La fonctionnalité Remboursement de dépenses est disponible par défaut dans les forfaits Smart, Premium, Essential, Business et Enterprise.
Le remboursement de dépenses permet aux membres de l'équipe de soumettre une demande de remboursement pour toute dépense professionnelle réglée avec des fonds personnels. Une fois la demande validée, vous recevez un virement instantané directement sur votre compte bancaire personnel.
Cette fonctionnalité est accessible à la fois sur 💻 ordinateur et 📱 mobile. Remboursement de dépenses : les demandes peuvent être validées par les Titulaires, Admins et Managers ayant l'autorisation des virements activée.
Les Titulaires, Admins et Managers disposant de l'autorisation des virements peuvent également valider et rembourser leurs propres demandes.
De quoi ai-je besoin pour soumettre une demande de remboursement de dépenses ?
Assurez-vous d'avoir les éléments suivants avant de soumettre votre demande :
- Le reçu de la dépense — Les reçus numériques envoyés sur Qonto ont la même valeur légale que leur équivalent papier (valeur probante). Cela signifie que votre entreprise n'a plus besoin de conserver le reçu papier.
- Montant de la dépense — Le montant et la TVA sont renseignés automatiquement grâce à l'OCR (reconnaissance optique de caractères). Vous pouvez également saisir ou modifier le montant manuellement si besoin.
- Description de la dépense — Précisez le contexte de la dépense pour votre Admin ou votre Manager.
- IBAN personnel — Nécessaire pour recevoir le virement de remboursement. Vous pouvez ajouter votre IBAN directement lors de la soumission de la demande, ou l'enregistrer au préalable dans votre profil personnel.
Comment puis-je soumettre une demande de remboursement de dépenses ?
Depuis l'app web :
- Allez dans Dépenses > Notes de frais.
- Cliquez sur Créer une note de frais et sélectionnez le type de dépense pour lequel vous souhaitez être remboursé(e).
- Téléchargez le justificatif de la dépense en faisant glisser-déposer le fichier, ou cliquez sur la zone de téléchargement pour le sélectionner depuis votre ordinateur.
- Renseignez le montant de la dépense, ajoutez une description et saisissez votre IBAN si vous ne l’avez pas encore enregistré dans votre profil.
Depuis l'app mobile :
- Dans le menu, rendez-vous dans la section Dépenses d'équipe.
- Cliquez sur Notes de frais, puis cliquez sur le + en haut à droite.
- Sélectionnez le type de dépense pour lequel vous souhaitez être remboursé(e).
- Téléchargez le justificatif de la dépense en prenant une photo, en la sélectionnant dans votre galerie, ou en choisissant un fichier depuis vos documents.
- Renseignez le montant de la dépense, ajoutez une description et saisissez votre IBAN si vous ne l’avez pas encore enregistré dans votre profil.
Comment puis-je consulter le statut de ma demande ?
Vous pouvez suivre à tout moment le statut de votre demande dans la section Demandes.
- Si elle est approuvée : vous recevrez un virement instantané sur l’IBAN indiqué dans votre demande.
- Si elle est refusée : vous recevrez un e-mail et une notification dans l’application avec le motif indiqué par l’approbateur. Vous pouvez également consulter le motif en cliquant directement sur la demande.
- Si des modifications sont demandées : vous recevrez une notification vous demandant de mettre à jour votre note de frais. Celle-ci repassera au statut Brouillon, où vous pourrez effectuer directement les modifications demandées