Avec Qonto, vous pouvez facilement suivre le statut des factures de vos clients et les associer aux transactions correspondantes lorsque vous associez un paiement.
Ce processus permet de garder vos livres exacts et de gagner du temps sur votre comptabilité.
Vous pouvez faire correspondre les factures et les transactions des clients automatiquement ou manuellement. Lisez la suite pour apprendre à utiliser chacune de ces méthodes.
Comment puis-je associer automatiquement les factures et les transactions entrantes ?
Qonto peut automatiquement lier une transaction entrante à votre facture. La liaison automatique se produit si le virement bancaire correspondant comporte au moins l’une des informations suivantes dans le champ référence :
Numéro de référence : il se trouve facilement au bas de la facture elle-même
Numéro de facture : affiché en haut de votre facture.
Nous vous recommandons d’inciter vos clients à les inclure lors de la saisie de leurs virements.
💡 Si vous choisissez l’option 2 : vos factures doivent suivre un certain modèle détaillé dans cet article.
☝️ Important en cas de comptes multiples : Pour permettre le rapprochement du paiement avec la facture, votre client doit impérativement effectuer le virement sur l’IBAN indiqué sur la facture.
Poursuivez votre lecture pour comprendre comment nous traitons les montants complets et partiels.
Comment Qonto gère-t-il les paiements partiels ?
Qonto prend en charge la reconnaissance automatique et manuelle des paiements partiels :
Lorsqu’une transaction arrive, Qonto la lie d’abord à la facture, puis vérifie si le montant couvre le total de la facture. Si ce n’est pas le cas, la facture n’est pas marquée comme Payée ; la transaction est seulement liée. La facture est automatiquement marquée comme Payée une fois que le total des paiements liés atteint le montant complet.
Cela s’applique à la fois au rapprochement automatique et manuel.
Comment faire correspondre manuellement mes factures avec les transactions entrantes ?
Vous pouvez également marquer manuellement les factures comme payées et les associer à une transaction entrante.
Ceci est utile si votre client paie la facture en plusieurs versements ou si vous n’êtes pas payé par virement bancaire.
💡 La mise en correspondance manuelle est disponible via l’application web et mobile.
Depuis la section Factures, allez dans Factures clients et cliquez sur la facture que vous souhaitez associer à une transaction entrante.
La facture s’affiche et, depuis le panneau latéral, cliquez sur Indiquer comme payé.
Il est maintenant temps de faire correspondre la facture avec la transaction :
Sélectionnez la transaction correspondante parmi celles qui sont recommandées
Si vous ne voyez pas vos paiements, tapez le nom du client, la référence, ou le montant dans la barre de recherche
Si le client vous a payé en dehors de Qonto ou en espèces, vous pouvez cliquer sur « Avez-vous été payé en dehors de Qonto ? », puis saisir la date du paiement.
Le rapprochement manuel suit les mêmes règles que le rapprochement automatique pour les montants complets et partiels.
Que puis-je faire si j’ai plusieurs paiements à faire correspondre avec la même facture ?
Une facture peut être payée par plus d’une transaction. Si c’est votre cas, vous pouvez associer différentes transactions à la même facture.
Sélectionnez la facture, cliquez sur le bouton + et suivez les instructions ci-dessus.
Dès que le total des transactions liées couvre le montant total de la facture, celle-ci sera automatiquement marquée comme payée.
Que puis-je faire si je veux supprimer le paiement associé ?
Si vous souhaitez supprimer un paiement précédemment associé (automatiquement ou manuellement) à l’une de vos factures, vous pouvez facilement le faire en cliquant sur le bouton X à côté de la transaction correspondante.
Si toutes les transactions associées sont supprimées, le statut de la facture repassera en À encaisser.