Automatisez la collecte de vos factures fournisseurs, payez vos fournisseurs en quelques clics et rapprochez vos documents aux transactions, le tout depuis un espace centralisé. Une fois qu'une facture est associée à une transaction ou que son paiement est initié, Qonto la supprime automatiquement de votre liste d'attente, ne laissant que les documents qui requièrent votre attention.
Cette fonctionnalité est accessible sur tous les forfaits, via l'application web 💻 et mobile 📱.
Titulaires, Admins, Managers (avec permission d'accès à la section et champ d'application "Toute l'entreprise") et Comptables (accès en lecture seule) peuvent tous y accéder.
⚠️ Les Collaborateurs n'ont pas accès à cette section. La section Factures fournisseurs est distincte de la section Factures clients : elle ne peut pas être utilisée pour traiter les factures que vous émettez pour vos propres clients.
Comment accéder à cette section ?
Depuis l'application web 💻 :
Allez dans Factures > Factures fournisseurs dans le menu de navigation.
Depuis l'application mobile 📱 :
Appuyez sur Plus en bas à droite, puis sélectionnez Factures > Factures fournisseurs.
En haut de votre écran, un tableau de bord vous donne un aperçu en temps réel de :
- Les factures dans votre boîte de réception (en attente de traitement)
- Les factures pour lesquelles un paiement est programmé
- Les factures réglées au cours des 30 derniers jours
Vous pouvez également configurer des circuits d'approbation à plusieurs niveaux pour garder le contrôle sur les montants importants. Ces circuits de validation sont disponibles via les modules Gestion des factures fournisseurs et Gestion des factures clients. (En savoir plus)
Comment collecter mes factures ?
Depuis votre ordinateur : utilisez le bouton Ajouter une facture ou glissez-déposez directement dans la section.
Via Google Drive ou Dropbox
Via l'intégration Gmail
Par adresse email de transfert — deux adresses disponibles selon le cas d'usage :
- pay-xxx-xxx@inbox.qonto.com → pour les factures à payer : apparaît dans l'onglet À payer.
- receipts-xxx-xxx@inbox.qonto.com → pour les reçus à associer : Qonto tente automatiquement de les associer. Si réussi → Tâches > Revue de documents > Résolu. Si non → Tâches > Revue de documents > À traiter.
☝️ Retrouvez vos deux adresses email personnalisées directement depuis la section Factures fournisseurs dans les paramètres de transfert. Utilisez ces adresses pour synchroniser automatiquement les pièces jointes de vos transactions.
Rubrique "Revue de documents" : depuis septembre 2025, tous les documents importés par email sont automatiquement catégorisés en quatre types : Facture, Reçu, Avoir et Autre. Vous pouvez filtrer par type pour traiter vos documents plus rapidement. Accessible :
- Sur le forfait Basic : directement dans le menu de navigation à gauche
- Sur les forfaits Smart et supérieurs : via Tâches > Revue de documents
Les factures et reçus ajoutés manuellement aux transactions depuis votre Compte pro > Transactions n'apparaissent pas dans votre espace Factures fournisseurs.
Comment payer et associer mes factures ?
Depuis l'onglet À payer, cliquez sur une facture pour consulter les informations extraites automatiquement. Vérifiez que les détails (fournisseur, IBAN, montant) sont corrects avant de continuer. Deux options sont alors disponibles :
Indiquer comme payée : si la facture a déjà été réglée, sélectionnez la transaction correspondante parmi les suggestions automatiques de Qonto, recherchez-la manuellement via la barre de recherche, ou cliquez sur Continuer sans transaction si le paiement a été effectué en dehors de Qonto.
💡 Depuis la section Transactions, vous pouvez également rechercher des factures en utilisant l'option Rechercher sur Qonto.
Effectuer un virement : Qonto vous redirige vers le processus de virement (SEPA, international, instantané ou programmé). Jusqu'à l'exécution du virement, la facture reste dans l'onglet Paiements programmés.
💡 Les clients éligibles peuvent également utiliser l'option Paiement fractionné pour financer le paiement de leurs factures.
Paiements groupés : sélectionnez plusieurs factures impayées en cochant les cases correspondantes, cliquez sur Payer, vérifiez le récapitulatif consolidé et confirmez tous les paiements en une seule action. Qonto associe automatiquement chaque facture à la transaction correspondante.
⚠️ Vous ne pouvez pas effectuer de virements groupés en dehors de la section Factures fournisseurs, payer par carte, ni configurer des prélèvements SEPA.
Pour annuler une association existante, retrouvez la facture dans l'onglet Terminées, ouvrez-la et cliquez sur X pour supprimer la transaction liée.
Pour les avoirs fournisseurs, Qonto associe automatiquement l'avoir à la transaction correspondante et le déplace vers l'onglet Terminées. En l'absence d'association automatique, cliquez sur "..." à côté de la ligne et sélectionnez Associer une transaction.
Comment gérer et organiser mes factures ?
Recherche et filtres : filtrez vos factures par fournisseur, date d'échéance (échues ou à venir), doublons, documents non reconnus comme factures, ou détails manquants. Utilisez la barre de recherche pour effectuer une recherche par nom de fournisseur ou numéro de facture. Cliquez sur les en-têtes de colonne (Fournisseur, Statut, Date d'échéance) pour trier.
Éviter les doublons : lors de l'importation, Qonto signale automatiquement les doublons potentiels. Cliquez sur Vérifier vos factures dans la notification pour comparer les documents et décider de les conserver ou de les supprimer.
Supprimer une facture : cliquez sur l'icône 🗑 en haut à droite de la facture pour la supprimer depuis n'importe quel onglet.
⚠️ La suppression n'est pas possible si un paiement est programmé ou si une auto-facture a déjà été générée. Annulez d'abord le paiement programmé.
Gérer vos fournisseurs : depuis Factures fournisseurs > Liste des fournisseurs, retrouvez, modifiez ou archivez vos fournisseurs.
Cliquez sur un fournisseur pour ouvrir son profil et accéder aux options Modifier ou Archiver.
Que faire en cas de problème ?
Je souhaite ajouter un avis de paiement comme facture fournisseur. Les avis de paiement ne sont pas reconnus comme des factures par notre système. Effectuez d'abord le virement correspondant, puis ajoutez manuellement l'avis de paiement comme document justificatif sur la transaction depuis Compte pro > Transactions.
Ma facture est libellée dans une devise non prise en charge par Qonto. Le paiement direct depuis la section Factures fournisseurs n'est pas possible. Demandez à votre fournisseur une version dans une devise acceptée et procédez via un virement international. Retrouvez la liste des devises acceptées dans cet article.