La fonctionnalité Note de frais est disponible par défaut avec les forfaits Business et Enterprise. À partir du 01/10, cette fonctionnalité sera également disponible pour les entreprises qui passent aux forfaits Smart, Premium et Essential dans le cadre de la nouvelle grille tarifaire (plus de détails ici).
Note de frais permet à tous les membres de soumettre des remboursements pour toute dépense professionnelle payée avec des fonds personnels. Les demandes de remboursement peuvent être validées par le Titulaire, les Admins et les Managers disposant de l'autorisation des virements.
Comment suis-je informé(e) qu'une demande de note de frais a été envoyée ?
Le Titulaire, les Admins et les Managers disposant de l'autorisation des virements reçoivent une notification par e-mail et sur mobile dès qu'une demande a été envoyée.
En savoir plus sur la personnalisation des notifications Qonto.
Comment valider ou refuser une note de frais ?
Vous pouvez consulter les demandes de note de frais depuis Tâches > Demandes à valider ou depuis la section dédiée Dépenses > Notes de frais.
Depuis Tâches
- Dans l'onglet À valider, sélectionnez une note de frais
- En cliquant sur la demande, vous accédez au détail et à 3 options :
- Payer par virement : cette option permet de rembourser instantanément le collaborateur de sa dépense personnelle, sur l'IBAN qu'il a renseigné lors de l'envoi de la demande
- Demander des modifications : vous pouvez renvoyer la demande au demandeur afin qu'il modifie les informations avant de la soumettre à nouveau
- Refuser (en cliquant sur les trois points) : vous devrez indiquer un motif de refus
Depuis Notes de frais
- Dans l'onglet À payer, sélectionnez la note de frais que vous souhaitez examiner
- En cliquant sur la demande, vous retrouvez les mêmes options que celles décrites ci-dessus depuis Tâches
💡 Bon à savoir : depuis la section Notes de frais, vous pouvez valider et payer plusieurs notes de frais en une seule fois.
Une fois la note de frais validée, le demandeur reçoit un remboursement instantané.
💡 Bon à savoir : si vous souhaitez configurer un circuit de validation personnalisé pour les notes de frais, vous pouvez en savoir plus ici.
En tant que Titulaire, Admin ou Manager disposant de l'autorisation des virements, comment me faire rembourser une dépense que j'ai payée avec mon propre argent ?
Pour se faire rembourser une dépense professionnelle, le Titulaire, les Admins ou les Managers disposant de l'autorisation des virements peuvent suivre la même procédure que ci-dessus en validant leurs propres demandes. Ils recevront ensuite le remboursement par virement instantané.
Pour être remboursé(e) plus rapidement, le Titulaire, l'Admin ou le Manager disposant de l'autorisation des virements peut envoyer un virement instantané en activant l'option Virement instantané.