Une fonctionnalité qui bloque automatiquement les cartes lorsque des justificatifs sont manquants, disponible avec le module complémentaire Gestion des dépenses pour les formules Team.
La fonctionnalité est disponible pour les rôles suivants :
- Admin et Owner : Peuvent définir et gérer les règles de blocage
- Détenteurs de carte : Sont soumis aux règles s'ils sont inclus dans la politique
Comment puis-je configurer les règles de justificatifs manquants (owners/admins) ?
Il existe deux façons d'accéder à la configuration de la fonctionnalité :
- Cliquez sur la section transactions > pièces jointes manquantes > configurer les règles de justificatifs via l'infobulle d'instructions
- Accédez directement à la section règles de justificatifs manquants dans le menu paramètres
Configurez des règles pour suivre les justificatifs et rappeler à votre équipe de les joindre à temps en utilisant les étapes suivantes :
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Envoyer un rappel hebdomadaire à tous les membres de l'équipe
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Envoyer un résumé hebdomadaire aux Admins (tous recevront la liste des transactions pour lesquelles des justificatifs sont encore manquants.)
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Bloquer automatiquement les cartes en cas de justificatifs manquants. Les cartes des membres de l'équipe seront bloquées s'ils ne joignent pas les justificatifs des transactions à temps.
Marquer les justificatifs comme en retard après : X jour
Bloquer les cartes après : X justificatifs en retard
ℹ️ Les membres de l'équipe et les Admins seront avertis lorsque la limite approche.
Vous aurez le choix d'appliquer ces règles à :
- Tous les membres de l'équipe avec des cartes, ou
- Sélectionner une ou plusieurs personnes spécifiques
De plus, vous pouvez activer Appliquer automatiquement aux cartes des nouveaux membres de l'équipe pour inclure les futurs détenteurs de carte dans ces règles.
Comment serai-je notifié si je suis inclus dans les règles ?
Vous recevrez un e-mail et une notification push.
Vous pouvez consulter les détails dans l'application sous Cartes > Vos cartes/Cartes de l'équipe, notamment :
- Ouvrir la page de détails de la politique pour définir les règles de vos justificatifs manquants : "Assurez-vous de toujours télécharger les justificatifs de transaction pour éviter que votre carte ne soit bloquée. Vérifiez les règles de justificatifs"
- Vérifier quand les justificatifs sont marqués comme en retard après x jours : "Votre carte a été bloquée car vous avez atteint la limite de X justificatifs en retard définie par les règles de justificatifs. Pour la débloquer, téléchargez les justificatifs ou contactez un Admin."
- Vérifier quand les cartes sont bloquées après x justificatifs en retard : "Vous avez X transactions avec des justificatifs en retard. Si vous atteignez X, votre carte sera bloquée conformément aux règles de justificatifs."
Comment puis-je savoir si ma carte va être bloquée ?
Vous recevrez un e-mail et une notification push si les règles sont modifiées par le owner ou l'admin du compte.
- 3 jours avant le blocage de la carte
- 1 jour avant le blocage de la carte
- Lorsque la carte est bloquée, toutes les notifications sont envoyées par e-mail et notification push.
Comment puis-je débloquer mes cartes ?
Deux options sont disponibles :
- Demander à votre Admin/Owner un déblocage temporaire (durant quelques minutes/heures)
- Télécharger les justificatifs manquants en retard (la carte sera débloquée après traitement)
Comment puis-je vérifier mes justificatifs en retard ?
Vous pouvez les consulter en utilisant l'application mobile et l'application web :
- 📱 > Écran d'accueil > Widget justificatifs en retard > Télécharger les justificatifs
- 🖥️ > Transactions > Filtre justificatifs en retard