Suivez et remboursez vos déplacements professionnels directement depuis Qonto 🚀. Aucun calcul manuel n'est nécessaire. Lorsqu'un membre utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, il peut soumettre une demande de frais kilométriques et recevoir un virement instantané sur son IBAN personnel une fois la demande validée.
Cette fonctionnalité est disponible sur les forfaits Essential, Business et Enterprise (sans module complémentaire) pour les entreprises enregistrées en France, Allemagne et Espagne. Elle est accessible à la fois sur 💻 le web et sur 📱 mobile.
Qui peut utiliser la fonctionnalité de remboursement des frais kilométriques ?
L'accès à cette fonctionnalité dépend du rôle de l'utilisateur :
- Soumettre une demande : Titulaires, Admins, Managers et Collaborateurs
- Valider ou refuser une demande : Titulaires, Admins et Managers disposant des permissions de virement
☝️ Les utilisateurs ayant le rôle Comptable ne peuvent ni soumettre, ni valider, ni refuser de demandes de frais kilométriques.
Les Titulaires, Admins et Managers disposant des permissions de virement peuvent également valider et rembourser leurs propres demandes de frais kilométriques, en suivant les mêmes étapes que n'importe quel autre approbateur.
De quoi ai-je besoin pour soumettre une demande de frais kilométriques ?
- Point de départ et destination de votre trajet
💡 Vous pouvez choisir votre itinéraire à l'aide de Google Maps dans notre application. La distance entre les deux points est calculée automatiquement, et vous pouvez également convertir ce trajet en aller-retour. - Type de véhicule et puissance fiscale : vous trouverez la puissance fiscale de votre véhicule sur votre carte grise.
💡 Le montant du remboursement est calculé automatiquement en fonction des lieux et des détails du véhicule que vous indiquez — vous ne pouvez pas l'ajouter ni le modifier manuellement. - Motif du déplacement : donnez plus de contexte sur votre dépense à votre Admin ou Manager.
- Votre IBAN personnel : vous pouvez l'ajouter au moment de la soumission ou l'enregistrer au préalable dans votre profil.
💡 Votre IBAN est stocké dans votre profil, où vous pouvez l'ajouter ou le mettre à jour directement.
Comment soumettre une demande de frais kilométriques ?
Sur 💻 le web
- Rendez-vous dans Dépenses > Notes de frais puis cliquez sur Créer une note de frais
- Sélectionnez Ajouter des frais kilométriques
- Définissez votre itinéraire avec Google Maps, confirmez, puis indiquez le motif du déplacement et ajoutez-le à la note de frais
- Vérifiez votre note de frais, ajoutez votre IBAN, puis envoyez-la
Sur 📱 mobile
- Menu → Notes de frais puis cliquez sur Créer une note de frais
- Sélectionnez Ajouter des frais kilométriques
- Définissez votre itinéraire avec Google Maps, confirmez, puis indiquez le motif du déplacement et ajoutez-le à la note de frais
- Vérifiez votre note de frais, ajoutez votre IBAN, puis envoyez-la
Une fois votre demande envoyée, vous pouvez suivre son statut dans la section Notes de frais. Si elle est validée, vous recevrez un virement instantané sur votre IBAN. Si elle est refusée, vous recevrez un e-mail ainsi qu'une notification dans l'application, avec le motif du refus.
Comment le montant du remboursement est-il calculé ?
Le montant du remboursement est calculé automatiquement par Qonto, sur la base du barème kilométrique officiel, publié chaque année par l'administration fiscale française. Le taux appliqué dépend de la puissance fiscale de votre véhicule et de la distance totale parcourue.
💡 Vous ne pouvez pas saisir ni modifier manuellement le montant du remboursement : il est calculé automatiquement à partir des détails du trajet et des informations sur le véhicule que vous indiquez.
Comment la distance totale est-elle calculée ?
Le demandeur sélectionne le point de départ et d'arrivée à l'aide de Google Maps dans l'application Qonto. Pour calculer la distance, nous utilisons une intégration avec Google Maps afin d'obtenir un itinéraire précis. Vous pouvez également convertir un trajet simple en aller-retour lors de la définition de votre itinéraire.
Comment valider ou refuser une demande de frais kilométriques ?
Lorsqu'un membre soumet une demande de frais kilométriques, les Titulaires, Admins et Managers disposant des permissions de virement reçoivent un e-mail et une notification push.
Sur 💻 le web
- Rendez-vous dans Tâches > À valider
- Sélectionnez la demande, puis cliquez sur Valider, Demander des modifications ou Refuser
- Si vous demandez des modifications ou refusez la demande, indiquez un motif pour que le demandeur comprenne pourquoi
Sur 📱 mobile
- Appuyez sur Tâches > À valider
- Sélectionnez la demande, puis cliquez sur Valider, Demander des modifications ou Refuser
- Si vous demandez des modifications ou refusez la demande, indiquez un motif pour que le demandeur comprenne pourquoi
Une fois la demande validée, le demandeur reçoit un virement instantané sur son IBAN. Vous pouvez également gérer les demandes en attente depuis la section Notes de frais
Puis-je configurer un circuit de validation pour les demandes de frais kilométriques ?
Oui. Vous pouvez configurer un circuit de validation à plusieurs niveaux pour garder le contrôle sur l'ensemble des demandes de notes de frais. Consultez cette FAQ.
Comment puis-je suivre le statut de ma demande ?
Vous pouvez consulter le statut de votre demande dans la section Demandes. Lorsqu'une demande de remboursement est validée, vous recevez un virement de remboursement instantané sur l'IBAN sélectionné. Lorsqu'une demande est refusée, vous recevez un e-mail et une notification avec le motif indiqué par votre Admin ou Manager. Vous pouvez consulter cette information en cliquant sur la demande.