Lorsque Qonto soumet des écritures à votre logiciel de production comptable, ce dernier effectue un contrôle de cohérence et peut les rejeter pour certains motifs. Cet article recense les principaux cas de rejet et les actions correctives à mener.
Comment puis-je identifier une écriture en erreur de synchronisation ?
Les écritures rejetées par votre logiciel comptable sont signalées dans l'espace Comptable :
- A gauche, sélectionnez votre Client
- Cliquez sur l'onget "A vérifier"
- Les erreurs de synchronisation sont signalées dans la colonne "Statut" à droite, ou en appliquant un filtre sur le statut.
Quand il y a une erreur de synchronisation, ce statut de l'écriture apparaît comme Synchronisation échouée.
Pour connaître le motif du rejet, passez votre souris sur ce message Synchronisation échouée — le message d'erreur retourné par votre logiciel comptable s'affiche.
Vous pouvez cliquer sur l'écriture pour la vérifier et la corriger dans Qonto (ou corriger le paramétrage dans votre logiciel comptable selon le cas).
Ensuite, dans Qonto, vous devez marquer l'écriture comme vérifiée.
L'écriture sera réenvoyée au prochain clic sur le bouton Synchroniser dans Qonto ou automatiquement la nuit suivante, suivant votre paramétrage d'envoi automatique.
Quels sont les principaux motifs de rejet ACD et comment les corriger ?
Erreur 1 — "Le compte ABCDEF n'existe pas"
- Cause : non-respect des règles de codes auxiliaires. Dans ACD, les codes auxiliaires doivent impérativement commencer par F (comptes fournisseurs) ou C (comptes clients)
- Solution : corrigez le code auxiliaire et marquez la facture comme vérifiée : les écritures de la facture seront renvoyées avec les bons codes.
Erreur 2 — "Le numéro de facture n'est pas activé sur le journal XX"
- Cause : mauvaise configuration du journal utilisé par l'écriture dans ACD
- Solution :
- Dans ACD, ouvrez le dossier concerné et accédez au menu Paramètres comptables du dossier
- Dans la section Gestion du numéro de facture, vérifiez que l'option Oui est sélectionnée
- Enregistrez les modifications
- Dans l'Espace Qontable, marquez les factures concernées comme vérifiées.
Erreur 3 — "L'analytique est activé, pas de ventilation et la clé de répartition automatique est manquante sur le compte 6xxxxxx"
- Cause : Qonto n'envoie pas d'analytique sur le compte cité, alors qu'ACD attend une ventilation analytique sur ce compte et qu'aucune clé de répartition automatique n'y est définie dans ACD
- Solution : dans ACD, accédez au plan comptable et modifiez le compte concerné. Vous avez deux options :
- Entrez une clé de répartition automatique sur ce compte
- Ou décochez la gestion analytique sur ce compte dans l'onglet Analytique / Budgétaire
Erreur 4 — "Vous n'avez pas la permission d'envoyer des documents dans la GED. Échec d'envoi de la pièce jointe."
- Cause : deux raisons possibles — le code journal dans Qonto est différent de celui dans ACD, ou les droits de l'utilisateur sur la GED d'ACD sont insuffisants
- Solution :
- Vérifiez que le code journal est identique dans ACD et dans l'Espace Qontable. En cas de différence, corrigez-le dans ACD ou dans Qonto, puis remettez les écritures concernées dans l'onglet À déverser
- Si les codes journaux sont identiques, le problème provient des droits GED côté ACD — contactez le support ACD, qui seul peut résoudre les problématiques de droits GED
Que faire si des pièces jointes sont manquantes dans ACD ?
Lorsque des pièces jointes ne remontent pas correctement dans ACD, cela est généralement lié aux droits de l'utilisateur dans la GED ACD (système GED-Expert). Contactez le support ACD pour résoudre les problèmes de droits GED.
Voici les causes fréquentes fournies par ACD :
- Connexion collaborateur — Cas 1 : une restriction définie par le cabinet interdit l'accès à la rubrique concernée pour le collaborateur connecté
- Connexion collaborateur — Cas 2 : la rubrique est active uniquement pour un genre de dossier précis. Exemple : la rubrique "Factures d'achats" peut être visible pour un dossier de genre "Client", mais invisible pour un dossier de genre "Cabinet"
- Connexion utilisateur ou client : les clients ne peuvent pas déposer de documents directement dans la GED
⚠️ La rubrique "Pièces et documents" n'est pas nécessairement celle retenue par le cabinet pour l'intégration des factures — le plan de classement étant entièrement paramétrable par le cabinet. En cas de doute sur le répertoire cible, contactez le support ACD.