Comment fonctionne la facturation électronique ?

Tout ce que vous devez savoir sur la facturation électronique avec Qonto.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique permet aux entreprises d'échanger des factures dans un format électronique structuré, via des Plateformes Agréées (PA) par l'État.

Elle concerne les transactions B2B entre entreprises assujetties à la TVA en France, et remplacera progressivement les factures papier ou les PDF non structurés.

Qonto est une Plateforme Agréée (PA), ce qui vous permet d'envoyer et de recevoir des factures électroniques directement depuis votre interface Qonto, sans logiciel supplémentaire. 

Envoyer et recevoir : deux fonctionnements différents

C'est le point le plus important à retenir : envoyer des factures électroniques à vos clients et recevoir celles de vos fournisseurs sont deux choses distinctes, qui fonctionnent selon des règles différentes.

Qui est concerné par la facturation électronique ?

La facturation électronique concerne toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA qui réalisent des transactions B2B. Cela inclut :

• Les sociétés (SARL, SAS, SA, etc.)
• Les entreprises individuelles (EI, EIRL)
• Les auto-entrepreneurs, y compris ceux placés sous le régime de la franchise en base de TVA — ne pas facturer la TVA ne signifie pas être hors du champ de la réforme : ces entreprises restent légalement « assujetties » et sont donc concernées, au minimum par l'obligation de réception.

Seules les entités qui ne sont pas du tout assujetties à la TVA ne sont pas concernées : les particuliers, certaines associations sans activité économique, et quelques cas très spécifiques prévus par la loi (par exemple les petits producteurs d'électricité photovoltaïque de moins de 3 kWc).

En cas de doute sur votre situation, votre expert-comptable pourra confirmer votre régime de TVA.

Quand la facturation électronique devient-elle obligatoire ?

Le 1er septembre 2026 est l'échéance la plus importante : toute entreprise assujettie à la TVA en France, quelle que soit sa taille, doit être en mesure de recevoir des factures électroniques à partir de cette date. Aucune exception, aucun étalement : cette échéance s'applique à tout le monde.

L'émission, en revanche, est déployée plus progressivement, selon la taille de l'entreprise :

• 1er septembre 2026 : grandes entreprises (GE) et entreprises de taille intermédiaire (ETI) — en pratique, les entreprises d'environ 250 salariés et/ou 50 millions d'euros de chiffre d'affaires ou plus (les critères officiels prennent aussi en compte le bilan ; demandez à votre expert-comptable si vous avez un doute sur votre catégorie).
• 1er septembre 2027 : toutes les autres entreprises — PME, TPE et micro-entreprises.

Si votre échéance n'est pas encore arrivée, vous n'êtes pas obligé d'attendre : vous pouvez commencer à envoyer des factures électroniques dès que vous le souhaitez, et Qonto le permet déjà.

Qu'est-ce qu'une Plateforme Agréée (PA) ?

Une Plateforme Agréée (PA) est une entreprise immatriculée auprès de l'administration fiscale française (DGFiP) pour assurer l'échange de factures électroniques entre les entreprises et l'administration fiscale, via le Portail Public de Facturation (PPF). Vous pouvez encore rencontrer l'ancienne appellation « Plateforme de Dématérialisation Partenaire » (PDP) — il s'agit de la même chose, sous son ancien nom.

Les avantages de choisir Qonto comme PA :

• Réception automatique des factures fournisseurs dans la section Factures fournisseurs, prêtes à être vérifiées et payées
• Envoi automatique et conforme des factures clients vers la plateforme de vos clients
• Suivi en temps réel du statut de chaque facture
• Inclus dans chaque abonnement Qonto, sans frais supplémentaires

Qonto est-elle une PA certifiée ?

Oui, Qonto est immatriculée comme Plateforme Agréée auprès de la DGFiP.

Au-delà de l'immatriculation auprès de la DGFiP, les Plateformes Agréées doivent également passer l'audit du label « PA-Ready », un audit de conformité attestant que la plateforme respecte les exigences réglementaires attendues d'une PA. Qonto se prépare à passer cet audit ; nous mettrons à jour cette section avec le résultat une fois celui-ci finalisé.

La facturation électronique est-elle incluse dans mon abonnement Qonto ?

Oui. L'envoi comme la réception de factures électroniques sont inclus dans chaque abonnement Qonto, gratuitement et sans limite. Aucun frais caché, aucun coût par facture.

Comment activer la réception de mes factures fournisseurs ?

Cette étape ne concerne que la réception. Il n'y a rien à configurer pour l'envoi (voir la question sur l'envoi ci-dessous).

1. Rendez-vous dans Paramètres > Facturation électronique
2. Enregistrez Qonto comme votre Plateforme Agréée (PA) en complétant l'inscription à l'annuaire national — cela prend environ une minute et c'est gratuit
3. Une fois inscrite, votre entreprise est ajoutée à l'annuaire national. Cette étape prend généralement jusqu'à 5 jours ouvrés, pendant lesquels votre statut dans Paramètres > Facturation électronique affiche En cours : il n'y a rien à faire, nous vous préviendrons une fois que ce sera fait

Une fois l'inscription finalisée, les factures électroniques de vos fournisseurs arrivent automatiquement dans Factures fournisseurs — il n'y a pas d'adresse à générer ou à partager.

Vous avez déjà une PA ? Aucun problème : notre service client se charge de la migration pour vous. Contactez-nous simplement via le chat en précisant que vous souhaitez migrer vers Qonto (voir plus bas la question sur la portabilité).

Que signifie le statut affiché dans Paramètres > Facturation électronique ?

Une fois le processus d'inscription lancé, votre page Paramètres > Facturation électronique affiche l'un des statuts suivants :

• En cours — votre inscription est en cours de traitement. Cela peut signifier : (1) une inscription normale à l'annuaire national (jusqu'à 5 jours ouvrés) ; (2) que l'administration fiscale (DGFiP) n'a pas encore confirmé votre éligibilité, ou que votre entreprise n'apparaît pas encore dans l'annuaire — ce n'est pas un refus ; (3) un transfert depuis une autre plateforme est en cours (jusqu'à 5 jours ouvrés). Dans tous les cas, il n'y a rien à faire : nous vous préviendrons une fois que ce sera terminé.
• En attente — votre configuration de facturation électronique a été créée ; la mise à jour finale de l'annuaire est en cours (généralement 1 à 2 jours ouvrés).
• Activé — tout est prêt : vous pouvez envoyer et recevoir des factures électroniques. Pensez à informer vos fournisseurs que Qonto est votre PA enregistrée.
• Désactivation en cours — votre demande de désactivation est en cours de traitement ; vous continuerez à recevoir des factures électroniques jusqu'à ce qu'elle soit finalisée.
• Enregistré sur une autre plateforme — votre entreprise est déjà enregistrée pour la facturation électronique auprès d'une autre PA ; vous pouvez basculer vers Qonto (voir les questions sur la portabilité ci-dessous).

Comment savoir si mes clients ou fournisseurs sont déjà équipés pour la facturation électronique ?

Qonto affiche un badge de facturation électronique à côté de tout client ou fournisseur déjà actif en facturation électronique. Vous le retrouverez :

• dans votre liste de clients
• dans le détail d'une facture
• sur le profil d'un fournisseur

Si un client n'a pas encore ce badge, vous pouvez l'inviter à activer la facturation électronique directement depuis sa fiche, en un clic.

Comment envoyer une facture électronique via Qonto ?

Aucune activation de PA n'est nécessaire pour l'envoi. Une seule chose est requise : une déclaration, à effectuer une fois, de la taille de votre entreprise, dans la section « Envoyer des factures électroniques à vos clients ». Si vous y voyez la mention « Taille d'entreprise requise », cliquez dessus et sélectionnez votre taille. Quel que soit votre choix, l'envoi devient disponible.

1. Créez votre facture normalement depuis Clients > Factures clients
2. Finalisez-la : elle obtient alors son numéro définitif
3. C'est tout : si votre client peut recevoir des factures électroniques, Qonto le détecte et envoie automatiquement la facture vers sa plateforme. Le caractère obligatoire ou facultatif de cet envoi dépend de la taille de votre entreprise : si votre entreprise est grande, l'envoi électronique de la facture est obligatoire et s'applique sans possibilité de choix ; si ce n'est pas le cas, vous pouvez choisir de ne pas envoyer une facture donnée par voie électronique au moment de sa création.
4. Suivez le statut de l'envoi directement dans Factures clients

Pourquoi me demande-t-on la taille de mon entreprise ?

• La loi rend l'émission de factures électroniques obligatoire à des dates différentes selon la taille de l'entreprise : Qonto a donc besoin de savoir laquelle vous concerne. Il s'agit d'une déclaration à effectuer une seule fois.
• Grande entreprise ou ETI : l'émission est obligatoire depuis le 1er septembre 2026, si bien que chaque facture éligible est envoyée par voie électronique, sans possibilité de choix facture par facture.
• Pour toutes les autres entreprises : l'émission deviendra obligatoire le 1er septembre 2027. Jusqu'à cette date, vous pouvez envoyer vos factures par voie électronique quand vous le souhaitez, ou choisir de ne pas le faire pour une facture donnée.
• Cette déclaration ne vous empêche jamais d'envoyer vos factures : elle détermine uniquement lequel des deux régimes s'applique à vous.

Que se passe-t-il si mon client n'a pas d'adresse PA active ?

Vous n'avez rien à décider ici : Qonto détecte automatiquement la situation de votre client. Deux cas sont possibles :

• Client non trouvé dans l'annuaire national → la facture est envoyée par e-mail comme d'habitude, rien ne change de votre côté
• Client trouvé dans l'annuaire, mais sans adresse PA active → Qonto dépose quand même la facture auprès de l'administration fiscale (PPF), avec le statut Déposée et le motif NON_TRANSMISE. Votre facture est parfaitement conforme et enregistrée — elle n'a simplement pas atteint votre client par voie électronique : vous devrez donc la lui envoyer vous-même par un canal traditionnel (e-mail ou PDF).

Vous souhaitez que ce client reçoive vos prochaines factures par voie électronique ? Il doit d'abord s'inscrire auprès d'une Plateforme Agréée. Une fois cela fait, ajoutez son adresse de facturation électronique à sa fiche client dans Qonto : vos prochains envois seront alors automatiquement routés.

Que signifie NON_TRANSMISE ?

NON_TRANSMISE est un motif associé au statut Déposée. Il signifie simplement que votre facture a bien été déposée auprès de l'administration fiscale, mais n'a pas pu être transmise électroniquement car votre client ne dispose pas encore d'une adresse PA active.

Ce n'est pas un rejet : votre facture est valide et enregistrée. Vous devez simplement en envoyer une copie directement à votre client (e-mail ou PDF) pour qu'il la reçoive.

Comment recevoir des factures électroniques via Qonto ?

Une fois la réception configurée (voir plus haut), vos fournisseurs peuvent vous envoyer leurs factures directement via votre adresse de facturation électronique Qonto.

Elles apparaissent automatiquement dans Clients > Factures fournisseurs, et vous recevez une notification par e-mail pour chacune d'entre elles.

Qonto tente également de rapprocher automatiquement chaque facture reçue avec la transaction bancaire correspondante.

Puis-je recevoir mes factures électroniques séparément pour chacun de mes établissements ?

Pas encore. Votre adresse de facturation électronique est enregistrée au niveau de votre SIREN, ce qui signifie que toutes les factures de vos fournisseurs arrivent à une seule adresse, quel que soit l'établissement concerné.

Si vous consultez l'annuaire, vous verrez donc votre adresse inscrite au niveau SIREN et non SIRET : c'est normal, il n'y a pas d'erreur dans votre inscription.

La possibilité d'avoir une adresse par établissement est prévue pour fin octobre 2026.

Comment suivre le statut de mes factures électroniques ?

Rendez-vous dans Clients > Factures clients, puis ouvrez la facture concernée. Le statut de facturation électronique apparaît dans le détail de la facture ; si la facture est dans un état critique, par exemple rejetée ou refusée, vous le verrez aussi directement dans la liste des factures. Voici ce que signifient les statuts :

• Déposée → la facture a été déposée et est en cours de traitement. Si votre client n'a pas d'adresse PA active, vous verrez également le motif NON_TRANSMISE associé (voir ci-dessus)
• Rejetée → la facture a été rejetée à l'émission ou à la réception, généralement pour un problème de conformité comme un doublon
• Refusée → votre client a examiné la facture et l'a refusée, par exemple en raison d'une erreur dans son contenu
• Approuvée → votre client a validé la facture

Puis-je modifier une facture électronique après l'avoir envoyée ?

Non : une fois envoyée, une facture électronique ne peut plus être modifiée. Si vous repérez une erreur, émettez un avoir pour annuler la facture initiale, puis créez une nouvelle facture corrigée.

Quels formats de factures Qonto accepte-t-il ?

Qonto fonctionne avec :

• Factur-X : un PDF/A-3 hybride contenant des données XML intégrées, lisible à la fois par des humains et par des machines
• UBL 2.1 (Universal Business Language) : un fichier XML structuré, conçu pour être lu par un logiciel plutôt que par une personne
• CII (Cross Industry Invoice) : également un fichier XML structuré, conçu pour être lu par un logiciel plutôt que par une personne

Les trois formats sont conformes à la norme européenne EN 16931 et aux exigences de la réforme française (la norme AFNOR). Seul Factur-X garantit une version lisible de la facture : si un fournisseur vous envoie une facture au format UBL 2.1 ou CII, le fichier en lui-même peut ne pas être lisible à l'écran (voir ci-dessous).

Qu'est-ce que l'e-reporting ?

L'e-reporting est la transmission automatique des données de transaction à la DGFiP. Il concerne les transactions qui ne relèvent pas de la facturation électronique obligatoire : les ventes B2B transfrontalières, les achats internationaux et les ventes B2C.

À ne pas confondre avec la facturation électronique :

• Facturation électronique → échange de factures entre entreprises via une PA
• E-reporting → transmission des données de transaction à la DGFiP, sans qu'une facture soit nécessairement échangée

Qonto propose actuellement l'e-reporting en version bêta pour les transactions B2B transfrontalières (Flux 10.1), sur web uniquement, pour le marché français.

Pourquoi ne puis-je pas lire une facture que j'ai reçue ?

Les factures électroniques sont des documents numériques normalisés échangés directement entre plateformes. Selon cette norme, la plateforme qui envoie la facture doit toujours produire un fichier XML contenant toutes les données de la facture, mais elle n'est pas toujours tenue de joindre également un PDF permettant d'afficher la facture dans un format lisible. Quand ce n'est pas le cas, le fichier que vous recevez est le fichier de données brut, qui n'est pas destiné à être lu à l'écran. C'est ce qui se passe avec la facture que vous consultez.

Bonne nouvelle : la facture a bien été reçue. Vous retrouverez tous ses détails (fournisseur, montant, date, date d'échéance) dans Clients > Factures clients. Elle est rapprochée de la transaction correspondante comme d'habitude, même si l'aperçu du fichier n'est pas encore lisible.

Nous travaillons à la conversion automatique de ces fichiers en factures lisibles. En attendant, si vous avez besoin d'une copie lisible, vous pouvez demander à votre fournisseur de vous en envoyer une, ou de vous facturer au format Factur-X, qui inclut toujours une version lisible.

Puis-je changer de Plateforme Agréée (PA) ?

Oui, vous pouvez quitter la Plateforme Agréée de Qonto pour une autre PA à tout moment. Pour répondre aux exigences de l'audit PDPready, Qonto met à disposition de ses clients sa procédure de portabilité PA ici : Procédure de portabilité d'une plateforme agréée vers une autre. L'ensemble du transfert se fait directement entre votre nouvelle PA et Qonto — vous n'avez qu'à confirmer la demande.

Comment ça se passe ?

1. Contactez votre nouvelle PA et demandez-lui d'initier la demande de portabilité auprès de Qonto en votre nom. Le transfert se fait de plateforme à plateforme : vous n'avez pas besoin de demander vous-même un token, et Qonto ne peut pas non plus vous en fournir un directement. Ce mécanisme garantit que vous ne vous retrouvez jamais sans adresse de facturation électronique pendant le changement.
2. Vous recevrez un e-mail de confirmation de Qonto avec un court formulaire à remplir. Cette étape permet simplement de vérifier que la demande vient bien de vous (utile par exemple si elle a été initiée par votre expert-comptable).
3. Une fois votre confirmation reçue, le changement prend effet sous 5 jours ouvrés. Votre nouvelle PA reçoit automatiquement tout ce dont elle a besoin pour finaliser la migration.

Ce qu'il faut savoir avant de changer de PA :

• Coût : la Plateforme Agréée de Qonto est incluse dans votre abonnement, sans frais supplémentaires. Votre nouvelle PA peut facturer ses propres frais.
• E-mail de confirmation non reçu ? Vérifiez d'abord vos spams, puis contactez le support.

⚠️ Vous n'êtes pas à l'origine de cette demande de changement ? Ne remplissez pas le formulaire et contactez immédiatement notre équipe support.

J'utilise actuellement une autre plateforme. Comment passer à Qonto ?

Passer à Qonto fonctionne de la même manière que le changement inverse : c'est une demande de portabilité entre plateformes. La différence, c'est que cette direction n'est pas en libre-service. Vous devrez nous contacter, et nous initierons le processus en votre nom. Inutile de contacter vous-même votre plateforme actuelle.

Anticipez : votre plateforme actuelle dispose de 5 jours ouvrés pour répondre à la demande, avant la mise à jour de l'annuaire. La réception des factures électroniques devenant obligatoire pour toutes les entreprises à partir du 1er septembre 2026, un changement lancé fin août ne pourra réalistement pas être finalisé avant cette date. Démarrez le plus tôt possible.

Comment désactiver la facturation électronique sur mon compte Qonto ?

Si vous souhaitez ne plus utiliser Qonto comme votre PA, demandez à votre nouvelle PA d'initier la demande de portabilité auprès de Qonto en votre nom (voir les questions sur le changement de PA ci-dessus). Vous n'avez rien à demander vous-même. Vous recevrez un e-mail de confirmation de Qonto avec un formulaire à valider, et le transfert de votre configuration de facturation électronique prendra effet sous 5 jours ouvrés.

⚠️ Important : à partir de septembre 2026, disposer d'une PA deviendra obligatoire pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. À partir de cette date, il ne sera plus possible de désactiver la facturation électronique sans avoir d'abord souscrit à une autre PA : rester sans PA ne sera pas une option.

💡 Note pour les entreprises basées en Italie : en Italie, la facturation électronique est déjà une obligation légale ; elle ne peut donc pas être désactivée pour les comptes italiens.