Suivez et remboursez vos déplacements professionnels directement depuis Qonto 🚀 — sans aucun calcul manuel. Lorsqu'un membre de l'équipe utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, il peut soumettre une demande de frais kilométriques et recevoir un virement instantané sur son IBAN personnel une fois la demande approuvée.
Cette fonctionnalité est disponible sur les forfaits Essential, Business et Enterprise (aucun module complémentaire requis) pour les entreprises immatriculées en France. Elle est accessible à la fois sur 💻 ordinateur et sur 📱 mobile.
Qui peut utiliser la fonctionnalité de remboursement des frais kilométriques ?
L'accès à cette fonctionnalité dépend du rôle de l'utilisateur :
- Soumettre une demande : Titulaires, Admins, Manager Avancés et Collaborateurs
- Approuver ou refuser une demande : Titulaires, Admins et Manager Avancés disposant des autorisations de virement activées
☝️ Les utilisateurs ayant le rôle Comptable ne peuvent ni soumettre, ni approuver, ni refuser de demandes de frais kilométriques.
Les Titulaires, les Admins et les Manager Avancés disposant des autorisations de virement peuvent également approuver et rembourser leurs propres demandes de frais kilométriques, en suivant les mêmes étapes que n'importe quel autre approbateur.
Comment soumettre une demande de frais kilométriques ?
Avant de soumettre votre demande, assurez-vous d'avoir les informations suivantes à portée de main :
- Le point de départ et la destination de votre déplacement
- Le type de véhicule et la puissance fiscale (indiqués sur votre carte grise)
- Le motif du déplacement
- Votre IBAN personnel (vous pouvez l'ajouter lors de la soumission ou l'enregistrer au préalable dans votre profil)
💡 Le montant du remboursement est calculé automatiquement sur la base des barèmes fiscaux officiels : vous ne pouvez pas le saisir ni le modifier manuellement.
Sur 💻 ordinateur :
- Allez dans Dépenses d'équipe > Remboursements et cliquez sur Soumettre une dépense
- Sélectionnez Frais kilométriques
- Définissez votre itinéraire de déplacement via Google Maps, confirmez, puis renseignez le motif du déplacement et votre IBAN
Sur 📱 mobile :
- Appuyez sur Demandes, puis sélectionnez Frais kilométriques
- Définissez votre itinéraire de déplacement via Google Maps, confirmez, puis renseignez le motif du déplacement et votre IBAN
Une fois la demande soumise, vous pouvez suivre son statut dans la section Demandes. Si elle est approuvée, vous recevrez un virement instantané sur votre IBAN. Si elle est refusée, vous recevrez un e-mail ainsi qu'une notification in-app indiquant le motif.
Comment le montant du remboursement est-il calculé ?
Chaque année, l'administration fiscale espagnole établit des recommandations pour le remboursement des frais kilométriques.
L'AEAT a établi, le 17 juillet 2023, que le montant serait de 0,26 € par kilomètre. Le calcul serait donc le suivant :
* d*0,26 d = distance parcourue
d = distance parcourue en km
Exemple : un trajet de 50 km avec une voiture de 6 cv, avec 6 000 km déjà parcourus cette année-là → taux = 0,374 €/km → remboursement = 18,70 €
Le montant total à rembourser est calculé en multipliant la distance totale parcourue (pour une seule demande) par le taux par kilomètre.
👉 Supposons que le demandeur ait parcouru 50 km. Le taux par kilomètre est de 0,26 euro. Le montant total à rembourser sera donc de 0,26 multiplié par 50, soit 13 €.
Comment la distance totale est-elle calculée ?
Le demandeur sélectionne le point de départ et d'arrivée via Google Maps depuis l'application Qonto. Pour calculer la distance, nous utilisons une intégration avec Google Maps afin d'obtenir un itinéraire précis.
Comment approuver ou refuser une demande de frais kilométriques ?
Lorsqu'un membre de l'équipe soumet une demande de frais kilométriques, les Titulaires, les Admins et les Manager Avancés disposant des autorisations de virement activées reçoivent un e-mail et une notification push.
Sur 💻 ordinateur :
- Allez dans Dépenses d'équipe > Remboursements > À approuver
- Sélectionnez la demande et cliquez sur Approuver ou Refuser
- En cas de refus, indiquez un motif pour que le demandeur en comprenne la raison
Sur 📱 mobile :
- Appuyez sur Demandes et sélectionnez la demande de frais kilométriques
- Appuyez sur Payer par virement pour approuver, ou sur Refuser et ajoutez un motif
Une fois approuvée, le demandeur reçoit un virement instantané sur son IBAN. Vous pouvez également gérer les demandes en attente depuis la section Tâches dans le menu de gauche.
☝️ Il n'est pas possible d'approuver des demandes de frais kilométriques en masse.
Puis-je configurer un circuit de validation pour les demandes de frais kilométriques ?
Oui : vous pouvez configurer un circuit de validation à plusieurs niveaux pour garder le contrôle sur les montants remboursés. Cela s'applique aux demandes de frais kilométriques ainsi qu'à tous les autres types de remboursement.