La fonctionnalité de remboursement de frais kilométriques est disponible avec le module Gestion des dépenses d'équipe.
La fonctionnalité de remboursement des frais kilométriques permet aux membres d’équipe de soumettre une demande de remboursement lorsqu'ils engagent des frais liés à l’utilisation de leur véhicule personnel, lors de déplacements professionnels.
Les demandes de remboursement peuvent être approuvées par les rôles Titulaires, Admins et Managers Avancés avec l’autorisation de virement activée.
Comment suis-je informé qu'une demande de remboursement de frais kilométriques a été soumise ?
Les Titulaires, Admins et les Managers Avancés avec l’autorisation de virement activée reçoivent un e-mail et une notification mobile dès qu'une nouvelle demande est soumise.
En savoir plus sur la personnalisation des notifications Qonto.
Comment puis-je approuver ou refuser une demande de remboursement de frais kilométriques ?
💻 Depuis un ordinateur
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Rendez-vous à la section Dépenses des équipes sur la gauche.
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Cliquez sur Remboursements, puis sélectionnez un frais kilométrique.
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Cliquez sur Payer par virement ou sur Refuser en indiquant une raison de refus.
📱 Depuis un téléphone portable
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Ouvrez l'application Qonto sur votre mobile.
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Cliquez sur Demandes, puis sélectionnez un frais kilométrique.
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Cliquez sur Payer par virement ou sur Refuser en indiquant une raison de refus.
Une fois la demande approuvée, le demandeur recevra un remboursement instantané.
💡 Le montant des dépenses est automatiquement saisi grâce aux taux prédéfinis de notre système de calcul, en fonction du trajet et des informations du véhicules que vous aurez fournis à l’étape précédente. Le demandeur ne peut pas modifier manuellement ce montant.
Toutes les demandes de remboursement peuvent faire partie d'un circuit de validation personnalisable. Cliquez sur Comment personnaliser le circuit de validation pour les demandes de virement et de remboursement ? afin d’en savoir plus sur la personnalisation des circuits de validation, permettant de garder la maîtrise des montants importants à rembourser ou à payer grâce à des approbations personnalisables.
En tant que Titulaire, Admin et Manager Avancé avec l’autorisation de virement activée, comment puis-je être remboursé ?
Pour obtenir le remboursement de leurs frais kilométriques, les Titulaires, Admins et Managers Avancés avec l’autorisation de virement activée peuvent suivre exactement les mêmes étapes que celles indiquées plus haut. Ensuite, il leur suffira d’approuver leur propre demande. Ils recevront alors un virement instantané.