La fonctionnalité budget permet aux Titulaires et aux Admins de définir des limites de dépenses par équipe et d'assigner un Manager pour superviser chacune d'entre elles ✨.
Les dépenses sont suivies en temps réel au fur et à mesure que les membres de l'équipe dépensent, ce qui vous donne une visibilité complète sur les coûts de l'équipe sans bloquer les paiements.
Jusqu'à la mise en ligne de la nouvelle offre en octobre 2026, cette fonctionnalité reste disponible via les modules Factures fournisseurs Plus et Dépenses d'équipe Plus actuels. À partir d'octobre 2026, la gestion des budgets d'équipe sera incluse dans les plans Essential+ .
La création et la gestion des budgets sont disponibles sur 💻 ordinateur uniquement ; les Managers peuvent consulter leurs budgets assignés à la fois sur 💻 ordinateur et sur 📱 mobile.
Qu'est-ce que la fonctionnalité budget et que puis-je en faire ?
Depuis Dépenses d'équipe > Budgets, les Titulaires et les Admins peuvent :
- Créer un budget et l'assigner à une équipe
- Suivre en temps réel les dépenses liées à ce budget
- Assigner un Manager pour superviser et suivre le budget
Avant de créer un budget, gardez les points suivants à l'esprit :
- Vous pouvez créer jusqu'à un budget par équipe
- Les budgets peuvent être définis en mode mensuel ou global (couvrant l'intégralité de la période)
- Un budget peut inclure jusqu'à deux périodes de 12 mois, qui peuvent se chevaucher sur plusieurs années civiles
- Les budgets peuvent être planifiés jusqu'à 12 mois à l'avance
☝️ Le fait d'atteindre ou de dépasser la limite du budget ne bloque pas les paiements futurs : cela déclenche uniquement une notification pour le Manager assigné.
Quel est le rôle d'un Manager dans la gestion des budgets ?
En tant que Manager, vous êtes responsable de la supervision d'un budget spécifique assigné à votre équipe par le Titulaire ou l'Admin. Votre rôle consiste à suivre les dépenses, veiller à ce que l'équipe respecte le budget et signaler au Titulaire ou à l'Admin tout ajustement nécessaire.
Vous pouvez consulter vos budgets assignés et suivre les dépenses en temps réel, mais vous ne pouvez pas créer, modifier ou archiver de budgets : ces actions sont réservées aux Titulaires et aux Admins.
Quels sont les rôles sur Qonto et lequel dois-je assigner ?
Comment accéder à la rubrique Budgets ?
Sur 💻 ordinateur :
- Allez dans Dépenses d'équipe > Budgets
Sur 📱 mobile :
- Allez dans Menu
- Appuyez sur Dépenses d'équipe, puis sur Budgets
☝️ Les Managers ne voient que les budgets qui leur ont été assignés par un Titulaire ou un Admin.
Comment créer un budget ?
Disponible pour les Titulaires et les Admins sur 💻 ordinateur uniquement.
- Allez dans Dépenses d'équipe > Budgets
- Cliquez sur Créer un budget (en haut à droite)
- Sélectionnez une équipe existante et assignez un Manager — ou créez une nouvelle équipe en cliquant sur Créer une équipe
- Définissez la période du budget et saisissez le montant total ou mensuel
- Cliquez sur Continuer pour confirmer
Comment modifier un budget ?
Disponible pour les Titulaires et les Admins sur 💻 ordinateur uniquement.
Vous pouvez mettre à jour la période et le montant d'un budget à tout moment.
- Allez dans Dépenses d'équipe > Budgets
- Cliquez sur le budget, puis sélectionnez Modifier le budget (en haut à droite)
- Choisissez une nouvelle période ou un nouveau montant — vous pouvez également ajouter une nouvelle période de budget à cette étape
- Cliquez sur Enregistrer
☝️ Il n'est pas possible de modifier la fréquence d'un budget existant (mensuel ↔ global). Pour la modifier, archivez le budget actuel, créez-en un nouveau avec la fréquence souhaitée, puis réattribuez manuellement les dépenses existantes vers le nouveau budget.
Comment archiver un budget ?
Disponible pour les Titulaires et les Admins sur 💻 ordinateur uniquement.
- Allez dans Dépenses d'équipe > Budgets et cliquez sur le budget
- Cliquez sur Archiver (en haut à droite)
⚠️ L'archivage est définitif : une fois archivées, toutes les données liées à ce budget ne peuvent plus être récupérées.
Comment les transactions sont-elles associées à un budget ?
Une fois qu'un budget est créé pour une équipe, les transactions suivantes lui sont
automatiquement associées :
- Les paiements par carte effectués par les membres de l'équipe
- Les virements initiés par les membres de l'équipe
- Les demandes de remboursement de dépenses soumises par les membres de l'équipe
Chaque transaction est associée à la période du budget au cours de laquelle elle a été exécutée avec succès. Les transactions peuvent également être réattribuées manuellement après coup.
Comment fonctionne le suivi du budget en temps réel ?
Dès qu'un membre de l'équipe effectue une transaction avec sa carte Qonto ou via un virement, la dépense est automatiquement déduite du budget de l'équipe. Vous pouvez consulter les transactions d'un budget et le montant restant alloué simplement en cliquant sur le budget correspondant dans la rubrique Budgets. Vous pouvez ensuite naviguer par période pour plus de détails.
Comment réattribuer manuellement une transaction à un autre budget ?
- Allez dans Compte professionnel > Transactions
- Cliquez sur la transaction que vous souhaitez réattribuer
- Dans les détails de la transaction, allez dans la section Budget et sélectionnez le nouveau budget (ou retirez-la de tout budget)
- Les Titulaires et les Admins peuvent assigner ou réattribuer n'importe quelle transaction à n'importe quel budget
- Les Managers ne peuvent réattribuer des transactions qu'au sein des budgets qui leur sont assignés
Un Manager peut-il modifier le budget ?
Non : seuls les Titulaires et les Admins peuvent créer ou modifier des budgets. Si vous pensez que le budget doit être augmenté ou réduit, faites-en part au Titulaire ou à l'Admin en charge des finances.
Que dois-je faire si mon équipe est proche de dépasser le budget ?
Le fait d'atteindre ou de dépasser la limite du budget ne bloque pas les paiements futurs, mais il est important d'agir rapidement. Passez en revue les dépenses à venir avec votre équipe et déterminez lesquelles sont nécessaires. Si un ajustement est nécessaire, contactez le Titulaire ou l'Admin : ils sont les seuls à pouvoir modifier le montant du budget.
Comment fonctionnent les notifications de budget ?
Les Managers assignés au budget reçoivent des notifications push et par e-mail à deux seuils :
- Lorsque les dépenses atteignent 80 % du montant budgété
- Lorsque les dépenses atteignent 100 % du montant budgété
Les paramètres de notification peuvent être personnalisés dans les réglages de l'application Qonto.