Comment migrer votre facturation vers Qonto ?

Migrer votre facturation vers Qonto est désormais plus facile que jamais ! Que vous ayez besoin d'importer vos clients, vos produits et services, ou vos factures passées, nous avons développé des solutions pour assurer une transition en douceur.

Ce guide explique comment importer manuellement ou automatiquement vos données dans Qonto. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les forfaits, depuis la version web 🖥️ de votre application Qonto. 

Comment fonctionne le processus d'importation ?

Factures passées

Vous pouvez importer vos factures passées soit en :

• Les important directement dans la section Factures clients au format PDF, PNG ou JPEG, ou :
• Connectant une intégration de facturation pour importer automatiquement vos 50 dernières factures clients.

Clients

Vous pouvez importer votre liste de clients soit en :

1. Téléchargeant un fichier au format CSV, XLSX ou XLS (jusqu'à 5 Mo) via la section Liste des clients, ou
2. Connectant une intégration de facturation pour une importation automatisée. Il s'agit d'une migration ponctuelle, et non d'une synchronisation. Vous pouvez effectuer la migration plusieurs fois, mais ce n'est pas une synchronisation en temps réel.

Produits et services

Actuellement, ceux-ci peuvent uniquement être importés en téléchargeant un fichier au format CSV, XLSX ou XLS (jusqu'à 5 Mo).

⚠️ Remarque : Pour l'importation de vos clients ou produits / services, nous vous enverrons un e-mail confirmant si l'importation a été totalement ou partiellement réussie, en détaillant les lignes ou détails qui n'ont pas pu être importés.

Comment importer vos données ?

Importer des factures clients passées

Option 1 : Manuel

1. Cliquez sur Importer des éléments en haut à droite de la page Factures clients dans votre section Factures, ou par glisser-déposer.
2. Téléchargez votre fichier (formats PDF, PNG ou JPEG).

Option 2 : Intégration avec des outils de facturation

Depuis la section Factures clients :

1. Cliquez sur le bouton Activer les intégrations et outils 🔌

2. Appuyez sur Importer clients et factures clients

3. Parcourez et sélectionnez l'intégration que vous utilisez parmi les outils pris en charge (Axonaut, Chargebee, Evoliz, Factomos, Horus, Hubspot, Microsoft Dynamics Business Central, Odoo, Sellsy, VosFactures, Zoho Invoice).

   💡 Qonto travaille continuellement à l'ajout de nouvelles intégrations. Si votre outil n'est pas répertorié, faites-le nous savoir dans la section Intégrations et Partenariats de votre application !

4. Saisissez vos identifiants pour l'outil d'intégration afin d'établir la connexion.

5. Gérez les clients et factures importés.

Notez qu'il s'agit d'une migration ponctuelle, et non d'une synchronisation. Vous pouvez effectuer la migration plusieurs fois, mais ce n'est pas une synchronisation en temps réel (uniquement disponible avec le module complémentaire AR).

Importer des clients

Option 1 : Téléchargement de fichier

1. Cliquez sur Importer des clients en haut à droite de la page Liste des clients dans votre section Factures.
2. Choisissez Par téléchargement de fichier et glissez votre fichier au format CSV, XLSX ou XLS (jusqu'à 5 Mo) dans la zone désignée, ou sélectionnez-le depuis votre ordinateur.
3. Assurez-vous que votre fichier inclut une colonne avec les noms d'entreprise ou les prénoms et noms de vos clients. C'est obligatoire. 💡 Astuce : Vérifiez vos données avant de les télécharger pour éviter les lignes vides ou les colonnes mal alignées.
4. Vérifiez et associez les colonnes de votre fichier aux champs de Qonto à l'aide des menus déroulants fournis. Les champs pris en charge incluent :
   • Nom de l'entreprise
   • Prénom, Nom
   • Adresse e-mail
   • Numéro de téléphone
   • Adresse
5. Confirmez l'importation. Si certaines lignes ne peuvent pas être importées en raison de données manquantes, nous vous en informerons par e-mail.

Option 2 : Intégration avec des outils de facturation

Depuis la section Liste des clients :

1. Cliquez sur Importer des clients > Par intégration et sélectionnez un outil pris en charge dans la liste : Axonaut, Chargebee, Evoliz, Factomos, Horus, Hubspot, Microsoft Dynamics Business Central, Odoo, Sellsy, VosFactures, Zoho Invoice.
   💡 Qonto travaille continuellement à l'ajout de nouvelles intégrations. Si votre outil n'est pas répertorié, faites-le nous savoir dans la section Intégrations et Partenariats de votre application !
2. Suivez le processus de connexion et autorisez l'intégration.
3. Une fois la connexion établie, votre liste de clients sera synchronisée automatiquement.

Notez qu'il s'agit d'une migration ponctuelle, et non d'une synchronisation. Vous pouvez effectuer la migration plusieurs fois, mais ce n'est pas une synchronisation en temps réel (uniquement disponible avec le module complémentaire AR).

Importer des produits et services

1. Cliquez sur Importer des éléments en haut à droite de la page Produits et services dans votre section Factures.
2. Téléchargez votre fichier (format CSV, XLSX ou XLS, max. 5 Mo).
3. Vérifiez que le fichier inclut une colonne avec le nom de chaque élément (obligatoire).
4. Associez les colonnes de votre fichier aux champs de Qonto, tels que :
   • Nom de l'élément
   • Description
   • Prix unitaire
5. Confirmez l'importation. Les lignes avec des données manquantes (par exemple, les noms d'éléments) ne seront pas importées, et nous vous en informerons par e-mail.

Que se passe-t-il si mon importation n'est que partiellement réussie ?

Vous recevrez un e-mail avec des détails sur les lignes ou champs qui n'ont pas pu être importés. Vous pouvez corriger le fichier et essayer de réimporter les données manquantes.

Comment puis-je importer des données depuis mon outil actuel ?

Vous pouvez exporter un fichier csv, xlsx ou xls depuis votre outil ou via les intégrations prises en charge. Si votre outil de facturation actuel n'est pas répertorié, vous pouvez exporter manuellement vos factures sous forme de fichier et les télécharger dans Qonto.

Pourquoi ne puis-je pas récupérer ou synchroniser automatiquement les factures depuis mon outil actuel ?

La synchronisation régulière est disponible uniquement pour les utilisateurs disposant du module complémentaire Comptes Clients (AR). Si votre outil ne prend pas encore en charge la synchronisation, n'hésitez pas à le recommander dans la section Intégrations et Partenariats de votre application.

Puis-je télécharger mes listes de clients ou d'éléments depuis d'autres outils ?

Oui, la plupart des outils de facturation prennent en charge l'exportation CSV. Le bouton d'exportation se trouve généralement dans la même section que la liste des clients ou des éléments. Vous pouvez consulter leur documentation ou contacter leur support pour obtenir de l'aide.