Les conditions pour une facture valide

Les factures valides sont des documents lisibles, à partir desquels une image de bonne qualité peut être produite. La date d'émission, le montant, le nom et un numéro d'identification du fournisseur doivent également apparaître.

💡 À noter : Si l'activité de votre fournisseur est basée en Espagne ou en Italie, les factures "proforma" ne sont pas acceptées.

1. Date d'émission

La facture doit avoir été émise dans les 60 derniers jours.

2. Date d'échéance

La date d'échéance n'est pas obligatoire pour que la facture soit valide. Si elle est détectée dans la facture, elle doit être dans les 10 jours passés ou à venir.

Pour les dates d'émission et d'échéance, le format JJ/MM/AAAA est plus susceptible d'être détecté.

3. Nom du fournisseur

Si le nom du fournisseur n'est pas détecté, cela peut être dû au fait qu'il est inclus dans un logo. Pour vous assurer que le nom soit détecté, demandez à votre fournisseur de l'écrire dans la facture.

4. SIREN/SIRET du fournisseur ou numéro de TVA intracommunautaire

La facture doit contenir au moins l’un de ces numéros d’identification : le SIREN, le SIRET ou le numéro de TVA du fournisseur. Ces numéros ne doivent pas être dans le pied de facture.

5. Montant TTC

Le montant de la facture doit être clairement affiché et doit être d'au moins 150 €.

Quant au montant maximum, il dépend de votre crédit disponible, avec un maximum de 30 000 €.

6. Format du fichier

Nous recommandons d’importer un fichier PDF (plutôt que de prendre une photo ou d’importer un PNG/JPG). Si vous importez un fichier PNG ou JPG, assurez-vous que les informations ne soient pas floues. Votre fichier doit être inférieur à 15 Mo.

☝️ Bon à savoir : les factures manuscrites peuvent être rejetées, car l'algorithme a plus de difficultés à détecter les données.

Les raisons de refus

Même si vous êtes éligible à l’offre de paiement fractionné, il se peut que nous soyons parfois obligés de refuser certains des paiements. Cela peut arriver en cas de non-conformité de la facture ou de la non-conformité du paiement fractionné (Titre 4 - Dispositions applicables à l’offre de crédit https://legal.qonto.com/fr).

Voici des exemples précis où une facture peut être refusée* :

Raison générale de refus	Détails
Non-conformité de la facture	- Informations non mises à jour sur la facture - Date expirée - Informations essentielles manquantes - Description du bien à financer trop vague (ex : “prestation de service”) - Le montant de la facture est différent de celui du virement, paiement partiel
Auto-financement	- Une autre entreprise vous appartenant - Une autre entreprise appartenant au même bénéficiaire effectif que votre entreprise - Vers un parent proche ou un membre de la famille
La facture est non conforme à l’activité de l’entreprise émettrice et du bénéficiaire	- Le financement de biens, de services ou de bénéficiaires qui ne correspondent pas directement à votre activité ou ne sont pas liés aux besoins de votre entreprise - Manque d’information, facture non valable
Les informations générales sur le bénéficiaire sont erronées	- Différence entre le nom renseigné et celui sur la facture
Autres raisons	- Le paiement des salaires de vos employés ou toute autre forme de compensation interne - Les paiements de taxes (DGFIP, URSSAF, etc.) ou les amendes de toute nature (forfaitaires, pénales, décisions judiciaires, etc.) - Le remboursement d'autres services de financement (prêts, crédits, remboursements mensuels, etc.) - Impossibilité d’identifier le bénéficiaire - Information légale du bénéficiaire erronée - Paiement locatif - Paiement mensuel, souscription

*liste non exhaustive

☝️ Bon à savoir : pour nous assurer que la facture et le virement soient compatibles avec nos critères de financement, nous effectuerons une nouvelle vérification après l’envoi du virement.

Virement refusé à multiples reprises

💡 Dans le cas où un virement est refusé plusieurs fois, nous avons la possibilité de désactiver la fonctionnalité sur votre compte. Nous vous encourageons donc à bien à lire attentivement cet article pour utiliser correctement cette fonctionnalité.

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