Vous pouvez facilement créer et gérer des factures clients directement sur votre compte Qonto pour simplifier votre processus de paiement.
Cette fonctionnalité est disponible pour tous les plans et peut être utilisée par les Propriétaires et les Admins. Les comptables peuvent également accéder aux factures clients avec un rôle de rapport mais ne peuvent pas les créer.
☝️ Note : Le format par défaut pour les factures générées via l'outil de facturation de Qonto a été mis à jour en Factur-X, pour les entreprises françaises. Qonto est officiellement enregistré comme PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) par la DGFiP, et est donc conforme à la réforme de la facturation électronique.
Comment puis-je créer une facture ?
Pour créer une nouvelle facture sur Qonto, suivez ces étapes :
- 🖥️ Depuis votre ordinateur, rendez-vous dans Factures > Factures clients, dans le menu de gauche. Ensuite, cliquez sur Créer une facture dans le coin supérieur droit de votre écran.
- 📲 Depuis votre application mobile, rendez-vous dans Menu > Factures clients, puis sélectionnez “+”.
Si vous créez votre première facture, vous aurez la possibilité de faire une visite guidée de l'outil de facturation via cette démo (sur ordinateur) ou celle-ci (sur mobile). Vous pouvez également télécharger votre dernière facture et le système lira automatiquement son contenu pour compléter les informations requises dans les paramètres de la facture.
Comment puis-je définir les détails de ma facture ?
Pour commencer une facture, vous pouvez :
- Commencer une nouvelle facture à partir de zéro en cliquant sur Créer une facture
- Convertir un devis validé en facture depuis la section Devis
- Dupliquer une facture existante en la sélectionnant dans votre liste de factures et en cliquant sur l'icône de duplication (disponible uniquement via l'application web).
Créer ou ajouter un client
Pour ajouter un destinataire à votre facture, créez un nouveau client ou sélectionnez-en un existant depuis le menu déroulant. Vous pouvez rechercher automatiquement et pré-remplir les informations pour les clients professionnels, ou saisir manuellement les détails du client en suivant les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur le bouton "+" ou sur Ajouter un nouveau client si c'est la première fois que vous créez une facture sur Qonto.
- Sélectionnez si le client est une entreprise ou un particulier, et remplissez leurs détails.
- Vous pouvez également définir la langue de la facture du client s'ils ne parlent pas la langue du pays de votre entreprise (choisissez entre anglais, français, espagnol, italien et allemand).
- Choisissez une autre devise que vous souhaitez utiliser pour le devis et les factures du client, si ce n'est pas en euros.
- Une fois vérifié, cliquez sur Confirmer et enregistrer (pour les utilisateurs de téléphone).
Les informations du client seront enregistrées pour une utilisation future, éliminant la nécessité de saisir à nouveau les détails. Vous pouvez accéder à votre liste de clients via l'application web et mobile.
💡 Astuce : Si vous souhaitez importer votre liste de clients, consultez cet article pour apprendre comment faire.
Dates
Lors de la création d'une facture, remplissez les champs de date requis comme indiqué :
- Date d'émission,
- Période de prestation (facultatif),
- Date d'échéance
Vous pouvez éventuellement ajouter un numéro de bon de commande, qui sera affiché en haut à droite de votre facture, suivant les dates.
Type de facture
Par défaut, une facture standard sera créée.
Pour créer une facture d'acompte, activez le commutateur "Facture d'acompte" dans la section Détails de la facture.
Comment puis-je ajouter des articles à ma facture ?
Pour ajouter des articles à votre facture, vous pouvez :
- Saisir manuellement les informations pour chaque article à facturer (titre, description, quantités, unité, prix unitaire et taux de TVA). Vous pouvez décider de les sauvegarder pour une utilisation future ou non.
- Sélectionner des articles dans votre catalogue existant, pré-enregistré dans la section 'Produits et services'
💡 Une fois que vous avez ajouté les articles à votre facture, vous pouvez facilement les réorganiser selon le besoin. Utilisez le commutateur pour réduire la vue pour une meilleure visibilité lors de la gestion d'un grand volume d'articles.
Pour ajouter de nouveaux produits et/ou services à votre catalogue Qonto en dehors du contexte de la création d'une nouvelle facture :
- Accédez à la section "Produits et services" depuis votre application web ou mobile.
- Cliquez sur "Ajouter un nouvel article" sur le web, ou utilisez le bouton (+) sur mobile.
- Entrez toutes les informations requises, y compris le nom, le prix, la devise, la quantité, l'unité et la TVA. Facultativement, vous pouvez ajouter une description, un lien externe, et vos notes personnelles.
- Lors de la création d'un devis ou d'une facture, vous pouvez ensuite sélectionner les articles à être facturés directement depuis votre catalogue pour un processus rapide et sans erreur.
💡Astuce : Si vous souhaitez importer votre liste d'articles, consultez cet article pour apprendre comment faire.
Facultatif : Vous pouvez ajouter des réductions à chaque article ou au montant total de votre facture. Vous pouvez appliquer la réduction de deux manières :
- Saisissez un montant spécifique (par exemple, 50 €)
- Définissez un pourcentage (par exemple, 10 %)
Cette réduction sera automatiquement calculée et clairement affichée.
Comment puis-je envoyer ma facture ?
Vous pouvez partager votre facture avec les destinataires de deux manières :
1. Envoyez-la par email (application web uniquement) :
Saisissez l'adresse email du destinataire (plusieurs adresses peuvent être ajoutées, séparées par une virgule) et personnalisez la ligne d'objet et le message. Facultativement, ajoutez-vous en copie de l'email pour des fins de suivi.
Cliquez sur Envoyer pour envoyer la facture.
☝️ Détail important : l'adresse email où vous recevez la copie de cet email ne peut pas être changée.
2. Partagez un lien de paiement :
Si vous préférez utiliser votre propre boîte de réception ou un autre canal, copiez l'URL de paiement personnalisée disponible dans l'onglet Partager par lien de paiement et collez-la où nécessaire.
Vous pouvez également renvoyer une facture à tout moment. Depuis le menu Facturation, sélectionnez la facture et renvoyez-la à votre client.
Comment puis-je annuler ma facture ?
Vous avez fait une erreur et souhaitez annuler votre facture ? Vous pouvez vous référer à cet article.
Quels sont les différents types de factures que je peux émettre avec Qonto ?
Les différents types de factures que vous pouvez actuellement émettre sont :
- Devis (en savoir plus) et facture client standard
- Facture d'acompte : l'acompte est versé par le client avant la livraison de biens ou la réalisation d'une prestation de services. Il représente une partie du montant total de la commande qui est déduite de la facture finale. (en savoir plus)
- Facture de solde : Il s'agit de la facture finale utilisée pour demander le paiement du solde au client, déduction faite de tout acompte versé. (en savoir plus)
- Facture d'avoir : Un avoir est un document comptable utilisé pour corriger ou annuler une facture de vente précédemment émise. Soit l'entreprise rembourse directement le client, soit le montant de l'avoir sera déduit d'un futur achat.