Concentrez votre temps uniquement sur les dépenses qui comptent. Offrez-vous de la souplesse et gardez le contrôle uniquement sur l'essentiel. Simplifiez la gestion de vos dépenses grâce à des contrôles avancés. Optimisez le temps de votre équipe en vous concentrant sur les dépenses importantes, tout en conservant souplesse et contrôle là où c'est le plus utile.
Ce module est réservé aux Titulaires et aux Admins. Il est accessible depuis 💻 le web et 📱 l'application mobile, pour les clients des forfaits Essential, Business et Enterprise.
Contrôle des dépenses d'équipe vous donne un contrôle avancé sur les dépenses de vos équipes. Voici ce qui est inclus gratuitement dans votre forfait et ce qui nécessite le module :
| Fonctionnalité | Disponibilité |
|---|---|
| Paramètres de base de la carte (limites de paiement quotidiennes, limites de paiement par transaction) | Gratuit, tous les forfaits |
| Cartes virtuelles, cartes publicité en ligne et cartes éphémères illimitées | Gratuit avec les forfaits Business et Enterprise (Essential : 50 cartes gratuites, 1 € par carte supplémentaire) |
| Rôle Collaborateur illimité | Gratuit, tous les forfaits |
| Permissions du rôle Basic Manager (invitation de membres, création de cartes) | Gratuit à partir du forfait Essential |
| Permissions avancées du rôle Manager | Module Contrôle des dépenses d'équipe |
| Paramètres avancés de la carte (catégories de dépenses, jours d'utilisation) | Module Contrôle des dépenses d'équipe |
| Notes de frais | Gratuit à partir du forfait Essential |
| Circuits de validation personnalisés, y compris la politique de double validation 4 yeux | Module Contrôle des dépenses d'équipe |
| Gestion des budgets pour les équipes | Gratuit à partir du forfait Essential |
| Centralisation des reçus (Google Drive, import en masse, transfert de reçus) | Gratuit, tous les forfaits |
| Frais kilométriques | Gratuit, tous les forfaits |
| Scan des reçus | Gratuit, tous les forfaits |
| Intégration SIRH continue | Module Contrôle des dépenses d'équipe |
| Rappel de reçu manquant / règles personnalisées pour bloquer la carte en cas de reçus manquants | Module Contrôle des dépenses d'équipe |
| Remboursement de dépenses personnelles | Gratuit, tous les forfaits |
| Intégration SIRH, configuration ponctuelle | Module Contrôle des dépenses d'équipe |
| Gestion des abonnements (suivi centralisé, notifications, historique) | Gratuit avec les forfaits Premium et Enterprise |
Combien coûte le module Contrôle des dépenses d'équipe ?
Le module est proposé à 49 € par mois facturés mensuellement, ou à 39 € par mois facturés annuellement (hors TVA).
Il est disponible pour les forfaits Team (Essential, Business et Enterprise).
Quelle est la différence entre les rôles Basic Manager et Manager ?
Le module introduit le rôle Manager, qui complète les permissions déjà incluses dans le rôle Basic Manager.
Les rôles Basic Manager et Manager suivent le même parcours de configuration : choisissez un type d'accès (équipe uniquement ou ensemble de l'entreprise), puis configurez les permissions de compte, de paiement et d'équipe. Le rôle Manager donne accès à davantage de contrôles délégables.
Le Basic Manager (inclus dans les forfaits éligibles) peut se voir accorder les permissions suivantes :
- Accéder uniquement aux transactions de l'équipe, ou à celles de toute l'entreprise [Personnalisable]
- Gérer les clients et les factures clients [Personnalisable]
- Créer, supprimer et modifier des cartes, et examiner les demandes de carte [Personnalisable]
- Effectuer des virements et des remboursements [Personnalisable]
- Gérer les fournisseurs et les factures fournisseurs [Personnalisable]
- Inviter des membres de l'équipe en tant que Collaborateurs [Personnalisable]
Le Manager (nécessite le module Contrôle des dépenses d'équipe) dispose de toutes les permissions du Basic Manager, ainsi que de permissions supplémentaires :
- Consulter le solde et l'IBAN de comptes sélectionnés, et télécharger les relevés de compte [Personnalisable]
- Gérer la comptabilité [Personnalisable]
- Activer et suspendre des mandats de prélèvement automatique [Personnalisable]
- Déposer des chèques [Personnalisable]
Remarque : lorsque vous ajoutez Contrôle des dépenses d'équipe, les Basic Managers deviennent automatiquement éligibles aux permissions de Manager, mais leurs permissions doivent être mises à jour manuellement.
☝️ La différence entre les rôles réside dans l'étendue des permissions délégables. Le rôle Manager donne accès à la comptabilité, aux soldes et aux IBAN des comptes, aux mandats de prélèvement automatique et au dépôt de chèques, des options qui ne sont pas disponibles pour le Basic Manager.
Qu'est-ce qu'un circuit de validation ?
Un circuit de validation est un processus structuré qui gère les demandes de dépenses, de leur création à la décision finale. Il vous permet de définir qui doit examiner et valider certains types de dépenses, comme les virements, les factures fournisseurs ou les demandes de remboursement, avant leur exécution.
Vous pouvez gérer plusieurs circuits de validation, adaptés à différentes équipes, à différents seuils ou à différents types de dépenses. Chaque circuit définit les validateurs, l'ordre de vérification et les conditions qui le déclenchent.
Pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire à vos circuits de validation, vous pouvez aussi activer la politique de double validation 4 yeux (voir la section suivante).
Pour savoir comment la configurer, consultez notre article dédié.
Qu'est-ce que la politique de double validation 4 yeux ?
La politique de double validation 4 yeux est un contrôle de sécurité qui garantit qu'une même personne ne peut pas à la fois préparer et exécuter un paiement, pas même un Titulaire ou un Admin.
Cette fonctionnalité est disponible avec le module Contrôle des dépenses d'équipe.
Elle fonctionne en complément de votre circuit de validation : le circuit de validation gère la validation métier (examen et validation d'une demande), tandis que la politique 4 yeux garantit qu'une seconde personne valide toujours l'exécution finale du paiement. La personne qui initie ou prépare un paiement ne peut jamais être celle qui l'exécute.
Cette politique s'applique aux :
- Virements
- Factures fournisseurs
- Notes de frais
Comment fonctionne la gestion des budgets ?
- Allouer un budget à chaque équipe
- Ouvrir des comptes dédiés avec des IBAN spécifiques
- Suivre les dépenses par équipe, par projet ou par catégorie de dépenses
- Suivre l'utilisation du budget en temps réel
La gestion des budgets pour les équipes est incluse à partir du forfait Essential.
Que se passe-t-il si je supprime le module ?
La suppression du module n'affecte pas l'accès aux fonctionnalités standard de Qonto : votre compte continue de fonctionner normalement. Vous perdez l'accès aux fonctionnalités exclusives de Contrôle des dépenses d'équipe (paramètres avancés de la carte, circuits de validation personnalisés, permissions avancées de Manager, blocage automatique en cas de reçus manquants, intégrations SIRH).
Voici ce qui change lorsque vous supprimez le module :
- Les circuits de validation sont suspendus et repassent au format standard
- Les permissions de Manager reviennent au niveau Basic Manager
- Les intégrations SIRH et les règles sur les reçus manquants sont désactivées
Si vous êtes facturé mensuellement, vous pouvez supprimer le module à tout moment et en perdre l'accès au début de votre prochain cycle de facturation. Si vous êtes facturé annuellement, les fonctionnalités restent actives jusqu'à la fin de votre période de facturation, sans remboursement en cours de période.
Pour gérer votre module, rendez-vous dans :
- 💻 Web : Paramètres > Facturation et factures (sous Organisation), puis sélectionnez le module
- 📱 Mobile : Menu > Paramètres > Forfait (sous Organisation), puis sélectionnez le module