Pour une gestion optimisée des justificatifs numériques et des factures fournisseurs, vous pouvez les transférer directement par e-mail vers Qonto. Nous les associons automatiquement à leurs transactions correspondantes dans l’application, vous n’avez donc plus à les ajouter manuellement.
Ce routage intelligent garantit que vos documents arrivent exactement là où ils doivent être, pour un flux de travail plus simple et mieux organisé.
☝️ Cette fonctionnalité est disponible sur tous les forfaits et uniquement pour les paiements sortants.
Qu’en est-il des justificatifs papier ? S’ils ont été téléchargés dans votre application Qonto après décembre 2020, ils peuvent être stockés et certifiés avec la même valeur légale que vos justificatifs numérisés. Consultez cet article pour en savoir plus.
Comment ça marche ?
Lorsqu’un fournisseur vous envoie une facture ou un justificatif par e-mail, vous pouvez le transférer directement aux adresses e-mail Qonto uniques de votre entreprise.
Vous pouvez retrouver ces adresses sur votre application web Qonto, dans Paramètres > Transfert de documents. Vous disposez de deux adresses e-mail pour le transfert de documents :
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Une pour transférer les justificatifs à associer aux transactions (format : receipts-xxx-xxx@inbox.qonto.com).
- À utiliser pour : Justificatifs et notes de frais à associer à des transactions existantes
- Où cela va : Associés automatiquement à la transaction correspondante lorsque c’est possible, ou dans la section Révision des documents où des suggestions d’association vous seront proposées
- Idéal pour : Justificatifs quotidiens, notes de frais, justificatifs de transaction
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Une pour les factures à payer (format : pay-xxx-xxx@inbox.qonto.com)
- À utiliser pour : Factures fournisseurs à régler
- Où cela va : Directement dans votre section Factures fournisseurs, prêtes à être traitées pour paiement
- Idéal pour : Factures à payer, factures de fournisseurs, demandes de paiement
- Accès rapide : Vous pouvez également retrouver cette adresse e-mail directement dans la section Factures fournisseurs
Notre algorithme détecte automatiquement ces informations et associe le justificatif à la transaction correspondante. Il apparaît alors comme par magie dans votre application Qonto ! En bonus, la TVA est détectée et appliquée automatiquement à la transaction dans Qonto 😉
Pour les justificatifs présents dans le corps de l’e-mail (comme un reçu Uber, par exemple), nous le convertissons en PDF et l’associons à la transaction.
Quelles sont les étapes après avoir transmis un justificatif à Qonto par e-mail ?
Lorsque vous transférez une facture à pay-xxx-xxx@inbox.qonto.com :
- Qonto traite la facture et extrait les informations de paiement (montant, fournisseur, échéance, etc.)
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La facture apparaît dans Factures fournisseurs :
- La facture arrive directement dans votre section Factures fournisseurs, prête à être traitée
- Toutes les informations extraites sont pré-remplies pour vous
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Vous pouvez alors :
- Payer immédiatement — Traiter le paiement sans attendre
- Programmer le paiement — Définir une date de paiement ultérieure (pratique pour gérer les échéances)
- Créer une demande de paiement — Demander une validation avant règlement
💡 Vos factures sont organisées et prêtes à être payées en quelques secondes, avec une flexibilité totale sur la date et le processus de validation.