Comment personnaliser mes factures clients ?

L'outil de facturation Qonto est disponible pour tous les plans, afin de vous aider à développer votre entreprise en émettant des factures clients.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des fonctionnalités disponibles 👇

Comment puis-je configurer les paramètres de ma facture ?

Vous pouvez personnaliser les paramètres par défaut de vos documents soit pendant votre processus d'intégration soit directement via Paramètres de facturation.

Numérotation

• Vérifiez le numéro de la prochaine facture (par défaut 001) ou insérez-en un nouveau. Vous pouvez également modifier le modèle de numéro proposé (ex. : F-2025-011) pour correspondre à votre modèle existant.
• Une fois confirmé, Qonto générera automatiquement des numéros de facture uniques et séquentiels pour les futures factures, comme l'exigent les réglementations comptables.

💡 Bien que les réglementations n’imposent pas de commencer avec 001 au début de chaque nouvel exercice fiscal, c'est une pratique courante.

Détails de l'entreprise

En définissant les détails de votre entreprise, vous pouvez garantir la conformité de votre facture ainsi que les conditions générales applicables à vos ventes.

1. Détails de l'entreprise

• Définissez l'adresse e-mail de l'émetteur : spécifiez l'adresse e-mail que vous souhaitez afficher sur votre facture.
• Définissez votre type de transaction, qu’il s’agisse de biens ou de services.
• Définissez la condition de paiement de la TVA selon vos besoins :
  • TVA sur les encaissements : la TVA est exigible à la date de paiement, ce qui évite tout décalage de trésorerie. Elle s'applique aux services, aux cessions de biens meubles corporels et aux travaux immobiliers.
  • TVA sur les débits : la TVA est due à la date d'émission de la facture, même si le client ne paie pas immédiatement. Ce système s'applique le plus souvent aux ventes de biens.
  • Exonération : la franchise en base de TVA exonère certaines entreprises de déclarer et payer la TVA si leur chiffre d'affaires ne dépasse pas un seuil défini.
• Définissez un numéro de TVA pour vos factures.
• Insérez votre capital social et votre numéro RCS.

2. Conditions générales (facultatif)

• Définissez les conditions de remise concernant le paiement.
• Définissez les pénalités de retard pour vos factures.
• Définissez l'indemnité forfaitaire légale concernant le paiement de vos factures.

⚠️ Pour afficher des mentions au bas de votre facture, rendez-vous dans la section Paramètres > Conditions générales. Il n'est pas possible d'ajouter des informations directement dans le pied de page du document.

Comment puis-je personnaliser mes documents ?

Vous pouvez utiliser cette étape pour personnaliser le style de votre facture en ajoutant votre logo d'entreprise, des couleurs ou des informations supplémentaires.

• Ajoutez votre logo : téléchargez un fichier JPEG ou PNG (taille maximale de 5 Mo).

⚠️ Le logo est automatiquement redimensionné à 200 × 200 pixels s'il dépasse ce format. Pour un résultat optimal, utilisez une image carrée de 200 × 200 px. Si votre logo apparaît déformé ou rogné, vérifiez qu'il est bien carré avant de le télécharger.

• Changez les couleurs de votre facture : vous pouvez personnaliser la couleur de la marque et la couleur du texte.

• Ajoutez vos CGV :

  • via un lien, qui apparaîtra sur vos factures ;
  • via une pièce jointe PDF.

  💡 Si vous ajoutez un lien, il apparaîtra sur vos factures. Si vous téléchargez un document, il sera joint à la facture lorsque vous l'enverrez par e-mail à votre client.

• Définissez des titres personnalisés pour vos factures et devis pour des activités spécifiques (par exemple "notes d'honoraires" pour les avocats, "bons de commande" pour les entrepreneurs, "déclarations de royalties" pour les auteurs, etc.).
• Ajustez l'ordre et définissez des noms de colonnes personnalisés (quantité, prix unitaire, taux de TVA…).

Note : les modifications de personnalisation s'appliqueront uniquement aux documents futurs et peuvent être modifiées à tout moment. Les factures précédentes ne seront pas mises à jour avec les nouveaux changements de logo ou d'adresse e-mail.

Création de factures et de devis

Vous pouvez personnaliser davantage vos factures et devis lors de la création des documents individuels.

• Réorganisez les articles dans l'ordre que vous préférez.
• Organisez vos articles en différentes sections, avec un titre et une description, et réarrangez leur ordre à votre convenance.
• Ajoutez des messages personnalisés avant ou après le tableau des articles. Si vous souhaitez qu'ils apparaissent sur tous les documents, vous pouvez facilement les enregistrer en sélectionnant "Enregistrer pour les documents futurs".
• Ajoutez une pièce jointe à la facture/devis. Les pièces jointes seront incluses dans l'e-mail avec votre facture ou devis et peuvent être téléchargées à tout moment depuis la page Facture.