Comment configurer une facture récurrente ?

Vous pouvez désormais facilement configurer et créer des factures récurrentes automatiques pour vos clients à une fréquence spécifique (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, annuelle ou fréquence personnalisée) directement depuis votre compte Qonto pour rendre votre processus de facturation plus efficace et moins chronophage.

À partir du 01/10, ces fonctionnalités sont disponibles avec l'add-on Facturation client

selon la nouvelle tarification (plus de détails ici) et sont accessibles via l'💻 application web par les Titulaires et Admins.

Remarque : Les utilisateurs sur appareils mobiles pourront voir la note d'information indiquant : "Cette facture a été créée automatiquement dans le cadre d'une facture récurrente."

Configurer votre facture récurrente

Vous pouvez créer une facture récurrente de deux façons :

1. Depuis Factures > section Factures clients > cliquez sur "Nouvelle facture" et marquez-la comme récurrente
2. Depuis Factures > section Factures récurrentes > cliquez sur "Nouvelle facture"

Lors de la configuration d'une facture récurrente, vous devez sélectionner :

• Récurrence : Récurrente
• Date de début : ceci indique le début de la récurrence. La date de début peut être dans le futur. Si vous sélectionnez une date de début dans le futur, la première facture sera créée à cette date, avec une date d'émission dans le futur et elle sera envoyée à la date future. Les factures suivantes seront créées en fonction de la récurrence et de la date de début. Exemple : Si vous créez une facture récurrente mensuelle le 15 mars, avec une date de début au 1er avril : le 15 mars nous créerons la première facture avec une date d'émission au 1er avril, le 1er avril nous l'enverrons et le 1er mai nous créerons la deuxième facture
• Date de fin : ceci indique la fin de la récurrence (facultatif). Si vous ne sélectionnez pas de date de fin, les factures continueront d'être créées indéfiniment jusqu'à ce que vous décidiez de suspendre ou d'annuler la facture récurrente.
• Fréquence : Ceci indique à quelle fréquence les factures seront émises (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, annuelle ou personnalisée).
• Ajouter des données personnalisées : Les données personnalisées sont des chaînes de texte spéciales dans le contexte de la facturation qui remplissent automatiquement des informations spécifiques basées sur des règles ou variables prédéfinies. Ces données vous permettent de créer des factures qui s'adaptent à des données en constante évolution sans nécessiter de mises à jour manuelles. Plus de détails dans Comment utiliser les dates personnalisées ?
• Conditions de paiement : ceci indique la date d'échéance de chaque facture créée. Par exemple, si les conditions de paiement sont de 15 jours, chaque facture devra être payée dans les 15 jours suivant la date d'émission.
• Moyens de paiement : l'utilisateur peut choisir entre les paiements par carte bancaire, les paiements en ligne (Apple Pay, PayPal), le virement bancaire et, si vous êtes éligible, les prélèvements automatiques.
• Détails de l'e-mail : ici vous pouvez saisir l'adresse e-mail du destinataire (ou les adresses) ainsi que l'objet et le message de l'e-mail qui seront utilisés lorsque chaque facture sera automatiquement envoyée. Vous pouvez soit choisir de créer et envoyer automatiquement la facture à votre client, ce qui signifie que la facture sera générée et envoyée en utilisant le message prédéfini que vous avez choisi chaque fois que le calendrier récurrent se déclenche sans nécessiter d'intervention manuelle, soit opter pour enregistrer la facture en tant que brouillon, ce qui vous permet de revoir, ajuster les détails et modifier le contenu de l'e-mail avant que chaque facture ne soit effectivement envoyée à votre client. Vous serez notifié par e-mail une fois que le brouillon de facture est créé et prêt à être finalisé.
• Détails de paiement : tout comme avec les factures clients ponctuelles, vous pouvez choisir entre les paiements par carte bancaire, les paiements en ligne (Apple Pay, PayPal) et le virement bancaire. De plus si vous êtes éligible, pour l'encaissement par prélèvement automatique, vous pouvez activer l'option pour débiter automatiquement votre client. En savoir plus sur l'éligibilité.

Les factures individuelles créées à partir d'une facture récurrente seront listées avec les factures ponctuelles normales (section Factures clients ). Elles seront identifiées par une note d'information indiquant : "Cette facture a été créée automatiquement dans le cadre d'une facture récurrente."

💡 Le prélèvement automatique rend l'encaissement des paiements des factures récurrentes sans effort.

Voici comment cela fonctionne :

1. Configuration de l'encaissement automatique

Lorsque vous sélectionnez le prélèvement automatique comme méthode d'encaissement lors de la création de la facture, nous gérons automatiquement le processus d'encaissement pour vous - pas besoin de créer manuellement les encaissements pour les factures

2. Attribuer un mandat de prélèvement automatique

Lors de la création de la facture, vous serez invité à attribuer un mandat à l'encaissement par prélèvement automatique :

• Mandat existant : Si votre client a un ou plusieurs mandats actifs, ils apparaîtront dans le menu déroulant pour que vous puissiez les sélectionner.
• Nouveau mandat : Si aucun mandat actif n'existe, vous pouvez en créer un nouveau directement.

Important : L'encaissement ne commencera qu'après que votre client ait signé le mandat.

Quels sont les différents statuts de factures récurrentes et quelles actions puis-je effectuer ?

Les factures récurrentes ont 5 statuts :

• Active → il s'agit d'une facture récurrente actuellement en cours
• Suspendue → il s'agit d'une facture récurrente qui a été mise en pause
• Programmée → il s'agit d'une facture récurrente qui a une date de début dans le futur
• Terminée → il s'agit d'une facture récurrente qui s'est terminée
• Annulée → il s'agit d'une facture récurrente qui a été annulée

Vous ne pouvez effectuer certaines actions que si la facture récurrente a les statuts Active, Suspendue ou Programmée :

• Modifier → Vous pouvez modifier les factures récurrentes Actives, Suspendues ou Programmées .
• Suspendre → Vous pouvez suspendre les factures récurrentes Actives . Aucune facture ne sera créée tant qu'une facture récurrente est suspendue. À la date de fin, la facture récurrente passera à Terminée.
• Réactiver → Vous pouvez réactiver les factures récurrentes Suspendues . En réactivant une facture récurrente, nous reprendrons la création de factures.
• Annuler → Vous pouvez annuler les factures récurrentes Actives, Suspendues et Programmées . En annulant une facture récurrente, nous arrêtons de créer des factures.
• Vous pouvez également consulter toutes les factures créées à partir d'une facture récurrente et leur statut (Payée, À payer, Annulée) en cliquant sur la ligne du tableau et en ouvrant le panneau latéral droit.

Que dois-je prendre en compte lors de la gestion de mes factures récurrentes ?

⚠️ Important : Si vous devez mettre en pause une facture récurrente, vous devez l'annuler ou la suspendre la veille de l'émission de la prochaine facture. Cela vous évitera d'avoir à l'annuler manuellement.

• Si vous supprimez un client qui est utilisé sur une facture récurrente Active, Suspendue ou Programmée , nous marquerons cette facture récurrente comme Annulée.
• Si le compte de votre entreprise est fermé, toutes les factures récurrentes Actives, Suspendues ou Programmées seront marquées comme Annulées.

• Pour les factures récurrentes, nous appliquons une numérotation automatique. Cela signifie que, si vous avez une facture récurrente qui est Active, Suspendue ou Programmée, vous ne pourrez pas basculer entre la numérotation automatique et la numérotation manuelle quand vous voulez créer des factures ponctuelles ou des devis. Si vous n'avez pas de factures récurrentes ou si toutes les factures récurrentes sont Terminées ou Annulées, vous pourrez alors basculer à nouveau entre les deux modes de numérotation.

   

🇮🇹 Remarque : Pour les entreprises italiennes, les factures créées automatiquement dans le cadre d'une facture récurrente ne sont pas différentes des factures ponctuelles normales et sont donc transmises directement au SDI, pour se conformer aux exigences de facturation électronique pour l'Italie.