Centralisez tous les documents de votre entreprise et gagnez du temps 🚀 grâce à Documents Home de Qonto. Votre espace unique pour importer, organiser et retrouver tous vos documents.
Documents Home fonctionne selon un pipeline simple en trois étapes : vous déposez vos documents, Qonto détecte automatiquement leur type et les classe, et tout document qu'il n'a pas pu trier atterrit dans une courte liste que vous pouvez traiter rapidement.
Cette fonctionnalité est disponible sur tous les forfaits Qonto, pour tous les utilisateurs, sur 💻 ordinateur, via la rubrique Documents du menu principal.
Comment ajouter des documents à mon espace Documents Home ?
Vous pouvez ajouter des documents à votre espace Documents Home depuis plusieurs points d'entrée. Qonto les traite tous via le même pipeline :
- Import direct : allez dans Documents dans le menu principal et glissez-déposez vos fichiers, ou cliquez pour les importer. Vous pouvez déposer jusqu'à 20 fichiers à la fois, avec une taille maximale de 15 Mo par fichier.
- Widget de la page d'accueil : utilisez le raccourci disponible directement depuis la page d'accueil de votre compte Qonto.
- Transfert par e-mail : transférez vos documents à l'adresse e-mail Qonto qui vous est dédiée.
Il n'y a aucune limite sur le type de document au moment de l'import : factures, reçus, contrats, fiches de paie, et bien d'autres sont acceptés.
Une fois importé, Qonto prend le relais en arrière-plan : il détecte le type de document, le classe, en extrait les informations clés, puis le range automatiquement. Vous n'avez besoin d'intervenir que pour les documents qu'il n'a pas pu classer seul.
Où puis-je voir ce qui est arrivé à mes documents ?
La zone Récents de votre espace Documents Home vous donne une vue d'ensemble de chaque document reçu, quel que soit le point d'entrée utilisé.
Pour chaque document, vous pouvez voir :
- Où il a été classé automatiquement (par exemple, associé à une transaction, envoyé vers les factures fournisseurs, ou stocké dans vos archives comptables)
- S'il nécessite encore une action de votre part
Les documents associés ou classés avec succès sont réglés et marqués comme terminés. Les documents nécessitant votre intervention apparaissent dans une liste dédiée, « Nécessite une action ». C'est là que vous devez concentrer votre attention.
Comment trier les documents que Qonto n'a pas pu classer automatiquement ?
Lorsque Qonto ne peut pas déterminer automatiquement quoi faire d'un document, celui-ci apparaît dans votre liste « Nécessite une action » avec une action suivante suggérée.
Selon le document, il peut vous être demandé de :
- Confirmer le type de document : si Qonto l'a détecté partiellement ou pas du tout, sélectionnez le type correct dans la liste affichée.
- Choisir une destination : pour les documents comme les factures ou les avoirs dont l'acheminement n'est pas clair (par exemple, côté fournisseur ou client), choisissez où il doit être classé.
- Associer à une transaction : pour les factures, reçus, fiches de paie et avoirs qui n'ont pas pu être associés automatiquement, sélectionnez la transaction correcte parmi les candidats classés affichés. Le montant est pré-rempli à partir de l'extraction et peut être modifié avant confirmation.
Le parcours est conçu autour de la question « Que voulez-vous faire de ce document ? » plutôt que de vous demander de classer les documents vous-même. Qonto se charge du plus gros du travail dès que possible.
Quels types de documents puis-je classer dans le stockage ?
Qonto prend en charge un large éventail de types de documents comptables et administratifs dans votre espace Stockage. Selon le type, le classement est soit automatique, soit nécessite une courte étape manuelle de votre part.
Les formats acceptés sont PDF, JPG et PNG, avec une taille maximale de 15 Mo par fichier.
Classés et rangés automatiquement. Aucune action requise :
- Factures fournisseurs, factures clients et avoirs
- Reçus
Pris en charge, mais nécessite une confirmation manuelle du type :
- Fiches de paie, relevés de compte et RIB
- Contrats de location et contrats de prêt
- Contrats commerciaux et échéanciers de paiement
- Attestations URSSAF, avis d'imposition et liasses fiscales
- Comptes annuels
- Reçus de déclaration de TVA et reçus de paiement de TVA
- Tout document que vous classez comme « Autre »
Lorsqu'une saisie manuelle est nécessaire, Qonto vous invite, dans la liste « Nécessite une action », à sélectionner le type de document correct. Il le classe ensuite automatiquement.
☝️ Pour les documents comptables (relevés, contrats, attestations, etc.), vous pouvez modifier le type de document à tout moment. Pour les documents financiers (factures, reçus, avoirs, etc.), vous pouvez changer le type jusqu'à ce que le document soit associé à une transaction. Une fois associé, le type est verrouillé.
Comment retrouver un document comptable que j'ai classé précédemment ?
L'espace Stockage de votre Documents Home est l'endroit où tous vos documents comptables sont conservés et peuvent être récupérés à tout moment (par vous, votre comptable, ou en cas de besoin pour une déclaration fiscale).
Pour retrouver un document, allez dans Documents dans le menu principal et parcourez la section Stockage. Vous pouvez filtrer par type de document pour affiner votre recherche.
Votre comptable interne a également accès aux documents comptables stockés ici.
⚠️ L'espace Stockage ne couvre actuellement que les documents comptables. Utilisez les filtres par type de document pour retrouver rapidement ce dont vous avez besoin.