Comment importer les mandats de mes clients depuis un autre prestataire ?

Que dois-je savoir avant d'importer mes mandats ?

Avant de commencer l'importation, assurez-vous de disposer des éléments suivants :

• Vos données de mandats actuelles de votre ancien prestataire, dans un format structuré
• Un accord avec votre ancien prestataire concernant la date de transition des mandats
• Votre nouvel identifiant SEPA de créancier (ICS) fourni par Qonto (disponible dans vos paramètres de prélèvement automatique)

☝️ Important : Les échéanciers de paiement ou abonnements en cours ne seront pas transférés automatiquement. Vous devrez les recréer manuellement dans Qonto après l'importation de vos mandats. Vos clients n'auront pas besoin de signer de nouveaux mandats.

⚠️ Note de migration : Lors d'une migration depuis un autre prestataire, la migration du mandat et la modification de l'ICS prennent effet après la création de votre premier prélèvement avec le mandat migré sur Qonto.

Comment informer mes clients du changement de prestataire ?

La réglementation relative aux prélèvements SEPA vous oblige à informer vos clients avant tout changement de prestataire.

Votre communication doit inclure :

• Le nom de votre nouveau prestataire (Qonto)
• Toute mise à jour de sa référence de mandat
• Vos anciens et nouveaux identifiants SEPA de créancier
• La date d’effet de la transition

Utilisez vos canaux de communication habituels (courriel, infolettres, courrier postal) pour informer vos clients. Voici un modèle que vous pouvez adapter :

Bonjour [Nom_du_client],

Nous vous informons que [nom_du_marchand] traitera désormais les prélèvements SEPA via Qonto.

Votre mandat actuel reste valide et aucune action n'est requise de votre part.

À compter du [date_d'effet], vos futurs prélèvements apparaîtront avec :

• Nom du créancier : [nom_du_marchand]
• Identifiant du créancier : [nouvel_identifiant_du_créancier]
• Référence du mandat : [référence_du_mandat]

Vos droits relatifs aux prélèvements SEPA restent inchangés.

Pour toute question, veuillez contacter [nom_du_marchand] à l'adresse [adresse_email_du_support].

Comment préparer mon fichier CSV pour l'importation ?

Téléchargez le modèle CSV directement depuis votre application Qonto :

1. Accédez à Compte pro > Prélèvements entrants
2. Cliquez sur Gérer les mandats clients
3. Sélectionnez Importer et téléchargez le modèle.

Votre fichier CSV doit respecter les exigences suivantes :

• Format du fichier : Fichier CSV valide, encodé en UTF-8, avec tous les en-têtes de colonnes requis.
• Taille du fichier : 15 Mo maximum.
• Qualité des données : Aucun client en double (même nom et même adresse e-mail) ni référence de mandat en double.
• Type de client : Chaque ligne doit représenter soit une personne physique, soit une entreprise, mais pas les deux.

☝️ Important : Le téléchargement de ce fichier créera des clients et des mandats. Si vous avez déjà des clients, veillez à utiliser les mêmes noms et adresses e-mail afin d’éviter les doublons.

Quelles informations sont requises pour chaque mandat ?

Chaque mandat dans votre fichier CSV doit inclure des informations spécifiques sur le client et le mandat.

Pour les clients particuliers :

• Prénom et Nom — obligatoires
• Nom de l'entreprise — champ vide
• Adresse e-mail — obligatoire, format valide, 256 caractères maximum
• Code pays — obligatoire, 2 lettres majuscules (ex. : FR, DE, ES), pays SEPA uniquement
• Ville — obligatoire, 35 caractères maximum
• Locale — obligatoire, 2 lettres minuscules (ex. : fr, de, en, es, pt, it, nl)
• IBAN — obligatoire, validation IBAN requise

Pour les clients entreprises :

• Nom de l'entreprise — obligatoire
• Prénom et Nom — champs vides
• Tous les autres champs sont soumis aux mêmes exigences que pour les clients particuliers

Détails du mandat :

• Date de signature — obligatoire, format AAAA-MM-JJ, doit être une date passée valide
• Référence Unique de Mandat (RUM) — obligatoire, 35 caractères maximum, doit être unique dans votre fichier et votre compte Qonto
• Identifiant Créancier Sepa (ICS) — obligatoire, doit respecter le format SEPA

⚠️ Si vous modifiez l'ICS (migration depuis un autre prestataire) : Utilisez l'identifiant créancier de votre ancien prestataire dans ce champ, ainsi que le mandate.creditor_name d'origine. La migration vers votre nouvel ICS Qonto sera traitée automatiquement lors du premier prélèvement.

Que se passe-t-il si mon fichier contient des erreurs ?

Après l’importation de votre fichier CSV, Qonto valide toutes les entrées et traite l’importation.

Si votre fichier contient des erreurs, vous recevrez un e-mail contenant un fichier CSV listant les problèmes détectés. Tous les mandats importés avec succès apparaîtront immédiatement dans la section Mandats clients.

Erreurs courantes et comment les corriger : 

• csv_header_read : L'en-tête du CSV n'a pas pu être lu. Assurez-vous d'utiliser le modèle officiel et que le fichier est un CSV UTF-8 valide. 
• csv_row_malformed : Une ligne est mal formée ou contient des caractères non valides. Vérifiez l'absence de guillemets manquants, de virgules supplémentaires ou de caractères non pris en charge. 
• csv_invalid_columns : La ligne ne contient pas le nombre de colonnes attendu. Assurez-vous que toutes les colonnes requises sont présentes et correctement ordonnées. 
• invalid_email_format : Le format de l'e-mail est invalide (exemple : nom@exemple.com). 
• invalid_country_code : Le code pays doit comporter 2 lettres (ex. FR, DE, ES). 
• invalid_locale : La locale doit être un code à 2 lettres (ex. FR, DE, EN). 
• city_too_long : La ville dépasse la longueur maximale de 35 caractères. 
• umr_too_long : La référence unique de mandat dépasse 35 caractères. 
• invalid_creditor_id : L'identifiant créancier ne respecte pas le format de l'Identifiant Créancier SEPA. 
• missing_client_name : Le nom du client est requis (soit prénom/nom soit nom de l'entreprise). 
• both_individual_and_company : Un client ne peut pas être à la fois un particulier et une entreprise. Remplissez soit les noms personnels soit le nom de l'entreprise, mais pas les deux. 
• invalid_iban : Le format de l'IBAN est invalide. 
• country_not_sepa : Le code pays ne fait pas partie de la zone SEPA. 
• sdd_not_enabled : L'IBAN ne prend pas en charge le prélèvement SEPA. 
• invalid_date : La date de signature n'est pas une date valide. 
• future_date : La date de signature ne peut pas être dans le futur. 
• duplicate_umr : La référence unique de mandat existe déjà dans votre compte Qonto. 
• client_creation_failed : Le client n'a pas pu être créé. Vérifiez les informations du client et réessayez. 
• internal_error : Une erreur interne s'est produite lors du traitement de la ligne. Veuillez contacter le support si le problème persiste. 
  
  
  Pour corriger les erreurs :

1. Téléchargez le fichier CSV du rapport d'erreurs depuis l'e-mail.
2. Corrigez les problèmes dans votre fichier d'origine.
3. Téléchargez à nouveau le fichier corrigé.

Vos mandats importés avec succès sont déjà actifs, vous n'avez qu'à réimporter les lignes qui contenaient des erreurs.

Si vous avez besoin d'aide pendant l'importation, notre équipe d'assistance est à votre disposition : support@qonto.com.