Déléguer la gestion des factures fournisseurs permet à votre équipe de prendre en charge la collecte, la vérification et le paiement des factures — ce qui réduit les points de blocage pour les Titulaires et les Admins.
Les Collaborateurs bénéficient automatiquement d'un accès pour ajouter des factures et soumettre des demandes de paiement, tandis que les Managers peuvent recevoir des permissions plus étendues pour vérifier, modifier et payer des factures au nom de l'entreprise ou de leur équipe.
Disponible sur 💻 ordinateur et 📱 mobile, pour toutes les offres.
Pour en savoir plus sur le rôle à attribuer à un membre de votre équipe, consultez cet article Quels sont les rôles sur Qonto et lequel dois-je attribuer ?
Que puis-je déléguer aux Collaborateurs ?
Tous les Collaborateurs ont automatiquement accès à la section Factures fournisseurs, quelle que soit l'offre.
Les Collaborateurs peuvent :
- Ajouter des factures
- Modifier les informations d'une facture, mais uniquement pour les factures qu'ils ont ajoutées
- Créer des demandes de paiement, envoyées pour validation à un Titulaire, un Admin ou un Manager autorisé
☝️ Les Collaborateurs ne peuvent consulter que leurs propres factures ; ils n'ont pas de visibilité sur la liste complète des factures de l'entreprise.
Que puis-je déléguer aux Managers ?
Les Managers doivent recevoir la permission Gérer les factures fournisseurs. Leur périmètre détermine ce qu'ils peuvent consulter et sur quoi ils peuvent agir :
- Manager à périmètre Équipe : peut consulter, modifier, ajouter et payer les factures de lui-même et des membres de son équipe
- Manager à périmètre Entreprise : peut consulter, modifier, ajouter et payer les factures de l'ensemble de l'entreprise
Lorsque Gérer les factures fournisseurs est activé, un Manager peut effectuer les actions suivantes :
Sur 💻 ordinateur et 📱 mobile :
- Ajouter des factures via Drive, par glisser-déposer, ou en import groupé
- Consulter, télécharger et supprimer les factures relevant de son périmètre
- Modifier les informations de la facture scannées par Qonto (par exemple l'IBAN, le nom du fournisseur) et ajouter les informations manquantes pour préparer le paiement
- Demander le paiement de factures en euros lorsqu'ils n'ont pas la permission d'effectuer des virements, que la facture dépasse leurs limites, ou que la politique de double validation (« 4 yeux ») est active — la demande est alors envoyée à un Titulaire, un Admin ou un Manager autorisé pour validation
Sur 💻 ordinateur uniquement :
- Indiquer des factures comme payées et les associer à une transaction existante
Lorsque Effectuer des virements et remboursements est également activé, le Manager peut en plus :
- Payer directement les factures fournisseurs par virement, dans la limite de leur plafond mensuel ou de leur plafond par virement
- Valider les demandes de paiement soumises par les membres de son équipe
⚠️ Si des plafonds de virement sont définis, les virements qui les dépassent nécessiteront la validation d'un Titulaire, d'un Admin ou d'un Manager autorisé. Si la politique de double validation (« 4 yeux ») est active, la personne qui prépare une facture ne peut pas être la même que celle qui exécute le paiement. Pour en savoir plus, consultez Comment configurer une politique de double validation pour les paiements ?
Comment configurer ou modifier les permissions Factures fournisseurs d'un Manager ?
Toutes les modifications de permissions se font au même endroit, que vous intégriez un nouveau Manager ou que vous mettiez à jour un Manager existant :
- Allez dans Gestion des utilisateurs > Accès utilisateur
- Sélectionnez le Manager que vous souhaitez modifier (ou cliquez sur Inviter un membre pour en ajouter un nouveau et sélectionnez Manager ou Manager avancé comme rôle)
- Définissez leur Type d'accès sur Équipe ou Toute l'entreprise, selon la visibilité des factures que vous souhaitez accorder
- Activez Gérer les factures fournisseurs pour leur donner accès à la consultation, la modification, l'ajout et la demande de paiement des factures relevant de leur périmètre
- Activez Effectuer des virements et remboursements pour leur permettre également de payer directement les factures et de valider les demandes de paiement de leur équipe
- Cliquez sur Confirmer pour enregistrer les modifications
Comment révoquer l'accès aux Factures fournisseurs d'un Manager ?
- Allez dans Gestion des utilisateurs > Accès utilisateur
- Sélectionnez le Manager dont vous souhaitez modifier les permissions
- Désactivez Gérer les factures fournisseurs pour supprimer son accès à la section Factures fournisseurs
- Si besoin, désactivez également Effectuer des virements et remboursements pour lui retirer la possibilité de payer des factures ou de valider des demandes de paiement
- Cliquez sur Confirmer pour appliquer les modifications