Comment puis-je déléguer en toute sécurité la gestion des Factures Fournisseurs à mon équipe ?

Les Admins et Titulaires de compte peuvent donner accès à la section Factures fournisseurs aux Managers

Lorsque la permission Factures fournisseurs est activée, le Manager peut aider à la collecte, la vérification et le paiement des factures fournisseurs (soit directement, soit en demandant un paiement). Si votre organisation a configuré une politique de double validation (4 yeux), la personne qui prépare une facture ne peut pas être la même personne qui exécute le paiement.

Remarque : Tous les Employés ont automatiquement accès pour importer des factures fournisseurs, modifier les détails des factures qu'ils ont importées, et créer des demandes de paiement pour approbation - pour plus d'informations sur le rôle à attribuer à votre membre d'équipe, consultez cette FAQ.​

Le rôle de manager est divisé en deux niveaux de permissions :

• Manager Basique : disponible avec toutes les offres Team (Essential, Business et Enterprise)
• Manager Avancé : disponible via les modules complémentaires Comptes fournisseurs et Gestion des dépenses

💡Bon à savoir : Toutes les permissions de vérification et d'approbation font partie du rôle de Manager Avancé uniquement.

Que peut faire un Manager avec la permission Factures fournisseurs

Application web et mobile :

• Importer des factures via Drive, glisser-déposer ou import en masse

• Consulter, télécharger et supprimer les factures de toute l'entreprise

• Modifier les informations de la facture scannées par Qonto (ex. : IBAN, nom du fournisseur) et ajouter les détails manquants pour préparer le paiement

• Payer par virement toutes les factures ou jusqu'à leurs limites mensuelles ou par virement (définies au préalable) sauf si la politique de double validation (4 yeux) est active, auquel cas une personne différente doit exécuter le paiement.

• Demander un paiement pour les factures en euros directement dans la section Factures fournisseurs, dans les cas suivants :

  • le Manager n'a pas la permission de virement
  • le montant de la facture dépasse la limite mensuelle ou par virement du Manager
  • la politique de double validation (4 yeux) est active, ce qui signifie que la personne qui a préparé la facture ne peut pas être celle qui exécute le paiement — une personne autorisée différente devra le faire

  La demande sera envoyée pour approbation au Titulaire, Admin, ou Manager autorisé qui pourra la vérifier depuis la section Factures fournisseurs et la section Demandes.

Application web uniquement :

• Marquer les factures comme payées et les associer à une transaction existante

💡Pour en savoir plus sur les Factures fournisseurs et leur flux de demande, cliquez ici.

Comment autoriser les rôles Manager à accéder aux Factures fournisseurs ?

• Inviter un nouveau Manager

   

  Pour ajouter un nouveau Manager et lui donner les permissions Factures fournisseurs :

  1. Dans la barre de navigation en bas à gauche, cliquez sur Gestion des utilisateurs > Accès utilisateurs

  2. Cliquez sur le bouton Inviter un membre de l'équipe

  3. Sélectionnez Manager

  4. Sélectionnez toute l'entreprise comme périmètre de leur permission. En effet, seuls les Managers avec un périmètre au niveau de l'entreprise pourront accéder à la section Factures fournisseurs

  5. Choisissez leurs permissions de dépenses

     • Activez la permission "Importer et configurer les factures fournisseurs" pour leur permettre de collecter et modifier les factures fournisseurs, et demander leurs paiements

     • Activez "Effectuer des virements et remboursements", "Effectuer et approuver des virements", et "Rembourser les frais y compris le kilométrage" pour leur permettre de payer les factures fournisseurs directement.

       Notez que si vous définissez des limites de virement, au-delà de ces limites les virements nécessiteront l'approbation d'un Admin, Titulaire de compte ou autre Manager

        

• Activer Factures fournisseurs pour un Manager existant avec des permissions au niveau de toute l'entreprise

   

  1. Dans la barre de navigation en bas à gauche, cliquez sur Gestion des utilisateurs > Accès utilisateurs

  2. Sélectionnez le manager auquel vous souhaitez appliquer cette permission

  3. Dans Permissions de dépenses, cliquez sur l'icône crayon à droite

     • Activez la permission "Importer et configurer les factures fournisseurs" pour leur permettre de collecter et modifier les factures fournisseurs, et demander leurs paiements

     • Activez "Effectuer des virements et remboursements", "Effectuer et approuver des virements, et rembourser les frais y compris le kilométrage" pour leur permettre de payer les factures fournisseurs directement.

       Notez que si vous définissez des limites de virement, au-delà de ces limites les virements nécessiteront l'approbation d'un Admin, Titulaire de compte ou Manager autorisé

  4. Cliquez sur confirmer pour appliquer ces permissions

      

• Activer Factures fournisseurs pour un Manager existant avec des permissions au niveau Équipe

   

  1. Dans la barre de navigation en bas à gauche, cliquez sur Dépenses d'équipe > Membres de l'équipe Gestion des utilisateurs > Accès utilisateurs

  2. Sélectionnez le manager auquel vous souhaitez appliquer cette permission

  3. Dans Périmètre, si Équipe est indiqué, cliquez sur l'icône crayon à droite pour modifier le périmètre du Manager vers Toute l'entreprise.

  4. Dans Permissions de dépenses, cliquez sur l'icône crayon à droite

     • Activez la permission "Importer et configurer les factures fournisseurs" pour leur permettre de collecter et modifier les factures fournisseurs, et demander leurs paiements

     • Activez "Effectuer des virements et remboursements", "Effectuer et approuver des virements, et rembourser les frais y compris le kilométrage" pour leur permettre de payer les factures fournisseurs directement. Notez que si vous définissez des limites de virement, au-delà de ces limites les virements nécessiteront l'approbation d'un Admin, Titulaire de compte, ou Manager autorisé

  5. Cliquez sur confirmer pour appliquer ces permissions

Comment retirer l'accès Factures fournisseurs à un Manager ?

1. Dans la barre de navigation en bas à gauche, cliquez sur Dépenses d'équipe > Membres de l'équipe Gestion des utilisateurs > Accès utilisateurs

2. Sélectionnez le manager dont vous souhaitez modifier les permissions

3. Dans Permissions de dépenses, cliquez sur l'icône crayon à droite

4. Désactivez la permission "Importer et configurer les factures fournisseurs" pour retirer l'accès à la section Factures fournisseurs

5. Cliquez sur confirmer pour appliquer ces modifications