Si vous souhaitez centraliser vos factures clients en un seul endroit pour faciliter la comptabilité, la gestion comptable et la gestion de trésorerie, Qonto offre un moyen simple de télécharger et stocker toutes les factures clients et documents. Cette fonctionnalité vous permet d'importer des factures clients ou des factures de créances dans Qonto afin d'accélérer la comptabilité et faciliter un meilleur suivi des revenus.
Cette fonctionnalité est disponible pour tous les forfaits.
L'import de factures est disponible uniquement depuis l'application web.
Depuis l'application mobile, vous pouvez modifier et rapprocher des factures déjà importées, mais vous ne pouvez pas en importer de nouvelles.
Comment puis-je télécharger des factures clients dans mon application Qonto ?
Seuls les Titulaires, Admins et Managers peuvent télécharger des factures. Pour ce faire, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
- Accédez à la section Factures
- Cliquez sur le bouton Télécharger des factures en haut à droite
- Parcourez et sélectionnez les factures que vous souhaitez importer.
Les factures seront automatiquement traitées et rapprochées d'une transaction pertinente si elle existe. Si le traitement automatique ne parvient pas à trouver une correspondance, vous pouvez également rapprocher manuellement votre facture téléchargée avec des transactions de votre compte Qonto.
Puis-je importer automatiquement mes factures depuis un autre outil ?
Oui, c'est possible grâce à Chift, une intégration puissante qui vous permet de lier n'importe quel outil de facturation tel que Stripe par exemple à votre compte Qonto.
Cela vous permettra d'importer votre liste de clients, vos factures clients historiques provenant d'autres services, dans votre application Qonto.
Comment configurer l'automatisation avec Chift ?
Pour importer et/ou synchroniser vos factures clients, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
- Accédez à la section Ventes > Factures clients
- Cliquez sur le bouton Activer les intégrations et outils 🔌
- Appuyez sur Importer les clients et factures clients
- Parcourez et sélectionnez l'intégration que vous utilisez, appuyez sur Connecter
- Saisissez vos identifiants de connexion pour l'outil d'intégration afin d'établir la connexion.
- Sélectionnez la plage de dates pour votre import de factures.
- Gérez les factures importées, y compris le rapprochement automatique avec les transactions (lorsque disponible) et l'envoi de rappels de paiement.
Si vous avez un forfait Business ou Enterprise, vous pouvez synchroniser les factures vers Qonto et les importer au fur et à mesure qu'elles sont créées depuis les outils connectés.
Combien de factures puis-je importer automatiquement avec Chift ?
- Pour les forfaits Business et Enterprise, vous pouvez importer un nombre illimité de factures.
- Pour tous les autres forfaits, la limite de factures importées automatiquement est de 50. Une fois ce nombre atteint, vous pourrez télécharger de nouvelles factures directement depuis l'application Qonto.
Quels formats de fichiers sont acceptés ?
Vous pouvez importer des factures aux formats PDF, PNG ou JPEG.
Puis-je être payé via une facture importée ?
Oui, vous pouvez être payé via une facture importée. Une fois que vous avez téléchargé une facture, vous avez deux options pour l'envoyer à votre client et collecter le paiement :
Envoyer la facture sans paiement en ligne
Pour envoyer votre facture importée à un client, ouvrez-la simplement depuis la section Factures clients, ajoutez les détails de votre client et de la facture, puis envoyez-la.
👆 Pour les clients d'entreprises basées en France 🇫🇷 qui importent des factures électroniques (uniquement au format Factur-X, UBL ou CII), vous avez la possibilité de les envoyer également au Portail Public de Facturation.
Envoyer la facture avec paiement en ligne
Si vous souhaitez faciliter le paiement pour votre client, vous pouvez activer les modes de paiement en ligne. Après avoir ouvert votre facture importée et ajouté les détails nécessaires, sélectionnez Ajouter des modes de paiement en ligne et choisissez d'activer le paiement par carte ou une autre option comme Apple Pay ou PayPal.
Une fois que vous envoyez la facture, elle apparaîtra dans l'onglet En attente. Lorsque votre client effectue le paiement et que la transaction correspondante est réalisée, le système mettra automatiquement à jour le statut en Payé et déplacera la facture dans l'onglet Terminé.
Le paiement par carte peut ne pas être disponible selon le montant de la facture.
Puis-je créer un avoir sur une facture importée ?
Il n'est pas possible de créer un avoir directement sur une facture importée. Pour contourner cette limitation, vous pouvez recréer la facture depuis votre interface Qonto, puis ajouter un avoir depuis cette nouvelle facture.
Comment puis-je optimiser mon import de factures ?
- Importer par lots : pour de gros volumes, privilégiez des lots de 10 à 20 fichiers pour un traitement optimal.
- Utiliser un navigateur à jour : Chrome, Safari ou Firefox offrent la meilleure expérience.
- Désactiver les extensions telles que les bloqueurs de publicités, ou utiliser la navigation privée pour éviter les interférences.
Si vous importez régulièrement un grand nombre de factures, envisagez de connecter votre outil de facturation via Chift pour automatiser l'import.Puis-je télécharger d'autres fichiers que des factures, comme des devis ou des avoirs ?
Vous ne pouvez pas importer de devis, mais vous pouvez importer des avoirs, qui seront traités et rapprochés d'une transaction, si elle existe, comme une facture importée.
Où puis-je trouver mes factures téléchargées qui n'ont pas été rapprochées d'une transaction ?
Ces factures apparaîtront dans la section En attente de l'onglet Factures clients. De là, vous pouvez manuellement marquer la facture comme payée une fois qu'un paiement a été effectué, ce qui déplacera la facture dans la section Terminé.