L'outil de facturation Qonto vous permet de créer des factures et devis professionnels et conformes, et de les adapter à l'identité de votre entreprise ✨. Vous pouvez configurer des paramètres par défaut qui s'appliquent à tous vos documents, puis affiner chaque facture individuellement si besoin.
Cette fonctionnalité est disponible pour tous les forfaits, sur 💻 ordinateur, pour les Titulaires et les Admins.
Quelles fonctionnalités de personnalisation sont incluses dans mon forfait ?
Tous les forfaits Qonto incluent les fonctionnalités de facturation suivantes :
- Informations sur l'entreprise : affichez les informations clés de votre entreprise sur chaque document
- Ajout du logo : ajoutez le logo de votre marque à vos factures et devis
- Personnalisation des couleurs : ajustez la couleur de marque et la couleur du texte pour correspondre à votre identité visuelle
- En-tête et pied de facture : ajoutez des messages personnalisés en haut et en bas de vos documents
- Titre de document personnalisé : renommez votre facture ou devis selon votre secteur d'activité (par exemple, « note d'honoraires », « bon de travail »)
- Noms et ordre des colonnes personnalisés : réorganisez et renommez les colonnes des lignes (quantité, prix unitaire, taux de TVA, etc.)
- Sous-sections avec nom et description : regroupez des lignes et affichez des sous-totaux
- Pièces jointes : ajoutez des documents justificatifs tels que des conditions générales ou un bon de commande
Comment configurer la numérotation de mes factures ?
Vous pouvez configurer la numérotation de vos factures directement depuis Clients > Factures clients > Paramètres de facturation ou lors de votre parcours d'intégration initial.
- Consultez le prochain numéro de facture suggéré par Qonto (001 par défaut), ou saisissez un numéro personnalisé pour respecter votre séquence existante.
- Vous pouvez également modifier le format du numéro (par exemple, F-2025-011) pour l'aligner avec votre format actuel.
- Une fois confirmé, Qonto génère automatiquement des numéros de facture uniques et séquentiels pour toutes vos futures factures, conformément à la réglementation comptable.
💡 La réglementation n'impose pas de redémarrer à 001 au début d'un nouvel exercice fiscal, mais c'est une pratique courante.
Comment configurer les informations de mon entreprise et mes conditions ?
Configurer les informations de votre entreprise garantit que vos factures sont conformes et comportent toutes les mentions légales obligatoires. Vous pouvez accéder à ces paramètres depuis Clients> Factures clients> Paramètres de facturation.
Informations sur l'entreprise
- E-mail de l'émetteur : indiquez l'adresse e-mail de facturation affichée sur vos factures.
- Type de transaction : indiquez si votre entreprise vend des biens ou des services.
- Conditions de paiement de la TVA : choisissez la règle de TVA qui s'applique à votre activité :
- TVA sur les encaissements : la TVA est due à la date du paiement. Elle s'applique aux services, aux transferts de biens meubles corporels et aux travaux de construction.
- TVA sur les débits : la TVA est due à la date d'émission de la facture, quelle que soit la date de paiement du client. Elle est le plus souvent utilisée pour la vente de biens.
- Exonération : s'applique aux entreprises dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas le seuil défini, les dispensant de déclarer et de payer la TVA.
- Numéro de TVA : ajoutez votre numéro de TVA pour l'afficher sur toutes vos factures.
- Capital social et numéro RCS : indiquez vos identifiants légaux d'entreprise.
Conditions générales (facultatif)
- Définissez les conditions de remise pour paiement anticipé.
- Définissez les pénalités de retard de paiement.
- Ajoutez le montant de l'indemnité forfaitaire légale pour retard de paiement.
⚠️ Pour afficher des mentions légales en bas de vos factures, utilisez la section Paramètres > Conditions générales. Il n'est pas possible d'ajouter directement cette information dans le champ de pied de facture du document.
Comment personnaliser l'apparence de mes documents ?
Vous pouvez personnaliser le style visuel de vos factures et devis depuis Clients> Factures clients> Paramètres de facturation.
- Logo : téléchargez un fichier JPEG ou PNG (5 Mo maximum). Le logo est automatiquement redimensionné à 200×200 pixels s'il dépasse ce format ; pour un résultat optimal, utilisez une image carrée. Si votre logo apparaît déformé ou rogné, veillez à ce qu'il soit carré avant de le télécharger.
- Couleurs : personnalisez la couleur de marque et la couleur du texte pour correspondre à votre identité visuelle.
- Titre de document personnalisé : définissez des titres spécifiques pour vos factures et devis selon votre activité (par exemple, « note d'honoraires » pour les avocats, « relevé de droits d'auteur » pour les auteurs).
- Noms et ordre des colonnes : réorganisez et renommez les colonnes des lignes selon votre façon de travailler.
- Conditions générales :
- Via un lien, qui apparaîtra directement sur vos factures.
- Via une pièce jointe PDF, qui sera incluse lorsque vous envoyez la facture par e-mail à votre client.
Remarque : les modifications de personnalisation s'appliquent uniquement aux documents futurs et peuvent être mises à jour à tout moment. Les factures déjà émises ne seront pas rétroactivement mises à jour avec les changements de logo ou d'e-mail.
Comment personnaliser une facture ou un devis individuellement ?
Lors de la création ou de la modification d'une facture ou d'un devis spécifique, vous pouvez aller plus loin que ce que permettent vos paramètres par défaut.
- Réorganiser les lignes : faites glisser et réorganisez les lignes dans l'ordre de votre choix.
- Créer des sections : regroupez des lignes avec un nom et une description, et réorganisez les sections si besoin.
- Ajouter des messages personnalisés : insérez un message avant ou après le tableau des lignes. Sélectionnez « Enregistrer pour les prochains documents » pour le réutiliser automatiquement.
- Ajouter votre numéro de téléphone : dans la section Produits et services > Messages personnalisés > En-tête (Optionnel), saisissez votre numéro de téléphone (par exemple, « Téléphone : +33 6 XX XX XX XX »). Il apparaîtra en haut de votre facture.
- Ajouter des pièces jointes : associez des fichiers justificatifs directement à la facture ou au devis. Les pièces jointes sont incluses dans l'e-mail envoyé à votre client et peuvent être téléchargées depuis la page de la facture à tout moment.