Pour conserver la maîtrise de vos comptes tout en déléguant les dépenses de l'équipe et le paiement des factures, vous pouvez utiliser des circuits de validation à plusieurs niveaux pour surveiller les montants importants à rembourser ou à payer avec des approbations personnalisables.
Cette fonctionnalité vous sera utile si vous avez besoin de déléguer des tâches comme les demandes de remboursement et le paiement des factures, garantissant que votre entreprise puisse évoluer sans risque de dépassement des dépenses et en appliquant votre propre politique de dépenses.
Cette fonctionnalité est disponible via les modules "Factures clients" et "Gestion des dépenses d'équipe".
Quels rôles peuvent configurer ce circuit de validation ?
Un Titulaire et un Admin peuvent le personnaliser, et ce uniquement sur l'application web.
Les rôles Collaborateur, Comptable et Manager (sans la permission de virements /remboursements) peuvent faire des demandes de virement pour validation.
Les Managers ayant les permission de virement et/ou de remboursement peuvent envoyer des demandes dans le circuit de validation.
Concernant les factures fournisseur, les rôles Managers et Collaborateurs peuvent seulement importer des factures et consulter leur statut.
Comment le personnaliser ?
Suivez les étapes ci-dessous pour gérer et contrôler efficacement les dépenses et paiements de votre entreprise grâce à un circuit de validation structuré, garantissant que chaque dépense soit correctement supervisée.
- Depuis votre ordinateur, cliquez sur Paramètres puis rendez-vous dans la section Réglages des outils et cliquez sur Circuits de validation.
- Sélectionnez le circuit de validation que vous souhaitez modifier, soit demande de virement, demande de remboursement ou demandes de paiement de factures fournisseurs puis cliquez sur Modifier le circuit de validation.
- Définissez les règles du circuit en commençant par définir les conditions (demandeur, montant ou fournisseur), puis en spécifiant les rôles/personne(s) qui peuvent approuver les demandes et effectuer le paiement final.
- Assignez le circuit : il sera assigné à tous les utilisateurs ayant soumis une demande (Employés, Managers et Comptables sans autorisation de virement ou de remboursement).
💡 Pour les entreprises basées en France, les règles de validation s'appliqueront également aux frais kilométriques.
| ✅ Ce que je peux faire | ❌ Ce que je ne peux pas faire | |
| Créer des règles de validation pour des demandes spécifiques (virement, remboursement et paiement de factures fournisseurs) | Vous ne pouvez pas approuver d'autres demandes (virement groupé, carte virtuelle, carte instantanée) | |
| Mettre en place plusieurs niveaux d'approbation | Vous ne pouvez pas créer plus d'un flux de validation par catégorie | |
| Configurez les règles de validation pour des fournisseurs ou demandeurs spécifiques | Les déclencheurs multi-conditions ne sont pas pris en charge | |
| Les notifications personnalisées ne peuvent pas être créées | ||
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