depuis Qonto.
Options d'export :
- Période : sélectionnez une plage de dates spécifique
- Format : choisissez entre CSV ou Excel
- Contenu : tous les détails des dépenses, y compris les montants, les descriptions, les informations multi-TVA et les étapes de validation (qui a approuvé et quand)
- Pièces jointes : possibilité d'inclure les reçus associés dans l'export
Comment exporter : allez dans Dépenses > Notes de frais, puis cliquez sur le bouton d'export et sélectionnez vos préférences.
💡 Vous n'avez plus besoin d'approuver les demandes avant d'exporter les données : vous pouvez désormais exporter les demandes de remboursement en attente, approuvées ou refusées, pour un meilleur suivi et un meilleur reporting.