Comment personnaliser le circuit de validation des demandes de virement, remboursement et paiement de factures fournisseur ?

Pour conserver la maîtrise de vos comptes tout en déléguant les dépenses de l'équipe et le paiement des factures, vous pouvez utiliser des circuits de validation et une politique de double validation (4 yeux) à plusieurs niveaux pour surveiller les montants importants à rembourser ou à payer avec des approbations personnalisables.

Cette fonctionnalité vous sera utile si vous avez besoin de déléguer des tâches comme les demandes de remboursement et le paiement des factures, garantissant que votre entreprise puisse évoluer sans risque de dépassement des dépenses et en appliquant votre propre politique de dépenses.

Cette fonctionnalité est disponible via les modules "Factures clients" et "Gestion des dépenses d'équipe".
 

Quels rôles peuvent configurer ce circuit de validation ?

Un Titulaire et un Admin peuvent le personnaliser, et ce uniquement sur l'application web.

Les rôles Collaborateur, Comptable et Manager (sans la permission de virements /remboursements) peuvent faire des demandes de virement pour validation.

Les Managers ayant les permission de virement et/ou de remboursement peuvent envoyer des demandes dans le circuit de validation.
 

Concernant les factures fournisseur, les rôles Managers et Collaborateurs peuvent seulement importer des factures et consulter leur statut.

Comment le personnaliser ?

Suivez les étapes ci-dessous pour gérer et contrôler efficacement les dépenses et paiements de votre entreprise grâce à un circuit de validation structuré, garantissant que chaque dépense soit correctement supervisée.

• Depuis votre ordinateur, cliquez sur Paramètres puis rendez-vous dans la section Réglages des outils et cliquez sur Circuits de validation.
• Sélectionnez le circuit de validation que vous souhaitez modifier, soit demande de virement, demande de remboursement ou demandes de paiement de factures fournisseurs puis cliquez sur Modifier le circuit de validation.
• Définissez les règles du circuit de validation : définissez les règles du circuit de validation en commençant par définir le déclencheur (demandeur, montant ou fournisseur), puis en spécifiant les rôles/personne(s) qui peuvent examiner et approuver la demande (validation métier), et enfin qui peut exécuter le paiement (autorisation de virement).
• Ces deux étapes peuvent être configurées de manière indépendante et, si la politique de double validation (4 yeux) est activée, doivent être effectuées par des personnes différentes
• Assignez le circuit : il sera assigné à tous les utilisateurs ayant soumis une demande (Employés, Managers et Comptables sans autorisation de virement ou de remboursement).
• Définissez une fourchette de montant pour le paiement des factures fournisseurs : pour cela, vous devez définir deux règles (montant de départ et de fin). Ces règles ne peuvent pas se contredire. Exemple : Pour définir une fourchette de montants entre 0€ et 500€, vous devez d'abord créer une règle de validation par à un membre ou rôle en particulier pour toutes les factures fournisseurs supérieures à 0€, suivie d'une deuxième règle de validation par un membre ou rôle en particulier pour toutes les factures supérieures à 500€.

💡 Pour les entreprises basées en France, les règles de validation s'appliqueront également aux frais kilométriques.

Comment configurer la politique de double validation (4 yeux) ?

• Depuis votre ordinateur, allez dans Paramètres, accédez à Personnalisation des outils et cliquez sur Circuits de validation.
• Sélectionnez le circuit de validation auquel vous souhaitez appliquer la politique (demande de virement, remboursement ou facture fournisseur).
• Dans les règles du circuit de validation, attribuez une personne ou un rôle à l'étape Approbation.
• Lors de la définition de l'étape Exécution, la même personne ou le même rôle ne sera pas disponible à la sélection — c'est la politique de double validation en action.