Comment migrer votre facturation vers Qonto ?

Migrer votre facturation vers Qonto n'a jamais été aussi simple ! Que vous ayez besoin d'importer vos clients, vos produits et services, ou vos factures passées, nous avons développé des solutions pour vous garantir une transition en douceur.

Ce guide explique comment importer vos données dans Qonto, manuellement ou automatiquement. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les forfaits, depuis la version web 🖥️ de votre application Qonto. 

Comment fonctionne le processus d'import ?

Factures passées

Vous pouvez importer vos factures passées des façons suivantes :

• en les important directement dans la section Factures clients au format PDF, PNG ou JPEG, ou :
• en connectant une intégration de facturation pour importer automatiquement vos 50 dernières factures clients.
• en utilisant l'Opérateur (l'assistant IA intégré à Qonto) pour un import guidé directement dans l'application, ou en connectant l'agent IA de votre choix, comme Claude, via Qonto MCP pour une migration en toute autonomie.

💡 Si vous émettez déjà des factures électroniques, Qonto accepte également les formats ZUGFeRD et XRechnung  lors de l'import de vos factures passées.

Clients

Vous pouvez importer votre liste des clients de deux façons :

• en important un fichier au format CSV, XLSX ou XLS (5 Mo maximum) depuis la section Liste des clients , ou
• en connectant une intégration de facturation pour un import automatisé. Il s'agit d'une migration ponctuelle, et non d'une synchronisation. Vous pouvez effectuer cette migration plusieurs fois ; il ne s'agit toutefois pas d'une synchronisation en temps réel.

💡 Lorsque vous importez des factures manuellement, Qonto détecte également les clients qui y sont mentionnés et vous suggère de les ajouter la prochaine fois que vous créez une facture. Vous n'avez donc peut-être pas besoin d'importer ces clients séparément.

Produits et services

Pour le moment, ces éléments ne peuvent être importés qu'en important un fichier au format CSV, XLSX ou XLS (5 Mo maximum) depuis la section Produits et services .

⚠️ Remarque : pour l'import de vos clients comme de vos produits et services, nous vous enverrons un e-mail confirmant si l'import a été totalement ou partiellement réussi, en détaillant les lignes ou informations qui n'ont pas pu être importées.

Comment importer mes données ?

Importer vos factures clients passées

Option 1 : manuel

1. Cliquez sur Importer des éléments en haut à droite de la page Factures clients, dans votre section Factures, ou glissez-déposez votre fichier.
2. Importez votre fichier (formats PDF, PNG ou JPEG).
3. Qonto vérifie automatiquement votre fichier par rapport à vos transactions existantes. Si nous trouvons un paiement correspondant, le statut de la facture est mis à jour automatiquement. Si nous repérons un client dans votre fichier, nous vous suggérerons également de l'ajouter à votre liste des clients la prochaine fois que vous créez une facture, en un clic.

Option 2 : intégration avec des outils de facturation

Depuis la section Factures clients :

1. Cliquez sur le bouton Activer les intégrations et outils 🔌
2. Appuyez sur Importer les clients et les factures clients

3. Parcourez la liste et sélectionnez l'intégration que vous utilisez parmi les outils pris en charge : Chargebee, Evoliz (Sync), Sellsy, Zoho Invoice (Migrate).

   💡 Qonto travaille en continu à l'ajout de nouvelles intégrations. Si votre outil n'apparaît pas dans la liste, faites-le-nous savoir dans la section Intégrations et partenariats de votre application !

4. Saisissez vos identifiants de connexion pour l'outil d'intégration afin d'établir la connexion.
5. Gérez les clients et les factures importés.

Notez qu'il s'agit d'une migration ponctuelle, et non d'une synchronisation. Vous pouvez effectuer cette migration plusieurs fois ; il ne s'agit toutefois pas d'une synchronisation en temps réel (fonctionnalité réservée au module Factures clients Plus).

Option 3 : utiliser un assistant IA

Vous préférez laisser l'IA s'en occuper pour vous ? Deux options s'offrent à vous :

• L'Opérateur, l'assistant IA intégré à Qonto. Ouvrez une conversation directement dans votre application Qonto et indiquez-lui ce dont vous avez besoin. Aucune configuration n'est nécessaire, et il vous guide à travers la migration étape par étape.
• Votre propre agent IA, via Qonto MCP. Le MCP (Model Context Protocol) permet de connecter en toute sécurité un assistant IA, comme Claude, à votre compte Qonto. Une fois la connexion établie, vous pouvez effectuer la migration directement depuis l'agent IA de votre choix : décrivez simplement ce que vous souhaitez en langage naturel (par exemple, « importe ces clients à partir de ce fichier »), et il se charge du reste.

Importer vos clients

Option 1 : import de fichier

1. Cliquez sur Importer des clients en haut à droite de la page dans votre section Factures.
2. Choisissez Import de fichier et glissez votre fichier au format CSV, XLSX ou XLS (5 Mo maximum) dans la zone prévue à cet effet, ou sélectionnez-le depuis votre ordinateur.
3. Assurez-vous que votre fichier comporte une colonne avec le nom de l'entreprise ou le prénom et le nom de vos clients. C'est obligatoire. 💡 Astuce : vérifiez vos données avant l'import pour éviter les lignes vides ou les colonnes mal associées.
4. Vérifiez et associez les colonnes de votre fichier aux champs de Qonto à l'aide des menus déroulants proposés. Les champs pris en charge sont les suivants :
   • Nom de l'entreprise
   • Prénom, Nom
   • Adresse e-mail
   • Adresse
5. Confirmez l'import. Si certaines lignes ne peuvent pas être importées en raison de données manquantes, nous vous en informerons par e-mail.

Option 2 : intégration avec des outils de facturation

Depuis la section Liste des clients :

1. Cliquez sur Importer des clients > Par intégration et sélectionnez un outil pris en charge dans la liste : Axonaut, Chargebee, Evoliz, Factomos, Horus, Hubspot, Microsoft Dynamics Business Central, Odoo, Sellsy, VosFactures, Zoho Invoice.
   💡 Qonto travaille en continu à l'ajout de nouvelles intégrations. Si votre outil n'apparaît pas dans la liste, faites-le-nous savoir dans la section Intégrations et partenariats de votre application !
2. Suivez le parcours de connexion et autorisez l'intégration.
3. Une fois la connexion établie, votre liste des clients sera synchronisée automatiquement.

Notez qu'il s'agit d'une migration ponctuelle, et non d'une synchronisation. Vous pouvez effectuer cette migration plusieurs fois ; il ne s'agit toutefois pas d'une synchronisation en temps réel (fonctionnalité réservée au module Factures clients Plus).

Importer vos produits et services

1. Cliquez sur Importer des articles en haut à droite de la page dans votre section Factures.
2. Importez votre fichier (format CSV, XLSX ou XLS, 5 Mo maximum).
3. Vérifiez que le fichier comporte une colonne avec le nom de chaque article (obligatoire).
4. Associez les colonnes de votre fichier aux champs de Qonto, tels que :
   • Nom de l'article
   • Description
   • Prix unitaire
5. Confirmez l'import. Les lignes comportant des données manquantes (par exemple, le nom de l'article) ne seront pas importées, et nous vous en informerons par e-mail.

Que se passe-t-il si mon import n'est que partiellement réussi ?

Vous recevrez un e-mail détaillant les lignes ou les champs qui n'ont pas pu être importés. Vous pouvez corriger le fichier et réessayer d'importer les données manquantes.

Comment puis-je importer des données depuis mon outil actuel ?

Vous pouvez exporter un fichier CSV, XLSX ou XLS depuis votre outil, ou via les intégrations prises en charge. Si votre outil de facturation actuel n'apparaît pas dans la liste, vous pouvez exporter manuellement vos factures sous forme de fichier et les importer dans Qonto. Vous pouvez également utiliser l'Opérateur ou votre propre agent IA via Qonto MCP pour effectuer l'import directement à votre place, sans même avoir besoin de fichier d'export.

Pourquoi ne puis-je pas récupérer ou synchroniser automatiquement mes factures depuis mon outil actuel ?

La synchronisation régulière est disponible uniquement pour les utilisateurs disposant du module Factures clients Plus (modue complémentaire). Si votre outil ne prend pas encore en charge la synchronisation, n'hésitez pas à le recommander dans la section Intégrations et partenariats  de votre application.

Puis-je télécharger mes listes de clients ou d'articles depuis d'autres outils ?

Oui, la plupart des outils de facturation permettent l'export au format CSV. Le bouton d'export se trouve généralement dans la même section que la liste des clients ou des articles. Vous pouvez consulter leur documentation ou contacter leur support pour obtenir de l'aide.